Una mirada interna a la gestión de recursos

Probablemente ya hayas leído una gran cantidad de artículos sobre gestión de proyectos, los cómo hacerlo, los 101 y las guías completas. Pero lo que a menudo se pasa por alto en la gestión de proyectos es la importancia de la gestión de recursos. Así que centrémonos en el mundo de la gestión de recursos y cómo te ayudará a hacer crecer un portafolio de proyectos exitoso.

Este artículo explicará qué es, por qué es importante, qué hace un gestor de recursos y cómo puedes tomar el control de la planificación de la gestión de recursos utilizando la gestión de trabajo de monday.

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¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos implica planificar, programar y asignar recursos como personas, habilidades, dinero o herramientas en preparación para un próximo proyecto. El objetivo es administrar tus recursos de manera adecuada para brindar valor a tu negocio.

Por lo general, los directores de proyecto dividen los recursos disponibles en dos categorías distintas:

• Recursos tangibles son cualquier cosa que puedas ver o tocar. Esto podría incluir mano de obra, maquinaria, propiedades, software o dinero.
• Recursos intangibles son más abstractos. Un recurso intangible podría ser propiedad intelectual (como una patente tecnológica), una idea o un conjunto particular de habilidades necesarias para completar el trabajo.
  
  

¿Por qué es importante la gestión de recursos en la gestión de proyectos?

La gestión de recursos es importante porque te permite planificar y evaluar con precisión lo que necesitas para completar un proyecto. Este enfoque sin desperdicio aumenta la eficiencia y te permite reutilizar y reciclar recursos según sea necesario.

Para imaginar un ejemplo del mundo real de cómo utilizarías la gestión de recursos en la gestión de proyectos, supongamos que estás desarrollando una nueva aplicación de software para un cliente y tienes 3 meses para hacer el trabajo. Planificas las habilidades y disponibilidad de tu equipo al comienzo del proyecto y asignas tareas en función de eso. Llevas un registro de las tareas y abordas posibles cuellos de botella antes de que ocurran.

Cuando un miembro del equipo se enferma, puedes reasignar rápidamente sus tareas a otro colega. Cuando una computadora portátil se estropea, tienes otra lista para usar, por lo que no se producen retrasos. Entregas la aplicación a tiempo y dentro del presupuesto, impresionando tanto a tu cliente que reservan a tu empresa para sus futuras necesidades de desarrollo.

Eso es la gestión de recursos en acción. Ahorra tiempo, dinero y problemas a tu equipo de proyecto.

¿Qué es un gestor de recursos?

Un gestor de recursos es muy parecido a un director de proyectos, pero con una diferencia clave:

• Los directores de proyectos (o project managers) se centran en crear y asignar tareas para completar un trabajo.
• Los gestores de recursos (o resource managers) son responsables de asignar los recursos necesarios para completar esas tareas.

Si tienes un equipo pequeño, tu director de proyectos y tu gestor de recursos podrían ser la misma persona. Sin embargo, ten en cuenta que son dos roles totalmente diferentes para que alguien los desempeñe.

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¿Cuáles son las diferentes técnicas en la gestión de recursos?

Existen seis técnicas principales para una gestión de recursos efectiva: la previsión de recursos, la planificación de recursos, la asignación de recursos, la programación de recursos, la nivelación de recursos y el suavizado de recursos.

1. Previsión de recursos

La previsión de recursos consiste en predecir los requisitos de recursos en el futuro. Una previsión precisa significa menos desperdicio y una ejecución más rápida y económica. Para hacer todas estas predicciones, debes conocer muy bien el ciclo de vida de tu proyecto y comprender a fondo la disponibilidad de recursos dentro de tu organización. Una solución de gestión de trabajo puede proporcionar este nivel de visibilidad, así como un acceso fácil a tus proyectos y recursos, todo en un solo lugar.

2. Planificación de recursos

La planificación de recursos se trata de determinar qué recursos (como personas, tiempo y dinero) necesitas para completar tu proyecto y garantizar que las piezas adecuadas estén en el lugar correcto en el momento adecuado. Con una planificación de recursos adecuada, los equipos pueden mantenerse organizados, eficientes y listos para enfrentar cualquier desafío que se les presente.

3. Asignación de recursos

La asignación de recursos se trata de obtener el máximo provecho de los recursos disponibles. Esto implica evaluar todos los recursos a tu disposición, analizar cómo se pueden utilizar de manera eficiente y luego desplegar esos recursos para ayudar a tu equipo a trabajar.

4. Programación de recursos

La programación de recursos es el proceso de crear un plan bien coordinado para cuándo y dónde se utilizarán los recursos, como empleados, equipos y instalaciones. Tu enfoque se centra en organizar todos tus recursos dentro de un cronograma para garantizar que las tareas y proyectos se completen a tiempo y sin conflictos. La herramienta que se utiliza para la programación de recursos es un calendario de recursos, que te permite programar, gestionar y asignar todos los recursos de tu proyecto para que puedas cumplir con los hitos y plazos del proyecto.

5. Nivelación de recursos

La nivelación de recursos es un método que los gestores utilizan para identificar recursos subutilizados o mal asignados y luego redistribuirlos para optimizar la eficiencia. En términos de existencias, esto significaría asegurarse de que no haya escasez ni exceso de inventario. Del mismo modo, podrías extender el cronograma de un proyecto para nivelar los costos generales; por ejemplo, si necesitas esperar a que estén disponibles materiales rentables.

6. Suavizado de recursos

El suavizado de recursos tiene como objetivo asegurarse de que los recursos se distribuyan de manera lo más uniforme posible a lo largo del tiempo. Cuando se hace correctamente, los directores de proyectos aún cumplirán con los plazos y objetivos del proyecto, al tiempo que se minimizan las fluctuaciones causadas por la sobrecarga o subutilización de recursos. Esta técnica implica modificar las fechas de inicio y finalización de las actividades dentro de un proyecto para evitar picos y valles.

La gestión de trabajo de Monday puede facilitar considerablemente el proceso de previsión, asignación, programación, nivelación y suavizado de tus recursos, mediante una interfaz visual fácil de usar y sin necesidad de código.

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¿Cuáles son los 5 tipos comunes de recursos en la gestión de proyectos?

En general, como director de proyectos (o gestor de recursos), existen cinco tipos diferentes de recursos de gestión de proyectos que ocuparán tu tiempo.

1. Personas

Las personas en tu equipo que llevan a cabo las tareas del proyecto a veces se conocen como tus recursos humanos. Los recursos humanos pueden incluir una amplia variedad de tareas de gestión, desde la contratación de personal y la gestión del tiempo hasta la medición del rendimiento de tus trabajadores y su carga de trabajo en comparación con los KPI (indicadores clave de desempeño). Como probablemente habrás deducido, la gestión de recursos es esencial para lograr estas cosas.

Monday Work Management se puede utilizar como un software completo de gestión de recursos, con WorkForms para capturar solicitudes de empleo, un widget de seguimiento del tiempo para supervisar la carga de trabajo de tu equipo y muchas plantillas específicas de recursos humanos para ayudarte a comenzar de manera rápida y organizada.

2. Recursos materiales

Los materiales del proyecto son los recursos tangibles que tu equipo necesita para completar una tarea, como los materiales consumibles involucrados (como las partes componentes que se utilizan en un proyecto de construcción, por ejemplo).

Si tienes un proyecto bastante grande, podrías encontrar desafiante llevar un seguimiento de docenas de elementos en una hoja de cálculo. Aquí es donde Monday Work Management resulta útil.

Nuestras vistas de mapa permiten a todos ver las ubicaciones precisas de los materiales y compartir etiquetas para diferentes tipos de materiales en tus plantillas de flujo de trabajo. También puedes elegir entre las vistas de Gantt, Kanban, calendario de trabajo y panel de control para ver al instante el estado de los recursos en cualquier momento.

3. Equipamiento

Existe cierta superposición entre el equipamiento y los materiales que debes llevar un registro como director de proyectos. La diferencia entre los dos es que los materiales se consumen durante el proyecto, mientras que aún deberías tener tu equipamiento cuando termines. Por ejemplo, si estás construyendo una pared, habrías utilizado todos los ladrillos al final del proyecto, pero aún tendrías tu llana y tu pala.

4. Dinero

Gestionar el presupuesto de tu proyecto es una de las partes más difíciles de hacer correctamente. Para los directores de proyectos, llevar un control de tu dinero implica hacer un seguimiento de los gastos, prever los costos y a veces tomar decisiones estratégicas para asegurarte de que te mantengas dentro del presupuesto.

5. Tiempo

La gestión del tiempo como director de proyectos implica crear horarios y plazos para tu proyecto y tu equipo, y luego hacer un seguimiento de las tareas para asegurarte de cumplir con los plazos. El secreto está en priorizar las tareas y supervisar de cerca el progreso para evitar retrasos.

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¿Cuáles son los beneficios de la gestión de recursos?

La gestión de recursos puede parecer un paso adicional en un proceso de proyecto ya largo, pero es absolutamente fundamental si deseas optimizar y utilizar al máximo tus activos.

Aquí están los tres principales beneficios que obtendrás al invertir inicialmente en la gestión de recursos:

• La gestión de recursos te ayuda a evitar imprevistos. El 59% de las empresas de servicios profesionales considera la "incapacidad para predecir las necesidades de recursos del proyecto" como uno de los principales desafíos comerciales. Pero al tomarte el tiempo para desarrollar una comprensión sólida de lo que tienes y cómo utilizarlo, podrás prever cualquier problema potencial antes de que surjan. Espera ahorrarte a ti y a tu equipo dolores de cabeza importantes en el camino.
• La gestión de recursos minimiza el agotamiento del equipo. Una gestión efectiva de recursos significa que evitarás asignar en exceso los recursos, lo que de lo contrario podría afectar la productividad de tu equipo. La gestión de recursos asegura que todos en tu equipo tengan exactamente lo que necesitan, en el momento preciso. Esto es crucial para la satisfacción en el lugar de trabajo, especialmente cuando tienes miembros del equipo que están gestionando múltiples proyectos.
• La gestión de recursos hace que tu equipo sea más eficiente. Al optimizar la asignación de recursos, tu equipo encontrará más fácil completar tareas a tiempo y experimentarán menos desperdicio de recursos, lo que aumenta la probabilidad de terminar tus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
• La gestión de recursos ofrece un colchón de seguridad si las cosas salen mal. Supongamos que tu proyecto no alcanza sus objetivos debido a la falta de recursos. Sucede. Pero si puedes demostrar que planificaste y gestionaste tus recursos de manera adecuada, tus partes interesadas sabrán que hiciste todo lo posible con los activos disponibles, reafirmando su confianza en ti.
• La gestión de recursos construye eficiencia operativa. Gestionar tus recursos y mantener un seguimiento de su asignación te permite comprender mejor cómo tu equipo consume recursos. Esa información permitirá una planificación precisa para tu próximo proyecto.

Consejos de buenas prácticas para la gestión de recursos

Si estás comenzando a trabajar en tus procesos de gestión de recursos, aquí están nuestros tres principales consejos:

Planifica con anticipación.

Solo el 2.5% de las empresas completan cada proyecto a tiempo. Si quieres ser uno de ellos, comienza a tratar de determinar tus requisitos de recursos lo antes posible en el proyecto para evitar esas carreras de último minuto.

Equilibra las cargas de trabajo de tu equipo.

No sobrecargues a tu equipo, ya que así es como se cometen errores. De hecho, más de la mitad de los empleados han comenzado a sentir signos de agotamiento. Para evitar poner demasiada presión en tu equipo, divide las tareas grandes en tareas más pequeñas y procura distribuirlas de manera justa entre varios miembros del equipo.

Sé flexible.

Una buena gestión de recursos se basa en una fuerte conciencia de que los cambios ocurren. KPMG encontró que dos tercios de los directores de proyectos reconocieron esto y tenían un proceso formal de gestión de cambios en el proyecto. Así que, al planificar y asignar recursos para tu proyecto, espera lo inesperado. Prepárate para ajustar probablemente tu asignación de recursos a medida que avanza el proyecto.

Gestiona tus recursos de manera eficiente con monday.com

monday work management facilita la difícil tarea de la gestión de recursos. Te ayudamos a poner todos tus recursos en primer plano para que puedas ver qué se utiliza, por cuánto tiempo y quién es el responsable en tiempo real. Nuestra plataforma de gestión de trabajo sin código y fácil de usar te permite:

• Planificar, programar y asignar recursos para adaptarte a las prioridades cambiantes, con vistas centradas en los recursos que te brindan el estado preciso de los recursos como una instantánea.
• Utilizar la Vista de Carga de Trabajo para visualizar y hacer un seguimiento fácil de las horas que cada miembro del equipo dedica a cada tarea del proyecto. De esta manera, puedes obtener una rápida visión general de los recursos sobreutilizados y subutilizados y gestionar proactivamente el tiempo de tu equipo. También puedes utilizar esta vista para hacer un seguimiento de los recursos y el equipamiento.
• Mantener un ojo en el presupuesto de tu proyecto y hacer un seguimiento de tus gastos con nuestras visualizaciones de resumen financiero.
  
  

Inicia la planificación de la gestión de recursos con monday.com

En resumen, la gestión de recursos es un componente crítico de la gestión de proyectos. Puedes evitar todo tipo de problemas imprevistos planificando, programando y asignando tus recursos de antemano. monday work management permite que los equipos se centren en la ejecución eficiente de tareas, proyectos y procesos, y logren objetivos compartidos a gran escala.