Principales beneficios de un software para gestión de tareas

En este mundo digital, el ámbito empresarial puede sacarle provecho para aumentar la productividad de su labor y mejorar su oferta al implementar los beneficios de un software para la gestión de tareas.

La eficiencia, la organización y administración son aspectos esenciales a la hora de llevar tu empresa, ya sea una PYME o grandes corporaciones, al siguiente nivel en este mercado existente tan competitivo.

Por eso, cada vez más las empresas incluyen en sus herramientas los softwares de gestión de tareas. Estos son programas que permiten gestionar y controlar en tiempo real los procesos, las tareas y a quien se les asignan, centrar la información y agilizar su comunicación entre todo el equipo, teniendo como resultado una administración más eficiente y efectiva.

<<<Gestión de propuestas en monday.com>>> 

Del caos al control

Los softwares para la gestión de tareas no se limitan a tachar y completar una lista de actividades pendientes, lo que ofrecen es muchísimo más, desde mejorar la productividad hasta optimizar la colaboración del equipo en varias tareas y proyectos, permitiendo realizar seguimientos con una interfaz fácil de entender y de usar, y con la capacidad de adaptarse a diferentes dispositivos. Básicamente es lo que busca toda empresa, ahorrar recursos e invertir de forma inteligente para crecer y explotar todo el potencial de los beneficios de un software para la gestión de tareas.

Uno de los tantos beneficios que ofrece es la centralización de información. Acumula toda la data en una sola plataforma, facilitando el acceso del equipo a los diversos proyectos con la posibilidad de ver a quién se le asignó y cuál es el estado de la tarea. Además, la centralización evita la pérdida de dicha información al almacenarla en la nube y mantiene el trabajo organizado.

La consecuencia de esto es que fomenta la colaboración entre el equipo gracias a la designación de tareas de los miembros. Facilita la comprensión de las responsabilidades de cada uno y la comunicación entre ellos al ofrecer tableros de equipo, comentarios y mensajería, como también garantiza una distribución equitativa de la carga del trabajo. La colaboración y reparto de tareas es la clave al éxito para que la rueda de la empresa siga en movimiento hacia alcanzar su misión y visión.

También, establece prioridades. Al dividir las tareas, las prioriza y gestiona los plazos. Por ende, evita que las de baja prioridad consuman tiempo útil que podría derivarse en tareas más importantes con un plazo determinado. Esta característica lo hace vital al momento de realizar la actividad ya que reduce el riesgo de no cumplir con la fecha pautada.

Sumado a esto, estos sistemas pueden controlar y calcular presupuestos, estimando costos y posibles gastos imprevistos o eliminando los innecesarios, lo que causa que la compañía maximice sus recursos al tener un control conveniente.

Los beneficios de un software para gestión de tareas son inmaculados al compararlos con la labor manual al momento de monitorear el progreso de las tareas. Proporciona una visión en tiempo real del avance de estas y supervisa su estado, lo que ahorra tiempo y permite identificar problemas y áreas de mejora, que facilita la toma de decisiones para poder hacerle frente a posibles problemáticas que surjan y puedan retrasar los objetivos.

El software, gracias a su tecnología, tiene un proceso de automatización que libera al equipo para que realice tareas más complejas y relevantes, reduce costos al eliminar procesos ineficientes y superfluos y, además, evita cometer errores humanos lo que lo hace ser más preciso y confiable con los datos.

Lo bueno de esta época en la que vivimos es la capacidad de trabajar de forma remota. En cualquier lugar en cualquier parte del mundo y, lo mejor, es que las aplicaciones no se quedan atrás, se acomodan a esa necesidad que nos ahorra tiempo y nos encanta al facilitarnos la vida. Esta particularidad permite acceder en tiempo real a los datos de los proyectos y tareas sin importar tu ubicación ni dispositivo, siempre y cuando tengas Internet. Asimismo, las actualizaciones en tiempo real mantienen a todo el equipo al tanto. Ya no es necesario asistir a la oficina para obtener información crucial, hoy en día con la facilidad de los softwares y la era digital está todo al alcance de la mano. Todo con el fin de aumentar la productividad, ayudar al equipo y ejecutar las actividades de forma eficiente ahorrando tiempo.

Lo que hace más atractivos a estos programas es la asistencia al planificar proyectos, ofrecen análisis, informes y predicciones con una base de datos que se actualiza constantemente para hacer un seguimiento del progreso o retrocesos y cambios. Permite ver un amplio panorama sobre el trayecto del flujo de trabajo y las actividades, donde se detectan las áreas de mejora y las buenas implementaciones que funcionan, dándole así una gran ventaja competitiva a la empresa.

<<<Session: Monday IA Assistant: ¿Cuáles son las principales aplicaciones?>>> 

Principales opciones en el mercado

En tu empresa gestionas varios proyectos en simultáneo, trabajas con equipos de muchas personas que trabajan de forma híbrida o remota, hay varias actividades pendientes, se te dificulta asignar los recursos eficazmente y quieres tranquilidad, probar los beneficios de un software para la gestión de tareas es lo que necesitas.

Te mencionamos brevemente algunas de las principales opciones que existen en el mercado. No importa cuál prefieras mientras que elijas una para organizar las tareas y mantener todo en tiempo y forma. Cualquiera de estos softwares, facilitarán las actividades de tu empresa.

• Monday: un programa versátil, facilita la colaboración del equipo, centraliza la información, permite compartir documentos, gestionar los proyectos, hacer seguimiento de las tareas y la asignación de los miembros. Permite la creación de diagramas de Gantt que proporcionan una vista de alto nivel del proyecto, muestran la duración de cada tarea y su relación con otras. Y, por otro lado, los diagramas de Kanban, para una vista más detallada de las tareas individuales y su progreso a medida que se mueven a través del flujo de trabajo.
• Asana: fácil de usar, permite organizar tareas por proyecto o fechas de entrega. Incluye mensajería privada y notificaciones para mantener al equipo actualizado.
• Trello: tiene una perspectiva panorámica con tableros, tarjetas y listas con información detallada, seguimiento del proceso y automatización.
• Smartsheet: son hojas de cálculo y flujos de trabajo personalizables, combinan la gestión de tareas, comunicación y seguimiento de presupuesto e integra todos los proyectos.
• Fellow: Es una herramienta útil para profesionales que trabajan principalmente a través de reuniones.
• Bitrix24: combina la gestión de tareas y proyectos con comunicación, almacenamiento de documentos y posibilidades de personalización.
• Wrike: organiza tareas y proyectos en carpetas, reduce la dependencia de correos electrónicos y llamadas y facilita la colaboración en tiempo real utilizando los diagramas de Gantt para visualizar las tareas.
• ClickUp: permite la creación de dependencias entre tareas y la identificación de "bloqueadores" y ofrece una experiencia de usuario personalizada.
• Taskworld: se centra en la organización de tareas a través de un chat interno y espacios de trabajo compartidos de forma virtual, con automatización y seguimiento de tareas, está diseñada para aumentar la productividad del equipo.
• Microsoft To Do: integra el ecosistema de Microsoft, simplifica la planificación de tareas tanto individuales como grupales. Es una opción básica para la organización, pero muy útil.

<<<Session: Planificación y creación de contenido en Monday.com>>> 

Redefinición de flujos de trabajo

En conclusión, los beneficios de un software para la gestión de tareas son un arma poderosa para organizar la actividad de la empresa, mejorar la eficiencia y su productividad. 

Una administración adecuada, armoniza el trabajo y el equipo, lo que causa un efecto mariposa en el rendimiento de la empresa, mejora su oferta e imagen en el mercado. Por eso, implementar este programa y exprimir sus beneficios, un amplio abanico de herramientas, pueden marcar la diferencia y potenciar la dinámica de la empresa para que pise con fuerza en el mercado.