¿En qué consiste la mejora operativa?

Las operaciones en las empresas son todo el conjunto de tareas y actividades que realizan los colaboradores que son de dos tipos: de procesos y de proyectos. La mejora operativa es la eficientización de las operaciones diarias de una empresa. Implica mejorar esos procesos y proyectos presentes en la organización y que aporten valor. La mejora de un proyecto también es un proceso al igual que la gestión de procesos. Todos los procesos son mejorables o perfectibles siempre, porque continuamente se añaden nuevas acciones y responsabilidades que requieren de revisiones y mejoras.

A partir de la elaboración de un plan estratégico, la mejora operativa buscará enfocarse en la situación actual de cada departamento. Su objetivo principal es identificar los procesos principales, los proyectos a realizar, las acciones que se llevarán a cabo y quiénes son los responsables de estas acciones. El valor fundamental que aporta a las empresas la mejora operativa es aumentar la productividad y la eficiencia para impulsar el crecimiento y el logro de los objetivos.

Para la mejora operativa, es necesaria la priorización de los procesos críticos, a fin de entender cuáles son los procesos que la empresa debe implementar mejoras para avanzar en sus objetivos diarios y que estos se encuentren alineados a la vez con los objetivos estratégicos. Si no se priorizan los procesos de la manera adecuada, se corre el riesgo de ejecutar una mejora operativa que no genere retorno de la inversión importante. 

Existen varios criterios a tener en cuenta para la mejora operativa:

1. Identificar procesos críticos y formalizarlos.

Los procesos críticos son aquellos que tienen prioridad sobre otros, ya sea por importancia o porque necesite una mejora o resolver un problema. Se trata de un proceso vital para el correcto funcionamiento de la empresa. Cuando se identifica el o los procesos críticos, se procede a continuación a formalizarlos, para lo cual se debe determinar cuáles son las tareas críticas, quiénes son los responsables, quiénes los involucrados, cómo se ordenan las tareas y cuáles los indicadores principales.

2. Implementar los proyectos necesarios para la mejora operativa.

Luego de identificar los procesos críticos, el paso siguiente es definir las metodologías de gestión de los distintos proyectos que van a contribuir en la mejora de procesos. Para tal fin, se deberá establecer el alcance, presupuesto, tiempo y objetivos del proyecto que se desea poner en marcha.

3. Valor agregado.

Este paso se ocupa de identificar el aporte de los procesos críticos a mejorar o formalizar a la organización y, sobre todo, a las personas que colaboran en el día a día y al logro de los objetivos estratégicos. Cómo mejorar esos procesos. Definir las características que permite que un proceso sea importante. Tanto en la formalización de procesos como en la mejora de los procesos críticos que soportan los objetivos generales, existe un vínculo que alinea cada una de las acciones.

4. Mejora de la satisfacción de los colaboradores y de los clientes.

La mejora operativa es un proceso de gran impacto que no solo mejora la eficiencia de los procesos sino también la motivación de los colaboradores en sus actividades diarias, ya que el trabajo será más fácil de realizar con procesos más optimizados y sencillos. La formalización busca que los procesos críticos sean fácilmente replicables para cada persona y que cumplan su cometido de allanar el camino para obtener mejores resultados en los objetivos.

Por otro lado, el fin último de todo producto o servicio que genera una empresa serán los clientes. La mejora operativa, además de optimizar la eficiencia de los procesos y mantener la motivación de los trabajadores, está orientada a implementar una mejora significativa en la calidad de la producción. Los productos y servicios de mayor calidad ayudarán a fidelizar a los clientes de manera genuina. 

El mejor momento para implementar la mejora operativa es cuando se aplica el plan estratégico y operativo, ya sea por área o empresa. Para lograr los objetivos operativos y estratégicos, necesariamente se deberán implantar cambios en los procesos, y esos cambios implican siempre una mejora. Cabe destacar que no hay restricciones para la mejora operativa, ya que cualquier empresa la puede implementar, sin importar el tamaño.

La mejora operativa es la suma de la mejora de todos los procesos críticos. Entonces, la mejora operativa debería estar asociada a la alineación de los procesos y proyectos en función del alcance de los objetivos estratégicos. 

Conclusión 

La mejora operativa es un proceso metodológico que se encarga de fichar aquellos procesos críticos de las empresas, es decir, fundamentales para el logro de sus objetivos, con el propósito de implementar una mejora y formalización mediante proyectos enfocados para promover una alineación efectiva con la estrategia organizacional.