Cómo un software colaborativo mejora la gestión de la producción

Si estás planeando administrar un proceso de producción completo, no hay forma de evitarlo: es absolutamente necesario un software de administración del trabajo colaborativo. Y cuando consideras los conceptos básicos de la gestión de producción y todas las formas en que este tipo de herramienta los apoya, tiene sentido por qué.

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En este artículo queremos brindarte todo lo que necesitas saber sobre qué es la administración de producción, por qué es tan importante y qué es lo que todos los gerentes de producción se esfuerzan por lograr. 

¿Cuál es la naturaleza de la gestión de la producción? 

La gestión de la producción suele estar a cargo de una persona o un equipo, según el alcance del trabajo. Se puede utilizar para ayudar a crear un producto o ejecutar un servicio. Las actividades más comunes involucradas en la gestión de la producción incluyen una amplia gama de funciones. Estos incluyen todo, desde la organización de un nuevo proceso de fabricación hasta la supervisión de una campaña de marketing relacionada y la creación de un presupuesto para el proyecto .  

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¿Cuál es la importancia de la gestión de la producción?

Podríamos decir que es el puente entre administrar y producir el bien o servicio. Mientras que otros especialistas del equipo pueden ejecutar los detalles esenciales, los profesionales de gestión de producción ayudan a planificar, facilitar y controlar el panorama general. Dependiendo de la industria o el producto, una empresa puede necesitar la gestión de producción para trabajar junto con otros departamentos clave como RR.HH., finanzas o incluso I + D. 

¿Cuáles son los objetivos clave de la gestión de la producción?

Esto es de lo que un director de producción o un equipo de gestión de producción es el principal responsable en el día a día: 

1. Obtención de los mejores materiales y / o talentos posibles
   Si bien un gerente de producción puede asumir la responsabilidad de contratar y despedir a los miembros del equipo, también puede delegar la tarea a un departamento de recursos humanos o alguna otra persona calificada. No se trata tanto de quién lo hace sino de cómo se hace. No importa quién lo esté ejecutando, el equipo de gestión de producción probablemente determinará el mejor proceso para el trabajo. 
   
2. Creación de un plano para la producción de la A a la Z
   El trabajo del equipo de producción es orquestar el camino desde la idea hasta la realización. Por lo general, comenzarán con una descripción general de las herramientas que se necesitan, con quién colaborarán, en qué línea de tiempo operarán y con qué presupuesto tienen para trabajar. Luego, entrarán en detalles para describir las fechas de vencimiento y los puntos de referencia esperados. Después de eso, el equipo de gestión de producción entrará en más detalles para suscribir un plan de ataque para cada segmento. 
   
3. Gestión de nivel superior del progreso
   Una vez que el proceso está establecido y en marcha, el equipo de gestión de producción se adentrará aún más en la parte de gestión de su puesto al supervisar cada paso. También serán responsables de resolver los problemas y realizar un seguimiento de qué (o quién) se ha quedado atrás. Si un proyecto está atrasado en su cronograma asignado o avanza lentamente hacia sus limitaciones presupuestarias, el gerente de producción se hará cargo y encontrará una solución. 
   
4. Proporcionar pautas y sistemas que maximicen la eficiencia
   Para los equipos de gestión de producción, un trabajo bien hecho se define al terminar antes de lo programado y por debajo del presupuesto. Para lograr este equilibrio perfecto, un gerente de producción debe ser hábil para anticipar problemas y al mismo tiempo crear un proceso que sea realista y flexible. También deberán tener en cuenta aspectos como la productividad del equipo asignado y el error humano al planificar toda la producción. 
   
5. Revisar y ajustar el proceso de producción cuando sea necesario
   Como ya mencionamos, los gerentes de proyecto deben desarrollar y ejecutar el plan, lo que significa que también tendrán que lidiar con obstáculos en el camino. Cuando algo interrumpe el proceso (una entrega fallida de piezas, una ausencia prolongada de los empleados, etc.) es responsabilidad de ellos reunirse con las partes relevantes y maniobrar el cronograma para que todo se ajuste al cronograma inicial a pesar del problema.  

Ahora que conocemos el propósito principal y los objetivos de la gestión de producción, veamos una de las herramientas más necesarias (pero a menudo pasada por alto) para lograrlo. 

Por qué los equipos de gestión de producción más exitosos confían en el software de trabajo de gestión colaborativa

Existe una razón por la que grandes superficies utilizan software de gestión colaborativa para sus procesos de producción. La historia corta es que funciona. Pero la versión más larga requerirá un poco más de explicación, por lo que hemos expuesto exactamente lo que hacen estas herramienta y por qué se adaptan perfectamente a las demandas de la gestión de producción. 

¿Qué es el software de gestión del trabajo colaborativo? 

En términos prácticos, el software de gestión del trabajo colaborativo es una herramienta que permite a los usuarios delinear planes generales, completar los detalles y asignar tareas a las personas adecuadas. Una vez elaborado el sistema, los planificadores pueden revisar sus ideas para asegurarse de que cuentan con el equipo, los recursos y el personal adecuados. También pueden buscar obstáculos anticipados y crear planes de respaldo. 

Una vez que el proyecto ha comenzado, el software de gestión del trabajo colaborativo ayuda a visualizar lo que se ha completado, en qué se está trabajando actualmente y qué tareas quedan. Incluso si tu equipo está repartido por todo el mundo, una herramienta como esta permite que cada individuo proporcione informes de estado y haga preguntas, todo dentro del archivo principal del proyecto. Esto mantiene la comunicación en un solo lugar, lo que significa que no te pierdes nada y todos los miembros del equipo saben lo que está sucediendo de un vistazo en un momento dado. 

¿Cuáles son los beneficios?

Hay muchos beneficios que puedes obtener con la utilización de un software colaborativo en la producción de tu fábrica. Entre ellos podemos nombrar:

1. Ayuda a mejorar la relación con clientes y socios: Te ayuda a darles a los clientes una idea clara de a dónde va el presupuesto. También ayuda a las partes interesadas a tomar decisiones informadas si surge algo en el futuro. 
2. Permite tener más opciones: Una gran ventaja es la flexibilidad que tienen los softwares colaborativos ya que permite que los interesados en el proceso puedan revisar y reconocer sus cambios sin ningún papeleo adicional.
   
3. Es más visual: Estos tipos de softwares te brindan la posibilidad de acceder a gráficos, tablas, líneas de tiempo, entre otra. Incluso si los participantes del proceso están en distintos lugares y hablan diferentes idiomas es posible realizar un gráfico de datos sólido o una línea de tiempo traducible para garantizar que nadie se pierda nada. 
   
4. Ayuda a concentrarse más en las responsabilidades: Todos los miembros de su equipo saben lo que tienen que hacer y lo que no con solo mirar qué otras tareas se les asignan a sus compañeros. 
   
5. Brinda la posibilidad de lograr procesos más realistas: Muchas veces tus colaboradores no trabajan en un solo proyecto, con un software colaborativo puedes realizar una mejor división de tareas y responsabilidades.

Así que es bastante obvio cómo este tipo de herramienta puede proporcionarte una columna vertebral en donde puedes organizar todos tus objetivos de gestión de producción. Porque al final del día, un gerente de producción es tan bueno como sus herramientas y un software de gestión del trabajo colaborativo puede ayudarte a lograrlo.