Estructura de procesos

Una estructura de procesos se caracteriza por la gestión enfocada en la entrega final de los productos o servicios a través del trabajo organizado por procesos a lo largo de toda la cadena de valor. 

Representa un marco de elementos de procesos identificables y medibles (pasos, tareas, actividades, procedimientos y acciones) que crean una jerarquía de procesos y determinan cómo se realizará el mismo. Define los límites del proceso dentro de los cuales cada elemento estará interconectado con otros. 

Una estructura claramente definida es la garantía de que los elementos del proceso están libres de disparidad y complejidad. Existen cinco requisitos clave que ayudan a determinar si algún proceso presenta su estructura definida.

• Factibilidad del proceso.
• Alineación entre las entradas y salidas.
• Gobernanza de los elementos del proceso.
• Interdependencia de los elementos.
• Trazabilidad de los elementos del proceso en cualquier momento dado. 

Si al menos uno de los requerimientos no se cumple, el proceso puede manifestar una estructura poco definida. Por consiguiente, puede llegar a haber problemas con la implementación de este proceso. Por citar un ejemplo, si los elementos no son interdependientes entre sí, lo más probable es que se reduzca el rendimiento del proceso y también se desperdicien recursos. 

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Factores determinantes en la estructura de procesos

Con el fin de alcanzar una implementación de la estructura de procesos adecuada y eficiente, se deben considerar ciertos factores importantes.

Cultura de procesos: en primer lugar, instalar una cultura de procesos en la empresa ayudará a crear conciencia a los colaboradores sobre las actividades que deben desempeñar cada uno, y de esta forma, se definirán mejor los roles y responsabilidades. Asimismo, debe existir un consenso objetivo de parte de los colaboradores sobre la producción de valor y la entrega al cliente final.

Al elaborar un proceso de calidad, permitirá lograr de un modo más eficiente una cultura de procesos. Será necesario tener los conocimientos y habilidades para cada proceso y entender por qué un proceso puede influir sobre el resto e influir sobre sus resultados. 

En la sana estructura de procesos también otro factor importante que influye es definir a los propietarios de los procesos, documentarlos de forma sistemática y realizar mediciones constantes de todos estos y de sus resultados. 

A partir de esta alineación entre conocimientos, organización, roles definidos y mediciones del rendimiento se podrá establecer una verdadera estructura de procesos que haga la diferencia en la forma de trabajar de las empresas. En este sentido, cuando los procesos adquieren un estatus formal, una herramienta BPM ágil, intuitiva que aporte myor fluidez a la comunicación y transparencia a la información.

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Funciones de la estructura de procesos

Cuando finalmente se define una estructura de procesos, se pueden delimitar las funciones principales que conlleva gestionar los procesos en una organización.

1. Patrocinador de la gestión de procesos.

El responsable de patrocinar y fomentar la estructura de procesos debe ser un miembro de la alta dirección. Entre sus funciones más destacadas podemos mencionar las siguientes:

• Definir la perspectiva de la gestión por procesos.
• Promover la mejora continua.
• Impulsar la implementación de BPM.

2. Propietario del proceso.

Corresponde al colaborador directamente responsable de un proceso, al cual deberá otorgarle seguimiento, revisiones periódicas, a fin de supervisar su rendimiento.

3. Gestor de proyecto de proceso. 

En este caso, el colaborador es responsable de la ejecución de un proceso de gestión de proyectos, con un objetivo determinado a cumplir. Este responsable está subordinado a las decisiones y órdenes de la oficina de procesos.

4. Analista de procesos.

El analista de procesos deberá prestar atención al desempeño de los procesos para proponer, a partir de la detección de posibles irregularidades, mejoras. Su rol incluye brindar apoyo incondicional a los responsables del proceso para que obtengan la información que necesitan para la toma de decisiones. 

5. Arquitecto de procesos. 

El arquitecto de procesos cumple un papel muy importante dentro de la estructura de procesos, puesto que deberá vigilar que la arquitectura sea la más adecuada a las necesidades de los procesos, pero además, de requerirlo, se puede sugerir cambios y mejoras que promuevan resultados eficaces que agreguen valor a la empresa.

6. Analista de negocios. 

El analista de negocios, a diferencia del de procesos, se ocupa de las demandas de tecnología que la empresa necesita para gestionar sus procesos, a partir de la búsqueda de soluciones más acertadas y eficientes para lograr resultados más rentables en los negocios.

7. Especialistas.

Se trata de funcionarios con cierta experiencia, estrechamente vinculados a las iniciativas de mejora en los procesos. Especialista es quien sabe lo que es necesario hacer en determinadas circunstancias, es decir, colaborar en la toma de decisiones para que estas sean provechosas para la empresa.

Conclusión

En definitiva, la estructura de procesos es la gestión orientada a la entrega de productos o servicios a través del trabajo estandarizado por procesos. Permite no solo ordenar las tareas y actividades de los distintos departamentos de una empresa sino que colabora con el ahorro de tiempo y esfuerzo realizando justamente la secuencia de tareas correspondientes a las funciones de cada colaborador. Por ende, también ayuda a definir roles y responsabilidades, lo que facilita los flujos de trabajo optimizando la cadena de valor.