Gestión de proyectos: características, precios y alternativas

La capacidad de planificar, coordinar y rastrear tareas de manera efectiva es la piedra angular del éxito en la gestión de proyectos o project management. Ya sea que seas un experimentado gerente de proyectos o alguien que toma las riendas de proyectos improvisados, la herramienta adecuada puede marcar la diferencia entre plazos incumplidos, presupuestos desbordados y una finalización del proyecto sin problemas.

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos que utiliza un diseño de hoja de cálculo familiar para rastrear proyectos desde el principio hasta el final. En este artículo, cubriremos las principales características y precios de Smartsheet antes de presentar monday work management como una alternativa versátil.

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Herramienta de gestión de proyectos de Smartsheet: lo que necesitas saber

El software de gestión de proyectos de Smartsheet se ve y se comporta como una hoja de cálculo, pero con un enfoque más en la colaboración en línea que en el cálculo de números. Smartsheet ofrece varias plantillas de casos de uso, como TI, RRHH y desarrollo de productos. Dependiendo de tus requisitos, puedes utilizar la herramienta para listas de tareas simples o expandirte para abarcar proyectos más complejos. Echemos un vistazo más detallado a la plataforma de gestión de proyectos de Smartsheet.

Características de la gestión de proyectos de Smartsheet

Smartsheet tiene una variedad de características clave que esperarías de una herramienta de gestión de proyectos. Estas incluyen:

• Características de asignación de roles: los usuarios de Smartsheet pueden seleccionar niveles de permiso específicos para los roles de administrador, propietario, editor y espectador. Estos roles luego se pueden personalizar según las necesidades del proyecto; por ejemplo, existe la opción de proporcionar acceso de espectador o editor a usuarios externos, como clientes o socios comerciales de terceros.
• Vistas: Smartsheet ofrece varias vistas desde el nivel gratuito en adelante. Por ejemplo, la vista Gantt te permite ver la duración, la fecha de inicio y la fecha de finalización de las tareas de tu proyecto en cualquier hoja o informe que tenga al menos dos columnas de fechas. Sin embargo, la variedad de vistas no es tan extensa como en otras plataformas, y un usuario describe que "La lista de gráficos disponibles no incluye algunos útiles, como un gráfico de cascada".
• Tablas dinámicas: La aplicación Pivot de Smartsheet es un complemento premium que crea tablas dinámicas para crear resúmenes y actualizar dinámicamente los datos almacenados en tus hojas. Sin embargo, las opiniones de los usuarios sugieren que esta característica podría ser más intuitiva, con un usuario explicando que le pareció poco impresionante y eligió usar PowerBI en su lugar. 
  
  

Integraciones de Smartsheet

Las capacidades de integración son importantes en el software de gestión de proyectos para que los equipos puedan consolidar sus herramientas e información en un solo lugar, sin tener que cambiar incómodamente entre demasiadas plataformas. Smartsheet ofrece integraciones con herramientas internas y externas, como:

Internas: la plataforma de gestión de proyectos de Smartsheet se conecta con otras herramientas de Smartsheet, como Calendar App para compartir horarios y Resource Management para la asignación de recursos.

Externas: Smartsheet también se integra con herramientas de terceros como Google G-Suite, DocuSign, Slack y Excel.

Precios de Smartsheet

Smartsheet ofrece tres niveles pagados y una prueba gratuita que es un punto de entrada básico a la plataforma. Esto es lo que puedes esperar de cada plan:

• Gratuito: Acceso para 1 usuario y 2 editores, con adjuntos limitados, almacenamiento y automatización disponibles.
• Pro: Desde $7 por usuario al mes para hasta 10 usuarios para acceder a paneles ilimitados, hojas y 250 automatizaciones.
• Negocios: Desde $25 por usuario al mes para un mínimo de tres usuarios. Esto incluye automatizaciones ilimitadas, 1 TB de almacenamiento de archivos adjuntos y formularios con lógica condicional.
• Empresa: El precio personalizado está disponible con el proveedor, dependiendo del volumen de usuarios. Los clientes empresariales reciben integración de directorio y descubrimiento de cuentas, ideas de trabajo y dominios de correo electrónico personalizados.

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Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos

Implementar una herramienta que no cumple con las expectativas puede ser un desastre para la gestión de proyectos y tener un impacto financiero si has pagado por los costos iniciales del software. Evita este escenario trabajando a través de nuestra lista de consideraciones para encontrar la plataforma que mejor se adapte a tu negocio.

1. Identifica las necesidades de tu equipo

Calcula cuántos usuarios accederán a la plataforma, incluyendo partes interesadas externas. Luego, identifica los requisitos de tu proyecto y las características preferidas, como gráficos de Gantt, tableros Kanban, dependencias de tareas o integración con otras herramientas. Verifica tu lista de deseos de características con la herramienta que estás considerando.

2. Establece un presupuesto

Determina tu presupuesto para la plataforma y considera los costos únicos de configuración, tarifas de usuario o costos de mantenimiento. Verifica si hay descuentos disponibles para equipos y cuánto tiempo dura la prueba gratuita.

3. Investiga herramientas de gestión de proyectos

Lee reseñas de usuarios y crea una lista corta de plataformas para evaluarlas entre sí y en las categorías más importantes. Por ejemplo, podrías utilizar un sitio como G2 para comparar diversas alternativas de Smartsheet en categorías como Calidad de Soporte, Facilidad de Uso, Facilidad de Configuración y más.

4. Realiza una prueba piloto

Ejecutar una prueba piloto en un proyecto pequeño brinda una sensación práctica de la plataforma antes de implementarla en todo tu equipo. Te ayuda a detectar problemas o considerar soluciones sin necesidad de muchos participantes. Ejecuta tareas como configurar proyectos, asignar tareas y dependencias, y generar informes para evaluar el rendimiento de la herramienta.

5. Revisa los resultados de los usuarios

La experiencia del usuario es clave para la adopción exitosa de una herramienta de gestión de proyectos. Pide a los usuarios comentarios sobre la plataforma y analiza los resultados antes de implementarla en toda la empresa.

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Monday work management: la potente alternativa a Smartsheet

Si bien Smartsheet tiene sus méritos para algunos proyectos, la interfaz de hoja de cálculo no resonará con todos los usuarios. En su lugar, monday work management es una alternativa visualmente atractiva y poderosa que agiliza cualquier tipo de trabajo o proyecto.

Monday work management va más allá de la vida útil del proyecto para abordar las complejidades de flujos de trabajo operativos más amplios, como el servicio al cliente, la incorporación de empleados y la previsión de presupuestos.

Aquí tienes un vistazo más cercano a cómo podría transformar la forma en que tus equipos colaboran:

Características de monday work management

monday work management ofrece una interfaz intuitiva con todas las características necesarias para crear flujos de trabajo suaves y sin problemas. Estas incluyen:

• Vistas: Visualiza el progreso del proyecto usando una de nuestras más de 27 vistas de tablero, incluidas Kanban, Calendario, Carga de Trabajo y Gráficos de Gantt. Realiza un seguimiento fácil de tareas, hitos y asignación de recursos, ajustando según sea necesario. Por ejemplo, este tablero de Planificación de Equipo proporciona información clave sobre fechas de vencimiento, estado de las tareas, línea de tiempo y propietarios de tareas, de un vistazo.

• Paneles: Configura tu panel utilizando más de 25 widgets de arrastrar y soltar para mostrar los datos del proyecto que te importan. Realiza un seguimiento de presupuestos, recursos, objetivos y más desde un lugar central para brindarte una hoja de ruta de proyecto personalizada, como la que se muestra a continuación.

• Flujos de trabajo automatizados: Elimina el trabajo manual de tus proyectos configurando flujos de trabajo sin problemas que se ejecuten en segundo plano mientras abordas tareas más significativas. Por ejemplo, podrías configurar una automatización para notificar a un miembro del equipo por correo electrónico cuando completes una etapa del proyecto.

Integraciones de monday work management

monday work management se integra con más de 72 herramientas para mejorar tu flujo de trabajo sin cambiar entre plataformas. Estas incluyen integraciones de terceros para Microsoft Teams, Jira, Slack, Gmail y Salesforce para ampliar la funcionalidad de la plataforma.

Precios de monday work management

monday work management ofrece un plan gratuito para siempre, que te permite probar las capacidades de la plataforma antes de optar por uno de los cuatro planes premium que mejor se adapten a tus necesidades. Calcula tu precio según el volumen de asientos y si prefieres pagar mensualmente para tener flexibilidad o anualmente para obtener un pequeño descuento. Esto es lo que puedes esperar en cada nivel de precio:

• Gratis: 2 usuarios tienen acceso a la vista Kanban, 200 plantillas, más de 36 tipos de columnas, colaboración en pizarra y acceso desde dispositivos iOS y Android.

• Básico: Desde $8 por asiento por mes para crear un panel con elementos, documentos, tableros, vistas y campos personalizados ilimitados.

• Estándar: Desde $10 por asiento por mes para equipos de tamaño mediano para llevar 5 tableros a una ubicación central del panel. Este plan incluye vistas Kanban, Línea de Tiempo, Gantt.

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Comparación entre la gestión de proyectos de Smartsheet y la gestión de trabajo de monday

Smartsheet y monday work management ofrecen una amplia gama de características para tus proyectos regulares, continuos y únicos. Elegir la mejor herramienta se reduce a anticipar el valor que cada plataforma brindará a tu negocio.

Comparación de precios

Smartsheet ofrece menos opciones de precios que monday work management, y hay un salto desde el plan Pro ($7 por usuario/mes) al plan Business ($25 por usuario/mes) en Smartsheet. En contraste, monday work management ofrece 3 niveles de pago por debajo del plan Enterprise. El plan Pro de monday (el de mayor precio, $16 por asiento/mes) es significativamente más asequible que el plan Business de Smartsheet y ofrece una funcionalidad extensa en este nivel.

Comparación en G2

G2 ofrece otra comparación importante entre Smartsheet y monday work management. La plataforma de revisión de software califica a Smartsheet con 4.4 de 5, con 8.4/10 en Facilidad de Uso y 8.5 en Calidad de Soporte. Monday work management obtiene puntajes más altos en todos los aspectos, con una puntuación total de 4.7 de 5, 9.0/10 en Facilidad de Uso y 8.8 en Calidad de Soporte. Un revisor de G2 destaca su experiencia usando monday work management.

"monday es una excelente manera de organizar proyectos con mis colegas, especialmente durante el trabajo remoto. Es simple e intuitivo; cualquiera puede usarlo y aprender en unas pocas horas. Otra cosa que me gusta de este sistema es la mejora constante de funciones; siento que la empresa siempre está escuchando a sus clientes y mejorando sus experiencias". Maria B, Analista de Marketing

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las limitaciones de Smartsheet?

La interfaz de Smartsheet está construida alrededor de un formato de hoja de cálculo, que puede no ser intuitivo o visualmente atractivo para todos. Algunos usuarios pueden encontrar desafiante la navegación y el trabajo con datos de proyectos complejos si no están familiarizados con las hojas de cálculo.

¿Cuál es el mejor uso de Smartsheet?

Si estás cansado de la vista de cuadrícula en Excel o Google Sheets y quieres una forma dinámica de planificar proyectos, entonces Smartsheet ampliará la funcionalidad de estas aplicaciones de hojas de cálculo para un enfoque más colaborativo.

¿Está Smartsheet disponible sin conexión?

Sí, los formularios de Smartsheet están disponibles sin conexión si los configuras en tu dispositivo mientras estás en línea. Todos los datos se almacenan localmente en tu dispositivo y se enviarán tan pronto como te vuelvas a conectar a Internet, siempre y cuando seas un usuario autorizado. Por seguridad, el software rechazará envíos de usuarios no autorizados.

¿Es difícil de usar Smartsheet?

Algunos usuarios de G2 informan una curva de aprendizaje pronunciada asociada con Smartsheet, especialmente para personas no familiarizadas con aplicaciones de gestión de proyectos basadas en hojas de cálculo.