Gestión de propuestas en monday.com

Afrontémoslo: los nuevos proyectos comerciales pueden requerir mucha aceptación y recursos. Persuadir a las partes interesadas relevantes para invertir en un nuevo proyecto no es fácil, y ahí es donde entra en juego una plantilla de propuesta de presupuesto como tu herramienta para comunicar eficazmente dónde se destina cada dólar. 

En este artículo, te guiaremos paso a paso sobre lo sencillo que es crear tu próxima propuesta de presupuesto con nuestra plantilla de propuesta de presupuesto totalmente personalizable, para que estés listo para conquistar los corazones, mentes y bolsillos de los inversores. 

¿Qué es una plantilla de propuesta de presupuesto? 

Una plantilla de propuesta de presupuesto es un documento reutilizable con categorías para cada posible costo de cualquier proyecto o actividad que una empresa u organización pueda emprender. Es un documento formal que utilizas para estimar los costos de un proyecto. No es suficiente mostrar cuánto cuesta un proyecto sin contexto. 

Estas plantillas ayudan a desglosar el costo total en varias categorías, siendo muy detallado. Esto ayuda a las partes interesadas a visualizar aproximadamente cuánto capital necesitará un proyecto y dónde se destinará. Una propuesta de presupuesto completa también puede incluir documentos adjuntos, que son los siguientes:

• Carta de propuesta de presupuesto
• Descripción del proyecto
• Cronograma
• Resultados esperados

¿Por qué usar una plantilla de propuesta de presupuesto?

La razón principal por la que necesitas una plantilla de propuesta de presupuesto para cualquier proyecto es entregar una propuesta profesional que persuada de manera efectiva a otros a invertir o aprobar el proyecto. 

La mayoría de las conversaciones con las partes interesadas se basan en un tipo de análisis de costo-beneficio, por lo que simplemente mostrar por qué se necesita el proyecto no será suficiente. Las partes interesadas deben saber que los beneficios de completar el proyecto superan sus costos. 

Una plantilla de propuesta de presupuesto te ayuda a prepararte para detallar esos costos a las partes interesadas en un documento formal de propuesta de presupuesto o después de haber recibido una plantilla de solicitud de propuesta (RFP). De esta manera, pueden determinar si vale la pena respaldar el proyecto. Una vez que el proyecto comienza, el documento de propuesta de presupuesto te ayuda a asignar recursos a las áreas correctas y te permite hacer un seguimiento de los costos reales en comparación con las proyecciones. 

Comparar costos reales versus costos esperados 

Después de completar el proyecto, puedes evaluar los costos reales en comparación con tu propuesta para ver qué tan bien te fue. Una plantilla bien estructurada hace que este proceso sea sencillo. Luego puedes tomar cualquier conocimiento adquirido y realizar propuestas de presupuesto más precisas para el próximo proyecto. 

No te pierdas detalles cruciales 

Puede ser difícil recordar cada categoría de costos que debes cubrir al escribir una propuesta de presupuesto. Es aquí donde entra en juego una plantilla de propuesta de presupuesto. Cubre todas las principales categorías de costos con campos para las cantidades esperadas. 

Además, puedes mejorar y reutilizar esa plantilla cada vez que necesites redactar una nueva propuesta. Esto te ahorra tiempo y asegura que no te falte nada. Una propuesta bien investigada y detallada te hace lucir profesional y confiable, lo que inspira confianza en los interesados en el proyecto.

¿Cuáles son algunos ejemplos de plantillas de propuestas de presupuesto?

¿Listo para sumergirte en las plantillas reales? Echemos un vistazo a algunas plantillas de propuestas de presupuesto diferentes y cómo puedes usarlas.

Plantilla de propuesta de presupuesto para proyectos 

Este tipo de plantilla puede tener campos dedicados para objetivos, fases, presupuesto y alcance del proyecto. Es una excelente idea incluir esta información porque ayuda a justificar el proyecto. Cuantos más elementos de prueba puedas proporcionar sobre los beneficios potenciales del proyecto, más fácil será obtener la aprobación de las partes interesadas.

Plantilla de propuesta de presupuesto para organizaciones 

En este caso, esta plantilla desglosa los gastos por categorías como honorarios legales, auditorías, costos de tecnología, entre otros. Además, incluye el monto total para cada categoría y subcategoría. Esto permite a las partes interesadas examinar cada costo, lo que ayuda a ganar su confianza y apoyo.

Plantilla de propuesta de presupuesto de marketing 

La elaboración de presupuestos es importante para las iniciativas y campañas de marketing, ya que permite a los especialistas en marketing maximizar la efectividad de sus gastos. Los especialistas en marketing deben ejecutar campañas, y las campañas tienen un costo. El departamento de marketing debe justificar cada una de ellas ante la dirección. Por lo tanto, es probable que tengan que presentar muchas propuestas de presupuesto, por lo que una plantilla dedicada para presupuestos de marketing es muy útil. 

En esta plantilla se pueden incluir los costos en categorías como investigación, comunicaciones, redes y eventos; con todas las subcategorías que consideres necesarias. Y, si te basas más en canales de marketing digital, puedes ajustar la plantilla para reflejar eso.

Plantilla de propuesta de presupuesto de investigación 

Los investigadores no son ajenos a las propuestas de presupuesto. Deben adjuntarlas a sus propuestas de subvención para obtener financiamiento para sus estudios de investigación. 

En este tipo de plantilla de propuesta se pueden incluir los salarios de cada investigador involucrado en un proyecto. Cada entrada puede tener un espacio para listar el nombre del individuo, su función, tarifa y horas estimadas para calcular la financiación aproximada necesaria en el presupuesto propuesto.

Plantilla de propuesta de presupuesto de monday.com 

La plantilla de propuesta de presupuesto de monday.com es completamente personalizable para que puedas crear una propuesta perfecta para cualquier proyecto o caso de uso. Gracias a nuestro editor de arrastrar y soltar, puedes adaptarlo fácilmente a tus necesidades, editar columnas, widgets, fórmulas y más. También puedes aplicar códigos de colores, crear etiquetas personalizadas y facilitar la comprensión visual. Hay diferentes vistas disponibles, para que puedas visualizar tu plantilla como una tabla o un diagrama de Gantt. 

La colaboración entre departamentos es vital para muchos tipos de propuestas de presupuesto, y monday.com facilita esto. Puedes compartir fácilmente el tablero con los equipos relevantes con solo un clic, sincronizar datos entre tableros y departamentos, y mucho más. 

Esto facilita proporcionar una propuesta de presupuesto clara a los gerentes, ejecutivos y cualquier otra persona que la necesite. Si actualmente trabajas con hojas de cálculo, también puedes importar datos de presupuestos de Excel o Google Sheets en monday.com. Nuestro Work OS está equipado para servir como tu CRM financiero completo. Echa un vistazo a algunas plantillas relacionadas adicionales.

Plantillas relacionadas de monday.com
Plantilla de presupuesto de marketing de alto nivel 

El departamento de marketing realiza más propuestas de presupuesto que la mayoría de otros departamentos, ya que están a cargo de ejecutar campañas. Una plantilla de presupuesto de marketing de alto nivel puede ayudarles a planificar sus campañas con anticipación. Esto les ayuda a hacer propuestas más persuasivas y precisas, lo que conduce a un gasto de campaña más efectivo y eficiente. Además, pueden realizar un seguimiento de sus gastos con facilidad y configurar notificaciones para asegurarse de no exceder los límites de gastos.

Plantilla de seguimiento de gastos 

Tu presupuesto no será muy útil si no haces un seguimiento de tus gastos, por eso una plantilla de seguimiento de gastos puede ser muy útil. Una vez que se apruebe tu propuesta, debes usar esta plantilla de inmediato. En la plantilla, puedes agregar, eliminar o reorganizar cualquier categoría que desees para crear una configuración que funcione para ti. Además, las notificaciones te permiten saber fácilmente si ciertos pagos están por vencer.

Plantilla de solicitudes de financiamiento

Cada vez que alguien en tu organización necesita financiamiento para algo en la propuesta de presupuesto, como una compra o un reembolso de viaje, puedes facilitar su organización para su aprobación solicitando que presenten una solicitud de financiamiento. Pero el seguimiento de múltiples solicitudes de financiamiento puede volverse abrumador rápidamente. Necesitas asegurarte de que el motivo de cada solicitud sea válido, verificar que la empresa tenga fondos disponibles y seguir el progreso de cada una hasta el final. 

Con una buena plantilla de solicitudes de financiamiento, esa lucha se convierte en algo del pasado. Puedes reunir fácilmente todas las solicitudes con un formulario personalizable. Luego, la plantilla cuenta con varias etapas predefinidas de solicitud de financiamiento, lo que te ayuda a administrar y dar seguimiento a cada solicitud de un vistazo. Solo tienes que establecer algunas fechas límite y notificaciones, y tu equipo podrá mantenerse en el camino correcto con todas las solicitudes de financiamiento.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas

¿Cómo se redacta una propuesta de presupuesto? 

Para redactar una propuesta de presupuesto, deberás brainstorming todos los costos asociados con el proyecto. También deberás definir concretamente el objetivo del proyecto para el cual estás creando un presupuesto. Además, deberás conocer el rendimiento estimado del proyecto. A partir de ahí, puedes organizar los costos en costos directos y costos generales/administrativos, e incluso desglosarlos en subcategorías. El uso de una plantilla de propuesta de presupuesto facilita esto porque todas las categorías estarán allí. Solo tendrás que estimar sus cantidades.

¿Cuáles son las partes de una propuesta de presupuesto? 

Las propuestas de presupuesto pueden variar en su apariencia dependiendo de tu industria, tamaño de la organización y objetivos. Sin embargo, la mayoría de las propuestas de presupuesto generalmente tienen algunas partes comunes:

• Objetivo, nombre del proyecto o propósito: Esto es relativamente autoexplicativo, este es el objetivo principal que esperas lograr. Idealmente, quieres que haya una declaración de misión escrita aquí.
• Costos directos: Esta sección contiene los costos asociados directamente con la realización del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto implica fabricar un nuevo producto, la mano de obra involucrada podría ser un costo directo. Estos costos pueden desglosarse en subsecciones por categorías.
• Costos generales y administrativos: Estos son costos como gastos de contabilidad, personal de apoyo y servicio al cliente, mantenimiento y la mayoría de otros costos que no están directamente involucrados en la realización del proyecto. A veces, también se les llama costos indirectos.
• Total: Cada sección y subsección puede tener su propio total. También habrá un total general para todos los costos al final.

¿Por qué necesito una propuesta de presupuesto?

Necesitas una propuesta de presupuesto por varias razones. En primer lugar, te ayuda a determinar si un proyecto es viable. Si tienes una estimación de los posibles ingresos del proyecto, necesitarás compararla con los costos. Incluso si el proyecto es viable, una propuesta de presupuesto detallada te ayuda a obtener el apoyo de todas las partes interesadas. Reafirma a las partes interesadas que los costos valen la pena.

Una vez que el proyecto comienza, puedes utilizar tu propuesta de presupuesto para asignar los recursos de manera adecuada y evaluar continuamente tus gastos reales en comparación con el presupuesto. Esto te ayudará a minimizar las posibilidades de exceder tu presupuesto y ajustar el gasto según sea necesario.