Portfolio de proyecto

Un portfolio de proyectos como su nombre se indica es un conjunto de proyectos que se gestionan en conjunto y se optimizan para los objetivos financieros y estratégicos de una organización. El portfolio se puede gestionar a nivel funcional u organizativo. A diferencia de un proyecto, que tiene un objetivo final definido o entregable, una cartera representa un compromiso de planificación más estratégico para optimizar permanentemente la asignación, priorización y programación de recursos en numerosos proyectos.

La gestión del portfolio de proyectos es el análisis y la optimización de los costos, recursos, tecnologías y procesos para todos los proyectos y programas dentro de una cartera. Dicha gestión del portfolio de proyectos normalmente la realizan los gestores o una oficina de gestión de proyectos.

El enfoque clave del portfolio de proyectos es asegurarse de que todos los resultados en el portafolio respalden las metas estratégicas y los objetivos comerciales de la organización. El administrador del portfolio hace esto a través del análisis comercial, revisando presupuestos y pronósticos mientras reduce el riesgo y administra las expectativas de las partes interesadas.

Las herramientas de gestión de portfolio de proyectos a menudo se utilizan para recopilar y analizar esos datos para garantizar que el portfolio esté alineado con la planificación estratégica general y los objetivos de la empresa.

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Gestión de portfolio de proyectos frente a la gestión de proyectos

En la jerarquía de la gestión empresarial, la gestión del portfolio de proyectos es el vínculo entre la gestión de proyectos y la gestión empresarial, que se ocupa de la visión, la misión y la planificación estratégica primordiales de la organización. Para comprender en qué se diferencian la gestión de portfolios de proyectos y la gestión de proyectos, en primer lugar debemos definir cada una y explorar las áreas en las que divergen.

De modo general, la gestión de proyectos se ocupa de administrar un proyecto. En este contexto, un proyecto es un esfuerzo temporal que resulta en un producto o servicio. Tiene un principio y un final. Los objetivos del proyecto se definen y las tareas se dividen en un cronograma. Se establecen costos y presupuestos. Se asignan los recursos y se informa a las partes interesadas.

Por otro lado, la gestión de portfolio de proyectos es un enfoque de nivel superior que organiza, prioriza y analiza el valor potencial de muchos proyectos y programas en una cartera para gestionarlos simultáneamente y optimizar la gestión de recursos. El objetivo del proceso de gestión es administrar y aprovechar el ciclo de vida de las inversiones, iniciativas, programas, proyectos y resultados para alcanzar de mejor manera las metas y objetivos generales de una compañía. De esta perspectiva, la gestión de proyectos es un subconjunto de la gestión de portfolio de proyectos. Se enfoca en el objetivo último, que es el cumplimiento de las metas estratégicas de la organización.

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Proceso del portfolio de proyectos

Existen 5 pasos principales que las empresas suelen implementar en la gestión de postfolio de proyectos:

1. Definir objetivos comerciales.

Antes de comenzar a administrar el portfolio de proyectos, se deberán comprender los objetivos comerciales y las metas estratégicas de la empresa. La idea es que este portfolio se alinee con la planificación estratégica empresarial, por lo que se debe verificar si los objetivos financieros y el valor para el cliente son lo suficientemente factibles para la organización. A su vez, el director del portfolio de proyectos deberá llegar a un acuerdo sobre los objetivos estratégicos con las partes interesadas y luego proceder a establecer criterios de valoración para la selección de proyectos.

2. Recopilar ideas de proyectos para su cartera.

Una vez que se hayan definido los objetivos estratégicos del portfolio, es momento de comenzar a construirlo. Para hacerlo, se deberá comenzar a recopilar proyectos. Esos podrían ser proyectos en curso o ideas de proyectos que son lo suficientemente similares como para administrarse simultáneamente. Entonces, hay que empezar recolectando los datos de la gestión de proyectos y luego preparar los criterios de valoración para elegir el mejor.

3. Seleccionar los mejores proyectos para su cartera.

Para determinar cuáles son los mejores proyectos para el portfolio, es necesario realizar un análisis de costo-beneficio y utilizar los criterios de valoración. Este criterio medirá la cantidad de valor que cada proyecto aportará al portfolio. Hay una variedad de aspectos que pueden incorporarse en los criterios de puntuación para la selección de proyectos, como el período de recuperación, el valor actual neto o el nivel de riesgo.

4. Validar la Factibilidad de la Cartera de Proyectos.

Después de haber elegido los proyectos que mejor se adaptan al portfolio, se debe proceder a realizar un estudio de viabilidad que tenga en cuenta todos los riesgos financieros, la planificación de la capacidad y las restricciones de gestión de recursos.

5. Ejecutar y administrar el portfolio de proyectos.

En esta instancia, se necesitará coordinar la ejecución de los proyectos y programas en el portfolio trabajando simultáneamente con los gerentes de proyectos y programas.

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Beneficios del portfolio de proyectos

Son muchos los beneficios  a la gestión de proyectos que puede proveer la elaboración de un porfolio o cartera de proyectos. En este apartado que explicamos a continuación, intentaremos resumir los principales.

1. Proceso de selección de proyectos mejorado.

La gestión del portfolio de proyectos hace hincapié en la selección del conjunto correcto de proyectos de acuerdo con los objetivos comerciales, el riesgo, la disponibilidad de recursos y otros criterios similares. El objetivo de los procesos en el ciclo de vida de un portfolio de proyectos es evaluar y seleccionar el proyecto que brindará el máximo valor a la organización.

Mediante el uso de una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas, como métodos de clasificación, modelos de puntuación y otros métodos heurísticos, el portfolio garantiza que las decisiones de continuar o no se basen en criterios relevantes y bien definidos en lugar de factores ambiguos.

2. Mejor visibilidad del panorama general.

Con frecuencia, las empresas tienden a perder el enfoque en su hoja de ruta a largo plazo cuando se trata de solucionar problemas y ejecutar proyectos a corto plazo. Es sabido que los grandes proyectos de infraestructura pueden tardar meses o años en finalizarse. Durante ese tiempo, muchos aspectos podrían cambiar. Por ejemplo, podría ocurrir que las expectativas al comienzo del proyecto ya no sean relevantes y se tenga que trabajar sobre objetivos paralelos, que los recursos disminuyan, entre otras cuestiones. 

En consecuencia, se corre el riesgo de dejarse arrastrar por estos problemas y olvidar el panorama general. Contar con un portfolio de proyectos ayuda a poner las cosas en perspectiva y a tomar decisiones difíciles basadas en los objetivos a largo plazo de la empresa.

3. Permite concentrarse en metas generales objetivas.

La razón principal del fracaso organizacional es la falta de metas y objetivos claramente definidos sin los objetivos e hitos necesarios para medir el progreso. Si la empresa se desvía por un proyecto predilecto o la exageración en torno a una tendencia de mercado interesante, pero en última instancia infructuosa, esto puede reflejarse en los rendimientos financieros de la empresa o en una estrategia poco convincente.

La gestión de un portfolio de proyectos crea una cultura abierta en la que los gerentes o directores pueden hacer preguntas para garantizar que el negocio siempre esté en primer lugar. Con objetivos claramente definidos y una estrategia para llegar a buen puerto, las empresas pueden emplear esta herramienta para garantizar que todos los proyectos aprobados satisfagan las necesidades del proyecto.

4. Colaboración sobre competencia.

En las grandes empresas, diferentes grupos de proyectos con diferentes objetivos pueden terminar funcionando como unidades que compiten por los recursos financieros y humanos. Un ejemplo de esto sería un equipo dividido en dos o más grupos, en los que uno se dedique a la investigación, el otro a la ejecución de proyectos en curso y el tercer grupo se encargue del seguimiento del proyecto. 

Un portfolio de proyectos aborda este desafío asegurando la alineación de los proyectos con la estrategia general y utilizando un enfoque minucioso y estandarizado para evaluar las demandas de diferentes funciones. También elimina las redundancias en los proyectos y alienta a los directores de proyectos a aprovechar los equipos mutuos para lograr un entorno más colaborativo.

5. Uso más eficiente de los recursos.

La dependencia de los recursos suele ser un factor clave en el fracaso de los proyectos. La planificación de recursos y la gestión de la demanda pueden ser difíciles. La visibilidad que provee el portfolio de proyectos permite un enfoque más completo. Al considerar la disponibilidad de recursos de la empresa desde el principio al elegir proyectos y luego continuar revisándolos periódicamente, brinda la claridad para utilizar los recursos de manera óptima en todos los proyectos que se desarrollen.

Conclusión

Para redondear la idea de lo que significa la cartera o portfolio de proyectos, podríamos resumir lo siguiente: el portfolio de proyectos es una colección de los proyectos, procesos, recursos y todos los activos de la empresa que son importantes para obtener un resultado u objetivo en particular. La finalidad principal es optimizar la gestión de proyectos, logrando diferenciar los proyectos importantes o que aportan más valor de los que pueden esperar y no son relevantes. De esta manera, permite a las empresas que trabajan por proyectos priorizar aquellos proyectos que demanden mayor atención y esfuerzo. Al saber administrar con eficacia una cartera de proyectos es posible agilizar incluso la ejecución de los mismos y tomar decisiones acertadas sobre los que se encuentran estancados.