Oficina de gestión de proyectos

Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo o departamento que define, mantiene y garantiza los estándares de gestión de proyectos en toda una organización. Una PMO puede ser interna o externa. Una oficina de gestión de proyectos mantiene la documentación sobre los proyectos y ofrece dirección y métricas clave en la ejecución de los proyectos de manera exitosa. 

A través de la orientación, la PMO ayuda a las organizaciones a obtener un retorno de su inversión y agregar valor a las partes interesadas mediante proyectos, programas y carteras. Esto se ejecuta generalmente con la ayuda del software PMO, que proporciona datos e información sobre proyectos y programas en toda una organización.

La PMO no siempre se enfoca únicamente en estándares y metodologías de gestión de proyectos. También pueden formar parte de la gestión estratégica de proyectos al facilitar, o incluso apropiarse, del proceso de gestión de la cartera de proyectos. En esta capacidad, pueden monitorear e informar sobre proyectos y carteras activos a la alta dirección y promover la toma de decisiones estratégicas.

Una oficina de gestión de proyectos está orientada a operar como un centro de gestión centralizado y coordinado para todos los proyectos, con el objetivo de desarrollar eficiencias entre proyectos, además de poder establecer con facilidad estándares en el proceso de gestión de proyectos.

Beneficios de la oficina de gestión de proyectos

El primer paso fue definir el concepto de oficina de gestión de proyectos y sus características principales. Ahora, podemos examinar con mejores herramientas de análisis por qué una organización debe contar con una oficina de gestión de proyectos y cómo una PMO beneficia a la empresa en su conjunto.

1. Ofrece orientación.

En primer lugar, cuando se instala una agencia para alinear el proyecto, programa o portafolio con un ojo enfocado en la estrategia futura de la organización, la oficina de gestión de proyectos sirve de guía para encaminar un proyecto hacia el éxito. Esto permite trabajar dentro de los límites de un plan a largo plazo y, por lo tanto, ser más eficiente en la toma de decisiones a partir de la orientación de la oficina de gestión de proyectos.

2. Ayuda a mantener los proyectos en curso.

Asimismo, actúan como un mecanismo externo para asegurar el éxito del proyecto. Debido a su evaluación basada en métricas, pueden ayudar a mantener los proyectos en marcha y alertar cuando la programación, el presupuesto y otros condicionantes del alcance amenazan con descarrilar el proyecto. De esa manera, es posible actuar rápidamente cuando surjan las primeras señales, antes de que se conviertan en problemas potenciales que terminen con el proyecto.

3. Abarca una visión general.

Cuando se trabaja en una cartera de proyectos, el equipo del proyecto manifiesta un profundo conocimiento de los vínculos entre esos proyectos. Son conscientes de las dependencias que pueden afectarse entre sí. Esto proporciona una vista panorámica del trabajo que a menudo está más allá del campo de dominio de un director de proyectos, en donde se ponen en evidencia las acciones en un escenario más grande, para que se pueda percibir cómo un pequeño movimiento podría tener mayores repercusiones.

4. Colabora con las comunicaciones.

También pueden verse como otra arista de un plan de comunicaciones. Ven y escuchan allí donde la mayoría y ni siquiera el líder del proyecto puede llegar con su talento. Por lo tanto, pueden facilitar la comunicación con ellos, liberándose para otros trabajos y asegurándose de que el mensaje sea entregado y entendido. El project manager de la gestión de proyectos también puede ayudar con las comunicaciones en todos los ámbitos, ya que a menudo tienen relaciones de trabajo con otras partes del proyecto o participantes del programa con los que la empresa podría no estar conectada.

5. Comparte recursos en toda la organización.

La creación de una oficina de gestión de proyectos permite compartir recursos. Si estos son limitados pero los proyectos no lo son, una oficina de administración de programas puede diseñar una estrategia para la utilización de esos recursos en el proyecto o programa para usarlos de la mejor manera posible y productiva.

Cuando los proyectos están alineados con un caso de negocio y una estrategia, hay muchos beneficios del apoyo a la gestión de carteras, la centralización de las herramientas de gestión de proyectos y formación, así como la tutoría. Por supuesto, una oficina de gestión de proyectos por sí sola no es suficiente. Se necesita de personas comprometidas con la causa, procesos comprobados y tecnología de respaldo para aprovecharlo al máximo.

¿Cuándo es necesario una oficina de gestión de proyectos?

Una oficina de gestión de proyectos puede ser muy útil cuando el trabajo está aislado y a los integrantes de los equipos les cuesta mucho colaborar juntos, los procesos dan la sensación de estar desorganizados, la información se pierde todo el tiempo porque la empresa ya está dando indicios de crecimiento y se está considerando implementar un cambio en la organización.

Ahora bien, si un equipo requiere una vista en perspectiva del estado del trabajo para supervisar todas las iniciativas en un mismo lugar, la solución más adecuada puede ser la gestión con portafolios de proyectos. Si urge tomar decisiones sobre la seguridad de la empresa y la gestión de los sistemas de información, la mejor opción es trabajar con gestión de proyectos. Si la empresa quiere brindar a su equipo la estructura necesaria para tener éxito mientras trabaja en la mejora continua, la alternativa en este caso es utilizar metodologías ágiles o “Lean”.

Por último, si un equipo no puede acceder a información sobre las métricas que incluye a toda la empresa o cómo su trabajo se conecta con los objetivos de la compañía, se puede probar con un software para seguimiento de objetivos.

Conclusión

En pocas palabras, la oficina de gestión de proyectos es un conjunto de departamentos que se encargan de definir, mantener y asegurar que se cumplan los estándares de la gestión de proyectos que establece una organización. Permite encaminar los objetivos estratégicos hacia el éxito a través de proyectos más eficientes y dinámicos.