Work management vs. project management: Principales diferencias

¿Tu equipo se destaca en el manejo de proyectos, yendo más allá para planificar meticulosamente cada detalle, desde los plazos hasta los presupuestos y la asignación de recursos? Muchas organizaciones priorizan el project management (gestión de proyectos), pero también necesitan un enfoque sistemático del work management (gestión del trabajo) para manejar tareas y operaciones regulares.

Esta guía explica los conceptos de work management frente al project management, incluyendo cómo ambos son críticos para el éxito empresarial. También exploraremos cómo un sistema robusto de work management te permite hacer seguimiento de proyectos, flujos de trabajo y cualquier otro tipo de labor para alcanzar tus objetivos organizativos a tiempo, en cada ocasión.

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¿Qué es el work management?

El work management o gestión del trabajo implica planificar, organizar, ejecutar y supervisar cualquier tarea comercial o flujo de trabajo que te permita alcanzar tus objetivos. Ya sea que te enfoques en alcanzar metas a corto plazo, como renovar las páginas de aterrizaje de tu sitio web, o metas a largo plazo, como expandirte a una nueva área de negocios, el work management te permite colaborar y alcanzar objetivos compartidos rápidamente.

Las prácticas efectivas de work management son fundamentales para las operaciones y funciones de tu empresa, aumentando la eficiencia, la velocidad y la productividad al manejar componentes del trabajo como:

• Coordinar tareas
• Asignar recursos
• Hacer seguimiento del tiempo
• Crear entregables y dependencias

Work management en acción

Recursos Humanos puede utilizar prácticas de work management para supervisar ciclos de revisión de desempeño y colaborar entre RRHH, gerentes de departamento, equipos de desarrollo y los empleados que reciben sus revisiones. Los equipos de RRHH pueden crear tareas recurrentes para establecer métricas de rendimiento, realizar evaluaciones, agendar sesiones de retroalimentación, hacer seguimiento al progreso de la formación y generar revisiones de gestión del desempeño.

¿Qué es el project management?

El project management o gestión de proyectos es un único aspecto del work management centrado en planificar, gestionar y completar proyectos específicos. A diferencia de los flujos de trabajo regulares y en curso, los proyectos tienen fechas de inicio y finalización claras y producen un resultado concreto, como un producto, un servicio o un evento. La gestión tradicional de proyectos implica etapas del ciclo de vida, como:

• Iniciación: Establecimiento del equipo del proyecto y definición de objetivos.
• Planificación: Desarrollo de actividades, establecimiento de plazos y asignación de recursos.
• Implementación: Asignación de tareas y seguimiento del progreso.
• Cierre: Revisión de resultados y conclusión de detalles pendientes.

Project management en acción

Los equipos de desarrollo de software requieren una coordinación precisa de recursos para llevar nuevas tecnologías al mercado a tiempo y dentro del presupuesto. Al establecer hitos, designar líderes de proyectos y delinear entregables, los equipos pueden supervisar proyectos de software desde el inicio hasta el final.

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5 diferencias clave entre work management y project management

El work management abarca todo el alcance de flujos de trabajo y actividades involucradas en los procesos y operaciones de tu negocio. Dentro de esto, el project management es un área única del work management centrada en completar proyectos empresariales individuales. Algunas diferencias clave entre estos dos conceptos son:

Enfoque

El project management se enfoca en los ciclos de vida específicos de los proyectos, abordando sus objetivos y entregables únicos. El work management adopta una perspectiva más amplia, abarcando tanto el trabajo diario como las operaciones continuas que sostienen la organización más allá de proyectos individuales.

Marco temporal

La gestión de proyectos trabaja con fechas de inicio y finalización claras. Las prácticas de gestión del trabajo también pueden utilizar fechas fijas, pero pueden ser más flexibles y abiertas.

Asignación de recursos

Los gestores de proyectos asignarán recursos para cumplir con los requisitos específicos del proyecto. El work management te permite equilibrar recursos como el presupuesto o el personal en diversas actividades o procesos empresariales.

Estructura

Un gerente de proyectos o un equipo específico generalmente se encarga del project management. En el work management, la estructura puede involucrar a múltiples partes interesadas que colaboran en diferentes departamentos.

Colaboración

La comunicación en la gestión de proyectos se centra en objetivos específicos del proyecto, que finalizan al completarse. La gestión del trabajo invita a una colaboración más continua y a la construcción de relaciones en curso.

Beneficios del software de work management

El software de work management optimiza los flujos de trabajo al combinar información crucial en un lugar central. Reduce la necesidad de cambiar de contexto, donde los trabajadores experimentan una disminución del 40% en la productividad al alternar entre múltiples tareas, herramientas, pestañas y conversaciones para completar su trabajo. Los principales beneficios de utilizar un software de work management incluyen:

• Seguimiento de procesos interfuncionales: Mejora la transparencia en las operaciones al rastrear todos los flujos de trabajo de tu organización desde un único panel de control. Esto te permite identificar rápidamente cuellos de botella y asignar recursos de manera correspondiente para superarlos.
• Gestión de solicitudes y aprobaciones: Recibe formularios de solicitud y aprobación de empleados, clientes y partes interesadas externas. Automatiza tareas manuales y elimina la necesidad de procesamiento manual.
• Planificación de objetivos y estrategias: Establece estrategias organizativas y ajusta tácticas según sea necesario. Asegura que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto al supervisar de cerca los gastos y garantiza que los miembros del equipo tengan cargas de trabajo manejables.
• Reducción de desperdicios: Disminuye los costos operativos al identificar y eliminar procesos o tareas innecesarios que no respaldan tus objetivos.
  
  

Beneficios del software de project management

La investigación del Standish Group encuentra que solo el 35% de los proyectos tienen éxito. Un ejemplo de un proyecto mal preparado ocurrió cuando Hershey Foods implementó un nuevo sistema ERP para reemplazar su sistema heredado de TI.

La implementación apresurada, las pruebas insuficientes y la falta de claridad en los objetivos resultaron en que Hershey Foods no pudo cumplir con pedidos por valor de $100 millones y perdió un 19% de los ingresos trimestrales.

El software de project management puede mitigar estos problemas al preparar a las empresas para el éxito con los siguientes beneficios:

• Comunicación: Comparte notas, documentos, actualizaciones y conversaciones con tu equipo o clientes en un lugar central. Esta colaboración sencilla evita la formación de compartimentos estancos.
• Seguimiento de tareas: Divide los proyectos en tareas asignadas a miembros específicos del equipo. Comprende quién es responsable de cada parte del proyecto y cómo cada tarea afecta a la siguiente.
• Visibilidad del proyecto: Obten información inmediata sobre el progreso del proyecto, determina qué recursos podrías estar esperando y mantén bajo control tu presupuesto.
• Gestión de plazos: Establece hitos importantes para asegurarte de completar el proyecto a tiempo.

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Colabora en proyectos y flujos de trabajo regulares en el work management de monday

La gestión del trabajo o work management de monday es una plataforma poderosa que es ideal para manejar cualquier tipo de trabajo o proyecto para cualquier tipo de negocio. Utilizando nuestra plataforma, multiplicarás la eficiencia empresarial y siempre sabrás exactamente en qué estado se encuentra tu trabajo. Desde la estrategia y ejecución hasta la colaboración y monitoreo, las siguientes características del work management de monday garantizarán que alcances tus objetivos más rápido y te permitirán tomar decisiones informadas sobre tu trabajo.

• Paneles: Visualiza datos esenciales desde tu panel central, personalizado con más de 10 widgets que te brindan una visión general de presupuestos, objetivos, recursos, horarios y más.
• Vistas: Elige entre una variedad de Vistas de Proyectos dinámicas, como gráficos de Gantt o Kanban y Vistas de Carga de Trabajo que te permiten equilibrar los recursos del equipo y responder rápidamente a las prioridades cambiantes.
  
  
• Seguimiento del tiempo: Maximiza la eficiencia al comprender cuánto tiempo llevan las tareas y proyectos, lo que te permite planificar los recursos en consecuencia. Es fácil agregar la Columna de Seguimiento del Tiempo y hacer clic en "play" para iniciar el temporizador o pausarlo según sea necesario. También puedes exportar tus datos a Excel para crear informes de seguimiento del tiempo que respalden futuros trabajos y planificación de proyectos.
• Formularios: Recopila envíos de formularios de empleados, proveedores y partes interesadas externas. Nuestros formularios personalizables integrados te permiten recibir propuestas o solicitudes importantes y revisarlas desde una ubicación simplificada. Desde aquí, es fácil aceptar o denegar aprobaciones de acuerdo con tu estrategia organizativa.
• Flujos de trabajo personalizados: Utiliza bloques de construcción sin código para diseñar los flujos de trabajo precisos que necesitas. Ninguna empresa es idéntica, por lo que necesitas una plataforma de work management a medida construida según tus requisitos. Al agregar tu elección de widgets, vistas de panel y una variedad de integraciones, puedes ajustar, avanzar o reconstruir por completo tus flujos de trabajo en respuesta a las prioridades cambiantes o nuevos objetivos comerciales.
• Automatización: Elimina los procesos manuales utilizando notificaciones automatizadas, tableros de proyectos con plantillas y más. Por ejemplo, podrías configurar una notificación para alertar a un miembro del equipo una vez que hayas completado una tarea. En lugar de recordar escribir y enviar un correo electrónico, el work management de monday enviará un correo electrónico de plantilla tan pronto como el estado de la tarea cambie a "Hecho".
• Integraciones: Conecta el work management de monday con todas las herramientas que necesitas, como Jira, Microsoft Teams, Gmail, Slack, Salesforce y más, para que nunca tengas que cambiar de pestaña para acceder a información crítica. Por ejemplo, accede instantáneamente, adjunta o previsualiza archivos importantes con un solo clic al conectar Google Drive con tus tableros del work management de monday.
  
  

Preguntas frecuentes

1. ¿El work management de monday me permite gestionar mis proyectos?

El work management de monday es la plataforma perfecta para gestionar todo tipo de trabajos, incluidos los proyectos. Realiza un seguimiento de tareas, establece hitos, asigna recursos y gestiona cargas de trabajo desde un lugar central.

2. ¿Qué características ofrece el work management de monday para gestionar proyectos?

El work management de monday ofrece todo lo que necesitas para planificar y ejecutar proyectos de cualquier tamaño o alcance con éxito. Sus características incluyen seguimiento de tareas, listas de tareas, gestión de plazos, vistas de carga de trabajo, documentos de trabajo colaborativos y más.

3. ¿Es seguro el work management de monday?

El work management de monday se ajusta a estándares de seguridad de nivel empresarial para mantener tu trabajo y datos seguros en todos los niveles de tu organización. La plataforma también proporciona permisos de varios niveles que permiten a los administradores controlar el acceso de los usuarios para empleados, proveedores e invitados.

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Combina procesos eficientes de project management y trabajo en el work management de monday

El project management es solo un aspecto del work management. La buena noticia es que puedes organizar proyectos, tareas, flujos de trabajo, procesos y cualquier otra cosa desde nuestra plataforma de work management de monday altamente personalizable. Comienza hoy y obtén visibilidad en proyectos y operaciones en curso para asegurarte de que tu negocio siga avanzando y alcanzando tus objetivos.