Línea base de gestión de proyectos

Una línea de base de gestión de proyectos es un punto de partida claramente definido para un plan de proyecto. Se utiliza para medir y comparar el progreso de un proyecto y permite evaluar el rendimiento de un proyecto a lo largo del tiempo. La línea de base tiene tres componentes principales: cronograma, costo y alcance. Usualmente, estas líneas de base de gestión de proyectos se monitorean, controlan e informan por separado para asegurar que cada una esté bien encaminada.

Cuando la línea de base está integrada, se denomina línea de base de medición de rendimiento (PMB). Esta ofrece la capacidad de monitorear y gestionar de manera eficiente el impacto que genera un cambio en alguno de los componentes del proyecto. Si las líneas de base están integradas, es posible advertir qué tanto afecta un retraso en el cronograma sobre los costos del proyecto, aunque no todas las empresas adoptan las herramientas necesarias para realizar integraciones eficaces.

¿Cómo se define una línea de base de gestión de proyectos?

Para determinar una línea de base de gestión de proyectos, es preciso identificar el alcance del proyecto. Esto se consigue mediante una declaración de alcance, en donde señalas por escrito los objetivos y entregables del proyecto. Acto seguido, se debe trazar un cronograma del proyecto con todas las fechas de vencimiento definidas y además la fecha de entrega final. Un diagrama de Gantt es una herramienta que puede ser útil para realizar una línea de base, ya que permite ajustarlo según las modificaciones en los plazos. A partir de aquí, se puede calcular el tiempo que llevará cada tarea y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

El próximo paso consiste en planificar el costo total del proyecto. Es necesario tener en cuenta todos los factores relevantes, incluidas las tarifas por hora, los recursos disponibles y los costos variables de PPC. Luego, vincular este plan presupuestario al cronograma para asegurarse de que los dos estén alineados.

La línea de base de gestión de proyecto debe estar claramente delimitada antes de que pase a la siguiente etapa: la aceptación de las partes interesadas. En este punto, se puede organizar una reunión para presentar el plan, abordar las inquietudes de las partes interesadas y realizar las modificaciones pertinentes. Este es un paso importante para establecer la línea de base de un proyecto, puesto que destaca cualquier posible falla de diseño, que será más fácil de corregir antes de iniciar el proyecto.

¿Se puede cambiar la línea de base de un proyecto?

Una línea de base de gestión de proyecto es una herramienta clave para obtener resultados óptimos al final de un proyecto. Contribuye a la supervisión de todo el proyecto, controlar el rendimiento, identificar posibles riesgos y detectar áreas de mejora. Sin una línea de base establecida de un proyecto, el alcance puede sufrir ampliaciones indefinidas y sobrecostos que pueden poner en peligro la continuidad del proyecto. 

Un sistema efectivo de software permitirá planificar un proyecto de forma adecuada y crear una línea de base de gestión de proyectos que ofrezca mayor visibilidad a cada integrante del equipo. Las partes interesadas en su totalidad deben comprender y resguardar la línea de base del proyecto, a fin de que todo el personal esté alineado con los objetivos OKR. 

Beneficios de una línea de base de gestión de proyectos

Encontramos 3 beneficios principales de incorporar una línea de base bien realizada.

1. Estimaciones mejoradas.

La capacidad de medir el costo, cronograma o alcance reales en comparación con una línea de base puede ayudar a proporcionar información sobre dónde un proyecto se ha desempeñado por debajo o por encima de lo esperado. Este conocimiento se puede utilizar para mejorar los planes y estimaciones de proyectos futuros.

2. Mejores evaluaciones de desempeño.

Una línea de base de gestión de proyectos proporciona un estándar para medir el progreso de un proyecto. Sin la implementación de una base, es difícil comparar el rendimiento de un proyecto para identificar problemas o mejoras.

3. Cálculo de valor. 

El valor ganado (EV) permite comparar el rendimiento real con el plan. Pero es más que una simple herramienta de evaluación del desempeño. También contribuye a analizar las tendencias del proyecto y pronosticar si se espera que un proyecto tenga problemas en el futuro. 

Problemas ocasionados por no contar con una línea de base de gestión de proyectos

Se identifican al menos 6 problemas que pueden suscitarse cuando no se tiene una línea de base sólida.

1. Recursos inadecuados: si no se tiene un cronograma planificado, cabe la posibilidad de que no sepa qué recursos serán necesarios y cuándo.
2. Retrasos en la programación (debido a compras fuera de tiempo, entrega de material, etc.): si se ignora cuándo es necesario el material, costará asegurarse de que se ordene a tiempo, sobre todo si se trata de algo que debe ordenarse con semanas o meses de anticipación.
3. Problemas con la gestión de calidad: una línea de base de alcance poco definida puede derivar en una calidad inferior a la estándar. Un ejemplo de esto sería tener que un copywriter tenga que escribir la landing de un ebook que ni siquiera escribió o leyó para tener una visión general de su contenido, por lo que es posible que la landing terminada no cumpla con los estándares de calidad que el cliente espera para que lo impulse a descargarse el ebook.
4. Ausencia de una gestión de cambios adecuada: sin líneas de base establecidas, es difícil realizar un seguimiento y administrar los cambios. Al no tener un criterio con el que medirse, puede significar un desafío saber si el resultado es diferente de lo establecido originalmente.
5. La incapacidad de informar con precisión el progreso: del mismo modo que con el ejemplo anterior, es difícil saber si se está retrasando si no existe una línea de base para comparar.
6. Insatisfacción del cliente y/o patrocinador: cualquiera de los cinco problemas mencionados puede desembocar en un desempeño deficiente del proyecto, lo que provocará que las partes interesadas no estén a gusto, incluido el cliente y/o patrocinador.

Conclusión

La línea de base de gestión de proyectos es básicamente donde comienza el proyecto, un momento puntual en el cual se da inicio a un plan de proyecto. Sirve para medir y comparar el progreso de un proyecto, evaluar el rendimiento y establecer el impacto en alguno de los componentes de un proyecto. Permite mejorar las estimaciones a futuro, optimizar el desempeño del proyecto, calcular los costos con precisión y evitar retrasos en el tiempo de entrega, a la vez que ayuda a identificar áreas de mejora.