¿Qué es Digital Workplace?

El digital workplace es la transformación digital de los procesos de trabajo y de los sistemas, impulsado por la necesidad de incentivar a los colaboradores, reducir la rotación de personal y mantener la competitividad en cualquier lugar. Implica poner en marcha la transición del trabajo presencial hacia la modalidad virtual, siempre y cuando se utilicen tecnologías efectivas para desempeñar mejor las distintas tareas de manera autónoma, y desde cualquier lugar que incluya conexión de internet, computadora y la herramienta digital para gestionar los flujos de trabajo.

Para lograr esto, los lugares de trabajo digitales utilizan servicios de movilidad y tecnología digital para adaptarse a las actividades de los usuarios y ayudar a aumentar la participación de los colaboradores.

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Historia de digital workplace

El término digital workplace fue introducido en 2009 por Paul Miller, fundador de Digital Workplace Group para describir el amplio ecosistema de tecnologías en el lugar de trabajo. 

La estrategia de los digital workplace incluyen requisitos que tienen en cuenta el valor de negocio y la experiencia del colaborador. Puede incorporar un software de intranet o de portal, pero se debe combinarla con tecnologías emergentes que impulsen el compromiso y permitan a las empresas hacer frente a los cambios en las modalidaes de trabajo. Específicamente, un espacio de trabajo digital debe soportar:

• Herramientas para el trabajo remoto, incluyendo soluciones móviles que empoderen a los colaboradores para que sean igual de productivos tanto en casa o en un viaje como en la oficina.
• Mejor experiencia de usuario para proporcionar conexiones sin fricción entre las herramientas de trabajo virtuales, las redes sociales de los colaboradores  y las aplicaciones centrales del negocio.
• Herramientas de comunicación centralizadas que sincronicen la colaboración online y offline, incluyendo correos, aplicaciones de mensajería instantánea y redes sociales de la empresa.
• Iniciativas de inteligencia de negocio que recopilen datos y ejecuten análisis para encontrar oportunidades de mejora en los procesos.

Los objetivos de los digital workplaces tienden a centrarse en mejorar la eficiencia, comunicación y compromiso de los trabajadores. Juntos, estos tres puntos ayudan empresas a reducir la rotación de los trabajadores, lo que es cada vez más importante, a medida que las empresas compiten por talento y por gente especializada en las nuevas técnicas que han surgido con la innovación digital.

Una transformación del lugar de trabajo digital debe adaptarse a los requisitos exactos de cada organización y, al mismo tiempo, mantener un gran enfoque en la experiencia general del usuario o del empleado. La experiencia del lugar de trabajo digital debe simplificar las comunicaciones y la colaboración al tiempo que proporciona un centro centralizado para que los empleados accedan a los datos y ejecuten funciones comerciales, independientemente de la ubicación, el dispositivo utilizado o la hora del día.

Beneficios de digital workplace

1. Mayor colaboración y comunicaciones.

Las aplicaciones de digital workplace fomentan y facilitan las comunicaciones lateralmente entre los colaboradores y verticalmente entre colaboradores y la gerencia. Esto puede ayudar a promover ideas que de otro modo no se habrían escuchado. Las herramientas de mensajería permiten que los colaboradores actúen rápidamente, y la retroalimentación entre estos puede mejorar la autoestima y la satisfacción de los colaboradores.

2. Mejoras del rendimiento.

Las nuevas herramientas digitales pueden ayudar a identificar indicadores clave de rendimiento que pueden ayudar a mejorar la experiencia del usuario tanto para los usuarios externos como para los colaboradores que utilizan herramientas digitales en el lugar de trabajo.

3. Mayor flexibilidad.

Los trabajadores en entornos de trabajo y horarios flexibles están exponencialmente más satisfechos con su experiencia laboral, pueden alcanzar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y también cambiar de horario para realizar el trabajo cuando están más preparados, es decir, pueden interrumpir una tarea si no se sienten bien y retormarla en otro horario en donde se encuentren más predispuestos. Esto permite que los noctámbulos o los madrugadores aprovechen al máximo sus jornadas laborales. Hay que tener en cuenta que no todas las personas son productivas en la misma franja horaria.

4. Ganancias en productividad y eficiencia.

Las herramientas de digital workplace permiten a los colaboradores hacer más en menos tiempo, y la facilidad de la colaboración y las comunicaciones a menudo entusiasman a los trabajadores a colaborar en tiempo real para hacer el trabajo más rápido en lugar de esperar los intercambios de correo electrónico de días pasados. Las herramientas fáciles de usar para solicitudes de IT simples, como el restablecimiento de contraseñas, también reducen la carga de IT, liberando recursos tecnológicos para enfocarse en tareas más productivas.

5. Menores gastos operativos.

Reemplazar la tarifa aérea con reuniones y videoconferencias virtuales con pizarras interactivas se traduce en importantes ahorros anuales en tarifas aéreas, hoteles, comidas, alquiler de automóviles y demás. Además, reducir la cantidad de colaboradores en las instalaciones de una oficina se traduce también en facturas mensuales más bajas de bienes raíces, energía y refrigeración. Además, optar por servicios administrados o SaaS para plataformas de trabajo remoto puede eliminar los servidores, el almacenamiento y los recursos de IT locales necesarios para operarlos.

6. Incremento de los ingresos.

Las organizaciones perciben un aumento drástico en los ingresos al adoptar una estrategia de digital workplace, impulsada por la reducción de costos y el aumento significativo de la productividad.

7. Mejora en la experiencia de usuario de los colaboradores.

Los colaboradores comprometidos aprovechan los perfiles sociales, los directorios, las fuentes de actividad y las herramientas de colaboración para comunicarse e intervenir si hace falta, creando un vínculo más fuerte entre los trabajdores fomentando un entorno laboral saludable, independientemente de dónde se encuentren en la jerarquía corporativa. Esta experiencia de usuario mejorada puede conducir a una tasa de rotación visiblemente más baja, lo que mejora el resultado final al reducir el tiempo dedicado a capacitar a nuevos colaboradores o reemplazar las habilidades perdidas.

8. Mejoras en la experiencia del cliente.

Los colaboradores más felices son mejores defensores de la marca, en tanto que los colaboradores que se preocupan por su lugar de trabajo compartirán ese entusiasmo con los clientes que encuentren.

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¿Por qué podría volverse necesario migrar a digital workplace?

El trabajo ya no se realiza en un solo lugar. La pandemia global ha introducido un cambio radical en la vida de las personas que comenzó con el surgimiento de los smartphones en la suite ejecutiva. Dado que los colaboradores trabajan cada vez más desde ubicaciones remotas, se ha hecho evidente la necesidad de recrear un entorno de trabajo que los involucre y fomente la colaboración y las comunicaciones de manera práctica y efectiva. 

Para lograr esa vitalidad, las organizaciones están adoptando cada vez más una estrategia de digital workplace seguro. Un buen lugar de trabajo digital empodera a los trabajadores con tecnología y herramientas que pueden ayudar a reducir los costos operativos generales al mitigar la necesidad de un espacio de oficina costoso y muchas veces tóxico.

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Conclusión 

Las herramientas de colaboración y comunicación en digital workplace mejoran en gran medida la capacidad de la gerencia para escuchar los problemas de los colaboradores en toda la organización y pueden fomentar una relación más sólida entre la gerencia y los colaboradores por igual. Cuando el personal piensa que se los escucha, es más probable que compartan ideas que pueden marcar la diferencia con un solo cliente o en toda la organización.

Dado que la satisfacción y el compromiso de los colaboradores son tan importantes para el éxito de una empresa, brindar una experiencia superior a los trabajadores beneficia a todos en la organización, desde el trabajador hasta el ejecutivo, y facilita las interacciones del día a día creando un clima laboral favorable y ameno.