¿Qué es un BPM?

La gestión de procesos de negocios (BPM) es una disciplina para mejorar un proceso de negocio de punta a punta, analizándolo, modelando cómo funciona en diferentes escenarios, ejecutando mejoras, monitoreando el proceso mejorado y optimizando continuamente.

Índice.

1. ¿Qué es un BPM?
2. Funcionalidades de un BPM.
3. Ciclo de vida de BPM.
4. Ventajas de los BPM.
5. Principales BPM.
6. Conclusión.

Un proceso de negocios es una actividad o conjunto de actividades dirigidas a lograr un objetivo organizacional. El BPM no es una tarea de una sola vez, sino más bien una actividad de mejora continua, que conlleva una reingeniería de procesos persistente.

BPM no es una tecnología, a menudo implica el uso de enfoques BPM inteligentes para automatizar tareas o flujos de trabajo. Las organizaciones involucradas en BPM pueden optar por seguir una de las diversas metodologías de BPM, entre las cuales se incluyen Six Sigma y gestión ajustada.

Funcionalidades de un BPM

BPM se utiliza de forma continua para mejorar los procesos de negocio. Un proceso empresarial puede implicar cualquiera de los cientos o miles de tareas y los flujos de trabajo y las aprobaciones necesarias para completar la tarea. Los ejemplos comunes incluyen los siguientes:

• Cumplir con un pedido de producto;
• Actualizar las cuentas asociadas;
• Actualización de bases de datos relevantes;
• Aprobar y remitir una factura; y
• Incorporación de un nuevo empleado.

Su objetivo es mejorar el orden, el conocimiento y la eficiencia de los flujos de trabajo colectivos que componen un proceso empresarial. BPM reduce el caos dentro de los flujos de trabajo y elimina la gestión del flujo de trabajo ad hoc.

El objetivo de las organizaciones involucradas en BPM es tomar el control de sus procesos y optimizarlos continuamente. Este enfoque crea una organización más eficiente con mayor capacidad para ofrecer productos y servicios y adaptarse a las necesidades cambiantes.

Ciclo de vida de BPM

BPM consta de varios pasos. Muchos expertos en BPM se refieren a estos cinco:

1. Diseñar. Analiza el proceso existente para ver qué se puede mejorar. Luego, planifique el proceso comercial como debería existir idealmente, utilizando la estandarización y la automatización.
2. Modelar. Observa cómo funciona el proceso empresarial en diferentes escenarios.
3. Implementar. Ejecuta mejoras, incluida la estandarización y la automatización de procesos.
4. Monitorear. Realiza un seguimiento de las mejoras para ver cómo funcionan.
5. Optimizar. Continúa mejorando el proceso empresarial.

Ventajas de los BPM

BPM no es una tarea de una sola vez. Los procesos deben gestionarse de forma continua. Las empresas deben centrarse en mejorarlas de principio a fin y no simplemente en las tareas individuales.

BPM ayuda a los gerentes de las siguientes maneras:

• Comprender los procesos que ocurren dentro de sus organizaciones.
• Analizarlos de principio a fin.
• Mejorar continuamente los procesos y la estrategia comercial.
• Tener un mayor impacto en los resultados comerciales.
• Adaptar el proceso comercial a las tendencias del mercado y los requisitos de la industria.
• Capitalizar las tecnologías emergentes.

Principales BPM

1. monday.com.

Monday.com es un sistema operativo de trabajo en la nube, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, proyectos y trabajo diario.

Los equipos forman flujos de trabajo y proyectos, sin necesidad de programar, con una plataforma adaptable que automatiza el trabajo manual y conecta a los equipos en un espacio de trabajo digital.

Las características de las plataformas incluyen: plantillas de flujo de trabajo personalizables, seguimiento temporal, automatizaciones, paneles de datos e integraciones con herramientas habituales.

2. Forecast.app.

Forecast.app es una plataforma impulsada por datos reales para la estimación de tiempo y costo de los proyectos de TI con facilidad y precisión. Puedes organizar y ejecutar tus proyectos Scrum o con una cascada ágil con su interfaz fácil de usar. Permite a los equipos en crecimiento planificar mejor sus proyectos y obtener una mejor visibilidad de las capacidades de recursos en múltiples proyectos.

Dotado de automatización avanzada e integraciones múltiples, Forecast mejora la eficiencia del equipo y la entrega de proyectos. Entre sus múltiples ventajas, podemos destacar las siguientes:

• Mejor planificación del proyecto y visibilidad de la carga de trabajo de los recursos.
• Asignación de recursos.
• Seguimiento del tiempo
• Colaboración en equipo.

Asimismo, Forecast es ideal para empresas con más de 50 colaboradores que desean una visión general completa de la cartera de proyectos y la disponibilidad de recursos en una sola plataforma. Además, puede resolver estos problemas de manera eficaz:

• Propuestas de proyectos más predictivas y precisas.
• Mejores horarios y análisis con informes.
• Decisiones gerenciales respaldadas por IA.
• Gestión flexible de recursos a través de asignaciones de tareas o proyectos.
• Gestión eficaz de tareas y tiempo.

3. kissflow.

Cuenta con una interfaz de usuario pulida, amigable y con componentes modernos. El software es realmente un no-code BPM, y permite configurar y modificar los procesos muy rápidamente. Provee un precio muy competitivo, que comienza en USD 9 por usuario por mes, aunque exige mínimo 10 usuarios (por lo que el mínimo es de USD 90 mensuales).

Este precio incluye la plataforma como servicio, así como los servicios de soporte. Sumando esto a que insume pocas horas configurar un proceso, hace que la ecuación sea muy atractiva. 

Kissflow está clasificado como uno de los softwares de flujo de trabajo y herramienta de administración de procesos empresariales (business process management, BPM) más competitivo en el mercado de Google Apps. Como su nombre lo indica, es muy fácil crear flujos de trabajo usando Kissflow. Los propietarios de procesos pueden crear flujos de trabajo para los propios requerimientos en minutos.

4. Hive.

Hive es una aplicación de administración de equipos moderna diseñada para servir como una ventanilla única para todas tus necesidades. Por lo general, la mayoría de las aplicaciones de gestión tienen funcionalidades limitadas. Debido a esto, cada empresa necesita utilizar al menos dos aplicaciones. Entre las características principales de esta herramienta, podemos mencionar las siguientes:

• Vistas de un proyecto.
• Integraciones de terceros.
• Paneles de control fáciles de utilizar.
• Analítica descriptiva.
• Optimiza el flujo de trabajo repetitivo.  

5. Process Maker.

Es un producto con un set funcional muy amplio que permite atender diversas necesidades de los usuarios. La interfaz de usuario es antigua, basada en el paradigma tabular con filas para cada elemento. 

El soporte técnico no está incluido en la versión open source. Se accede a soporte en los planes pagos. Los cambios y mejoras no se pueden introducir muy rápido, debido a que el producto está orientado a desarrolladores (a diferencia de los no-code BPM o low-code BPM).

Provee una opción gratuita, de código abierto, pero que debe ser instalada on-premise. Los planes en la nube comienzan en USD 1000, y requiere personal técnico con habilidades de programación. Además del costo, esto insume tiempo y los procesos se desplegarán en mayor tiempo.

Conclusión

Los sistemas BPM o gestión de procesos de negocios son herramientas destinadas a mejorar la forma de trabajar de las personas que trabajan en una empresa, analizando el desempeño de los colaboradores, identificando posibles riesgos y cuellos de botella, implementando la mejora continua en los procesos, entre otras especificaciones, con el fin de aumentar la productividad y el crecimiento empresarial.