5 formas de hacer que su agencia de marketing sea más eficiente

Las agencias de marketing son muy conscientes de que los índices de eficiencia más altos y la productividad de la agencia generan ganancias. Pero estos son tiempos difíciles para los profesionales del marketing y no es tan fácil darse cuenta. Gracias a la rápida evolución de la tecnología y el marketing digital, trabajar en un entorno altamente competitivo hace que quedarse atrás no sea una opción. Ser eficaz y eficiente es la forma en que los especialistas en marketing logran métricas impactantes.

Si bien existen varios enfoques para mejorar la eficiencia, aquí hay cinco claves para lograrlo.

1. Utiliza herramientas que respalden la eficiencia del marketing

Hay varias razones que una agencia podría tener para cambiar su software, aplicaciones y otras herramientas del oficio. Pero todo se reduce a esta única pregunta: ¿El software que utilizan actualmente es el adecuado para cumplir los objetivos de la agencia y respaldar todas sus actividades?

Desafortunadamente, en lugar de revisar su pila tecnológica actual, la mayoría de las agencias agregan nuevas aplicaciones o software para compensar el déficit en sus herramientas originales. En poco tiempo, se pasan más tiempo persiguiendo la información correcta y lidiando con sistemas informáticos incompatibles que el trabajo real.

Pero, ¿cuándo es el momento de invertir en un cambio? Es muy recomendable comenzar por involucrar a sus trabajadores. Ellos encuentran problemas todos los días y pueden decirte dónde están los mayores cuellos de botella en el flujo de trabajo, cómo tratan esos problemas y cuánto tiempo se desperdicia debido a herramientas obsoletas, incompatibles o ineficaces.

Lo más importante, ¿cuánto está afectando esto a sus clientes? ¿Qué te dicen de tu desempeño? Demostrar el retorno de la inversión de la publicidad de tus clientes y medir el éxito de sus campañas de marketing requiere acceso a las mejores herramientas y talento. No puedes permitirte el lujo de quedarte atrás cuando tu software reduce la efectividad de tu agencia y, por lo tanto, tu éxito en marketing.

Haz un plan e invierte en un software de gestión de proyectos para agencias de marketing de alta calidad que le permita planificar, gestionar y realizar un seguimiento de equipos, clientes y campañas en un espacio de trabajo digital automatizado e integrado.

2. Mide el éxito del marketing mediante la automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo puede requerir tiempo y dinero, pero el retorno de la inversión reducirá significativamente los costos debido a un aumento palpable en la eficiencia y menores riesgos de pérdida debido a la prevención de errores humanos en las tareas manuales de la agencia.

En una agencia de marketing, la automatización puede agilizar sus campañas de marketing ya que se automatiza todo desde campañas de marketing por correo electrónico hasta marketing de contenido y redes sociales; esto les deja más tiempo libre al equipo para que sea más creativo. La automatización le permite realizar un seguimiento de más información, por lo que los especialistas en marketing pueden ofrecer mensajes más personalizados y nutrir mejores clientes.

En cuanto a cómo funciona esto en la práctica, la encuesta trimestral de confianza en la automatización de Zapier, que mide el crecimiento, el interés y el uso de la automatización, revela que el 30% de los empleados encontraron que el software de automatización ahorra dinero a su empresa. Otro 44 % reconoció que la automatización ahorra tiempo y un 33 % reconoció que el software de automatización permite ofrecer más con menos recursos.

La encuesta afirma que, por lo tanto, la automatización puede ser indispensable para la supervivencia de las pequeñas empresas, ya que las ayuda a trabajar de manera más inteligente, más rápida y mejor, especialmente en términos de marketing en línea. A pesar de algunas dudas sobre dar este paso las agencias deben considerar dar el paso si quieren que su trabajo siga siendo relevante.

3. Mantente al tanto del flujo de trabajo de tu campaña

Hay muchas formas de organizar el trabajo y los equipos, y cada individuo difiere en su enfoque, sin mencionar que cada campaña de marketing tendrá sus propios requisitos. Al mantenerse al tanto de un proceso dinámico y en constante evolución, puede ser complicado hacer que todos estén en la misma página y avanzar colectivamente hacia los objetivos del proyecto sin problemas.

Establecer claramente tus objetivos con los clientes y dentro de la agencia alineará las expectativas de todos y evitará cualquier riesgo de malentendidos o tener que rehacer cualquier trabajo. De esta manera, los recursos se utilizan de la manera más eficaz y eficiente.

Un marketing en línea eficiente requiere un trabajo en equipo constante y resistente, por lo que nutrir al equipo es esencial para el éxito del marketing. Cuando las cosas se pongan difíciles, evita echar culpas, sé respetuoso y concéntrate en las soluciones. El problema suele estar en el flujo de trabajo, no en las personas, por lo que culpar no es productivo. Asegúrate de que los canales de comunicación funcionen bien y crea espacios y oportunidades para el intercambio de ideas. Cuando las cosas vayan bien, celebra las victorias y reconoce a tu equipo.

Cuando surjan situaciones nuevas o inusuales, será necesario ajustar los procesos. Sin embargo, estos cambios pueden dar lugar a despidos, por lo que debes revisar tus procesos con regularidad para asegurarte de que el tiempo de tu agencia se utiliza de la manera más eficaz. La automatización ciertamente puede ayudar a revisar esto, ya que tendrás mucha más información a tu disposición y más tiempo para tomar las decisiones más consideradas.

4. Haz un seguimiento del tiempo de tu equipo

Saber cómo se asigna el tiempo de todos te permite tomar decisiones inteligentes basadas en datos y puede transformar la eficiencia y el éxito de tu agencia.

El seguimiento del tiempo te permite saber con precisión cuánto tiempo dedica tu agencia a completar proyectos para que pueda facturar a los clientes de manera justa y precisa. Sin seguimiento, las agencias de marketing no pueden estar seguras de cuán rentables son los proyectos de sus clientes, lo que lleva a que se gaste tiempo y dinero sin retorno de la inversión. Ten la seguridad de que los clientes y los proyectos que emprendes valen tu tiempo y, si no son buenos clientes, dedicate a los mejores clientes.

Si estás recopilando información clara sobre cuánto tiempo te dedicas a qué actividades, puedes hacer planes informados y estimaciones más confiables de los tiempos de finalización del proyecto. Esto prepara a tu equipo y sus proyectos para el éxito y fomenta una mejor relación con los clientes.

Hacer un seguimiento de los compromisos de tiempo de todos tus empleados te permite programar y administrar equipos e individuos de manera más efectiva como un todo. De un vistazo, puedes ver quién se está desempeñando de manera efectiva y quién está teniendo dificultades. Si las personas o un equipo han estado sobrecargados, puedes asignar más tiempo de inactividad para respaldar su equilibrio entre el trabajo y la vida. También puedes identificar cuándo tu equipo necesitará más apoyo; tener estos datos a mano puede brindarte confianza para comprender lo que tu gente necesita para lograr los resultados que deseas.

Hacer uso del seguimiento del tiempo también te brinda una gran cantidad de información sobre cuánto tiempo se dedica a qué actividades, para que obtenga una imagen clara de la productividad y eficiencia. Esto ayuda a identificar los cuellos de botella en la productividad e iluminar las áreas generales de mejora, lo que te permite tomar el rumbo correcto, mejorar la eficiencia y obtener más ganancias.

5. Agiliza tus medios de comunicación

Ha habido una proliferación de aplicaciones de comunicación para empresas en los últimos años, todas las cuales tienen ventajas y desventajas. Sin embargo, la principal desventaja para los profesionales es el tiempo que pierden comunicándose a través de tantos medios diferentes. El uso de múltiples canales de comunicación también puede dar lugar a un exceso de comunicación, errores de comunicación y mensajes perdidos.

MIT Technology Review refleja esta problemática ya que argumentan que la expansión en el tipo y la cantidad de aplicaciones en el trabajo hace que el trabajo y las comunicaciones sean más complejos.

Entonces, para resumir, mejorar la eficiencia del marketing significa trabajar de manera rápida e inteligente, de modo que generes más clientes potenciales, aumentes las conversiones y prosperes en una industria competitiva. Para lograr esto, debes invertir en un software de gestión de proyectos integrado de extremo a extremo que pueda impulsar tanto sus métricas de marketing como su eficiencia al:

• Facilitar la colaboración y centralizar la comunicación
• Automatizar el trabajo para reducir costos y ahorrar tiempo
• Hacer un seguimiento de clientes potenciales, tiempo y costos para permitir tomar decisiones basadas en datos
• Gestionar la facturación del cliente