Dependencias en un proyecto: ¿Qué son?

Se define como dependencia de un proyecto a cuando uno de éstos no puede iniciarse si uno que lo antecede no está finalizado. Es decir, hay dependencia cuando las tareas de un proyecto están interrelacionadas a las de otro en la gestión de proyectos.
Esto ocurre, por ejemplo, cuando para dar comienzo a un proyecto se necesita de factores como el cumplimiento de un cronograma establecido, o de la disponibilidad de ciertos materiales.
Cuando hay dependencias en un proyecto, el inicio de uno requiere de la finalización de tareas anteriores, por lo que una tarea retrasada o mal ejecutada puede implicar consecuencias para todo el proyecto.
Por eso, en la gestión de proyectos, es importante prever todas las tareas y recursos necesarios para planificar y asegurarse de que las tareas se hayan completado antes de dar inicio a otras, anticipándose a los inconvenientes que puedan presentarse.

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Tipos de dependencias en un proyecto

Cuando existen dependencias en un proyecto, suelen tener diversos orígenes. Algunos de éstos son:

Dependencias lógicas o causales

Son aquellas que son necesarias y se sobreentiende su existencia, ya que son parte integral del progreso y cierre de un proyecto. Por ejemplo, no es posible dar inicio a un proyecto sin su correspondiente planificación. En este caso, las tareas tienen una secuencia lógica de pasos y son fáciles de advertir.

Dependencias de recursos

Hacen referencia a la cantidad de recursos destinados a un proyecto tales como materiales necesarios, capital financiero y mano de obra. Muchas veces, se cuenta con una cantidad limitada o la disponibilidad es escasa para determinado proyecto: es allí cuando los recursos se transforman en un factor de dependencia, ya que hay que saber destinarlos a los proyectos necesarios. La escasez o falta de estos recursos puede ser determinante para la consecución normal de un proyecto.

Dependencias basadas en preferencias

Este tipo de dependencias son particulares de cada equipo de trabajo, ya que son creadas a partir de las particularidades propias de cada proyecto. Se relacionan con los procedimientos establecidos para cada uno.
En muchos casos, se trata de dependencias formadas para garantizar la calidad del proyecto, aunque no son un paso excluyente. Por ejemplo, en un proyecto de edición de textos, constaría en la revisión final antes de publicar.

Dependencias externas

Sobre estas dependencias, ningún miembro del proyecto tiene el control, ya que se trata de factores externos que condicionan el curso del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, hay dependencia de que los proveedores entreguen su producto en el sitio adecuado para comenzar la obra.

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Dependencias entre equipos

Cuando dos o más equipos trabajan juntos en un proyecto, las acciones de todos deben coordinarse en pos de su ejecución, por lo que cada uno depende del otro. Esto es visible por ejemplo, en el lanzamiento de un nuevo producto, cuando marketing y el área comercial trabajan en conjunto.

Dependencias de FS (finish to start) y SF (start to finish)

Estas dependencias se relacionan con las fechas programadas. FS (fin a inicio) indica que la fecha de la finalización de la tarea anterior marca la fecha en que comenzará la siguiente tarea. Mientras que en SF (inicio a fin), la fecha donde inicia la tarea anterior marca la fecha en que se completará la siguiente tarea.

Dependencias SS (start to start) y FF (finish to finish)

Cuando hay una dependencia SS (de inicio a inicio) hay un proyecto sucesor que no puede comenzar antes de que su predecesor haya dado inicio. En el caso de una dependencia FF (finish to finish) se indica que la tarea sucesora puede terminar el trabajo de la predecesora. Es decir, una no puede ser finalizada a menos que la otra ya lo esté haciendo.

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¿Por qué es importante identificarlas?

Conocer las dependencias de un proyecto sirve para que el responsable del mismo pueda tener un control exhaustivo y poder identificar cuando cada integrante sepa cuándo comenzar a ejecutar su parte.
Además, mejora la gestión de los tiempos previniendo retrasos, ya que si se modifican los tiempos de un tarea, indefectiblemente se modificarán las otras.
Por otro lado, le permite al Project Manager planificar su proyecto priorizando aquellas tareas que crea más importantes: de esta forma, el logro de los objetivos está más cerca.
Se disminuye el porcentaje de errores que puedan cometerse, ya que conociendo qué tarea depende de cada una, el Project Manager puede tener un panorama general que le evitará repetir tareas que ya están hechas, estableciendo un orden determinado, lo que conlleva ahorro de tiempos y costos. Como responsable, puede trabajar en reordenar y ajustar frente a las dependencias que se presenten.