Ingeniería y arquitectura sin ladrillos: El desafío de calcular costos

Si eres propietario o contratista, es seguro que deseas tener un pronóstico claro y preciso de cuánto costará un proyecto de construcción y cuánto tiempo llevará antes de comenzar.

En este artículo te ayudaremos a obtener una visión en profundidad de los conceptos básicos de la estimación de costos de construcción, además de la manera en que encaja en el proceso de construcción y qué puedes hacer en caso de que los costos aumenten inesperadamente . 

Estimación de costos de construcción y su propósito

La estimación del costo de construcción es el proceso de pronosticar el costo de construir una estructura física. Por supuesto, tanto los contratistas como los clientes se preocupan por el impacto financiero de los sobrecostos y por no completar un proyecto. Es por eso que es importante el hecho de dedicar tiempo y esfuerzo a estimar cuánto costará un proyecto antes de decidir seguir adelante con él. Los clientes que consideran proyectos grandes a menudo buscan múltiples estimaciones de costos, incluidas las preparadas por contratistas y las calculadas por estimadores independientes.

Una buena estimación de costos evita que el constructor pierda dinero y ayuda al cliente a evitar pagar en exceso. Es un componente central, es decir, una técnica de gestión de proyectos que rastrea el rendimiento de un proyecto en comparación con el tiempo total y la estimación de costos.

Ten en cuenta que crear una estimación de costos de construcción es una buena práctica para cualquiera que se preocupe por cuánto costará su proyecto y para quienes, de manera rutinaria, hacen estimaciones de costos para todo tipo de proyectos de construcción, desde la construcción de nuevas estructuras hasta una remodelación.

Las estimaciones precisas son especialmente críticas para los proyectos de desarrollo, que tienen presupuestos y plazos estrechamente vinculados para pagar a los prestamistas y generar ingresos lo antes posible. También son esenciales para grandes proyectos civiles o megaproyectos debido a su alcance considerable y la posible participación del dinero público. En un megaproyecto, los pequeños errores de cálculo se magnifican. En los proyectos construidos con fondos públicos, las estimaciones de costos aumentan la responsabilidad, brindan transparencia y aumentan la confianza en su capacidad para administrar el proyecto adecuadamente. Por lo tanto, no preparar una estimación de costos confiable puede tener resultados desastrosos.

Veamos, puede llegar a ser imposible estimar el costo de cualquier proyecto con absoluta precisión, y los proyectos pueden fallar por razones imprevistas. Pero un estimador nivel “experto” tendrá en cuenta tantos factores como considere necesario, incluidas cosas como las condiciones del mercado, para crear una estimación aún más precisa.

Por lo tanto, la precisión de una estimación de costos depende de varias cosas: la calidad del plan del proyecto; el nivel al que el estimador define un proyecto; la experiencia y habilidad de este; la exactitud de la información de costos; y la calidad de cualquier herramienta y procedimiento que se utilice.

Dependiendo del tipo y tamaño de un proyecto, así como de la industria, la estimación de costos puede recaer en un individuo o un equipo, y los estimadores pueden ocupar una cantidad de posiciones diferentes. Para algunos proyectos de construcción, los contratistas y subcontratistas preparan las estimaciones de costos, aunque esto no se considera la mejor práctica. En otras ocasiones, el vendedor de la construcción será responsable de crear una estimación. Las empresas de arquitectura pueden tener estimadores internos, generalmente personas que asumen la función del estimador además de su función principal. Sin embargo, cada vez más, estimadores independientes calificados manejan estimaciones contra las cuales se verifican las estimaciones del contratista.

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Para los contratistas, las buenas estimaciones de costos los hacen ganar ¿Por qué? Bien, los clientes generalmente seleccionan la oferta más baja que cumple con los estándares y especificaciones que establecen. En una situación de licitación competitiva, el tiempo y el esfuerzo que dedicas a preparar la estimación son un costo de hacer negocios y una inversión para ganar el trabajo. Si la urgencia es un factor para un proyecto, la velocidad a la que preparas una oferta también puede ser un factor diferenciador.

Es importante que tengas en claro que necesitas definir estos parámetros, y tener un sistema de información robusto que te permita nutrirte de los datos necesarios para poder alimentar tu sistema de costos. Para ello es imprescindible que estés organizado.

Contar con un conjunto de modelos de gestión de proyectos estandarizados te permitirá realizar un seguimiento de cada proyecto con su propia hoja de proyecto dedicada, y obtener una vista unificada de todos los proyectos en un solo lugar (recopilando indicadores de cada uno). Supervisar las tareas en todos los proyectos y capturar problemas que puedan surgir, a través de una plataforma, ya sea en tu computadora de escritorio, notebook, Tablet o celular.

Los principales tipos de estimaciones de costos de construcción

Dado que una estimación de costos solo puede ser precisa con un plan de proyecto bien definido, es una práctica estándar crear estimaciones múltiples durante las fases de diseño previo y diseño final. Estos se vuelven más precisos a medida que aumenta el nivel de definición del proyecto. Hay muchas clasificaciones en la web, aquí utilizaremos el sistema de cinco niveles que se vuelve cada vez más detallado y confiable.  

• Nivel 1: Estimación del orden de magnitud: cuando el diseño del proyecto aún no se ha iniciado, solo se utiliza una estimación del orden de magnitud para determinar la viabilidad general de una construcción.
• Nivel 2: Estimación del diseño esquemático: una estimación producida en línea con el diseño esquemático.
• Nivel 3: Estimación del desarrollo del diseño : una estimación realizada durante la fase de desarrollo del diseño.
• Nivel 4: Estimación del documento de construcción: una estimación basada en los planos y especificaciones de construcción.
• Nivel 5: Estimación de la oferta: una estimación preparada por el contratista, basada en documentos de construcción. La estimación de la oferta es la base del precio de oferta ofrecido al cliente.

Un sistema más simple de clasificación de estimaciones presenta solo tres categorías principales: estimaciones de diseño, estimaciones de ofertas y estimaciones de control. Estos nombres de categoría reflejan la forma en que utiliza las estimaciones. 

• Estimaciones de diseño: Estas estimaciones, preparadas durante las fases de pre-diseño y diseño de un proyecto, comienzan con una estimación de orden de magnitud o estimación de selección, que determina qué métodos y tipos de construcción son más factibles. Luego viene la estimación preliminar, o estimación conceptual, que basa en el diseño esquemático. Luego viene la estimación detallada, o estimación definitiva, que basa en el desarrollo del diseño. La última de las estimaciones de diseño es la estimación del ingeniero, que se basa en los documentos de construcción. Una plantilla simple puede ayudarte a dar una evaluación inicial de los costos involucrados en un proyecto.
• Estimaciones de la oferta: los contratistas preparan estimaciones de la oferta cuando hacen una oferta para construir el proyecto. Los contratistas se basarán en varios puntos de datos para preparar sus estimaciones, incluidos los costos directos, los costos de supervisión, las cotizaciones de los subcontratistas y los despegues de cantidades.
• Estimaciones de control : preparadas después de que uno firma un acuerdo de contratista y antes de que comience la construcción, la estimación de control funciona como una línea de base por la cual usted evalúa y controla los costos reales de construcción. La estimación de control también permite a los contratistas planificar con anticipación para cubrir los costos futuros y determinar el costo del proyecto hasta su finalización.

Los elementos de una estimación de costos de construcción

Entonces, ¿qué información debes usar para realizar una estimación correcta? Aquí te dejamos algunos términos y conceptos clave, ten en cuenta que existe un alto grado de superposición entre algunos de ellos. 

• Inicio por cantidad: desarrollado durante la fase previa a la construcción, un inicio por cantidad mide los materiales y la mano de obra necesarios para completar un proyecto. 
• Hora laboral: la hora laboral, u hora hombre, es una unidad de trabajo que mide el rendimiento de una persona que trabaja durante una hora. 
• Tasa de trabajo: la tasa de trabajo es la cantidad por hora que se paga a los trabajadores calificados. Esto incluye no solo la tarifa por hora básica y los beneficios, sino también los costos adicionales de las horas extras y las cargas salariales, como la compensación de los trabajadores y el seguro de desempleo. Esta plantilla lo ayudará a realizar un seguimiento de los salarios y las horas de trabajo.
• Precios de los materiales: dado que el costo de los materiales es propenso a fluctuaciones en función de las condiciones del mercado y factores tales como las variaciones estacionales, los estimadores de costos puedes observar los datos históricos de costos y las diversas fases del ciclo de compra al calcular los precios esperados de los materiales. 
• Costos de equipo: los costos de equipo se refieren principalmente al costo de funcionamiento y posiblemente de alquiler de maquinaria pesada, como mezcladoras de cemento y grúas. Es importante tener en cuenta que el equipo en uso influye en la rapidez con la que puede completar el proyecto, por lo que el uso del equipo en realidad afecta muchos costos fuera de aquellos directamente asociados con el funcionamiento de este. 
• Cotizaciones de subcontratistas: la mayoría de los contratistas suelen contratar, valga la redundancia, subcontratistas especializados para completar partes de la construcción. Es importante agregar las cotizaciones de estos subcontratistas a la estimación total.
• Costos indirectos: los costos indirectos son gastos no directamente asociados con el trabajo de construcción, como costos administrativos, costos de transporte, equipos más pequeños, estructuras temporales, tarifas de diseño, tarifas legales, permisos y cualquier cantidad de otros costos, según el proyecto en particular.
• Beneficios: Por supuesto, para obtener beneficios, el contratista agrega un margen al costo de completar el trabajo.
• Contingencias: dado que incluso la estimación más precisa es probable que se vea afectada por factores imprevisibles, como el desperdicio de materiales, una estimación generalmente tendrá una suma predeterminada de dinero incorporada para dar cuenta de dichos costos adicionales.
• Inflación: la inflación se refiere al aumento de los costos a lo largo del tiempo, y es especialmente importante tener en cuenta para proyectos de larga duración. Algunos proyectos tienen cláusulas de inflación que abordan cómo manejar estos aumentos.
• Costos de capital: los costos de capital son simplemente los costos asociados con el establecimiento de una instalación. Estos incluyen lo siguiente: el costo de adquirir tierras; el costo de realizar estudios de factibilidad y la fase previa al diseño; pagando al arquitecto, ingeniero y miembros especialistas del equipo de diseño; el costo total de la construcción, que cubre no solo los materiales, el equipo y la mano de obra, sino también los costos administrativos, de permisos y supervisión, así como cualquier tarifa o impuesto de seguro; el costo de cualquier equipo o estructura temporal que no sea parte de la construcción final; y el costo de inspeccionar la estructura cuando está casi terminada.
• Variaciones: los propietarios a menudo asignan presupuestos de construcción que son mayores que las estimaciones de costos porque incluso las estimaciones de costos buenas y exhaustivas tienden a subestimar los costos de construcción reales. Esto puede suceder por varias razones. Por ejemplo, los aumentos salariales, que pueden ser difíciles de pronosticar, harán que aumenten los costos de construcción. Los eventos estacionales o naturales, como las fuertes lluvias, pueden requerir medidas para proteger la construcción o restaurar lo dañado. Los grandes proyectos en áreas urbanas pueden enfrentar problemas regulatorios o legales, como la demanda de permisos adicionales. Y, por último, los propietarios que comiencen la construcción sin finalizar el diseño del proyecto tendrán un presupuesto excesivo para contabilizar los cambios de diseño y los aumentos de costos inevitables que resultan de retrasar un proyecto.

Influencias en los costos de construcción

Naturalmente, los costos que hemos detallado en anteriormente pueden aplicarse a todos los proyectos, pero debemos reconocer que cada proyecto es único.  

Uno de los principales factores que influye en el costo es el sitio de construcción. Los suelos anegados, la construcción previa, las formaciones geológicas y la naturaleza de la roca, las especies de animales nativos y la presencia de sitios históricos o de patrimonio natural son solo algunas de las cosas que pueden afectar los requisitos de materiales y mano de obra, retrasar la emisión de permisos y aumentar el tiempo necesario para completar el proyecto. Del mismo modo, la ubicación del sitio de construcción en relación con los centros económicos también puede ser significativa. Como contratistas puedes tener que transportar trabajadores y materiales a larga distancia si el sitio es remoto. Además, los requisitos reglamentarios pueden ser más estrictos dependiendo del lugar y, por lo tanto, más caros de cumplir o cumplir en algunos sitios de construcción que en otros. 

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El tamaño y la complejidad del proyecto son otras influencias importantes en las estimaciones de costos. Los proyectos más grandes y más prestigiosos pueden atraer a contratistas de mayor reputación, o simplemente puede haber pocas empresas capaces de manejarlo. Cualquiera de estos escenarios puede aumentar los costos del proyecto. 

Algunos otros factores que afectan el costo del proyecto incluyen si un gobierno o agencia gubernamental encarga o financia el proyecto, una circunstancia que puede requerir documentación e informes adicionales. Algunos grandes proyectos requieren la realización de una revisión de ingeniería de valor antes de que comience la licitación. La ingeniería de valor, que examina la relación función / costo de un proyecto, tiene como objetivo hacer que el diseño sea lo más rentable posible. 

Finalmente, todas las estimaciones de costos agregan al menos una décima parte, y a veces más cerca de una quinta parte, del total de la construcción para tener en cuenta las contingencias. Las contingencias son provisiones mantenidas en reserva por costos inesperados.