Automatización de proceso

En todas las empresas u organizaciones existen diferentes tipos de procesos que se llevan a cabo para lograr llegar a los resultados deseados. Estos procesos, generalmente formalizados en negocios profesionalizados, son llevados a cabo por recursos humanos o por los recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa. Para poder optimizar todo el tiempo y elevar los niveles de eficiencia, además de la formalización de los procesos, se busca la automatización de los mismos.

Índice

1. ¿Qué es la automatización de procesos?
2. ¿Cuándo automatizar procesos?
3. Ventajas de la automatización de procesos. 
4. Aspectos a tener en cuenta a la hora de automatizar los procesos.
5. Conclusión

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en el uso de tecnología para llevar adelante acciones que hasta ese momento eran realizadas por personas. Generalmente los procesos que se automatizan son acciones repetitivas que llevan mucho tiempo a los recursos humanos que las desempeñan y que pueden ser suplantadas tranquilamente por maquinaria capaz de realizarlas.

La transformación digital y la revolución digital en la que hoy nos encontramos sumergidos facilitan la automatización de los procesos ya que cada vez contamos con tecnología más desarrollada para suplantar tareas humanas. Lo que muchas veces genera miedos o mitos sobre el trabajo mecánico humano, pero en realidad representa una gran ventaja al lograr que las personas dejen de realizar tareas repetitivas y puedan comenzar a hacer tareas que requieren de creatividad o capacidades humanas que no podrían sustituirse por tecnología.

La automatización de procesos reduce la actividad manual y repetitiva permitiendo reducir costos, tiempo y esfuerzo a fin de lograr mayor eficiencia en los flujos de trabajo. Asimismo, para que la automatización sea viable, los procesos deben estar adecuadamente formalizados, de lo contrario, las tareas no podrán ser optimizadas y lograr el objetivo deseado por la empresa. Los procesos formalizados dan profesionalismo a cualquier empresa y además benefician el funcionamiento de la misma.

El propósito de la automatización de procesos es reducir costos incorporando la integración de aplicaciones para reemplazar los procesos manuales. Además, acelera los tiempos de ejecución y elimina los errores humanos, propios del trabajo manual.

¿Cuándo automatizar procesos?

En nuestra vida cotidiana estamos cada vez más involucrados con procesos automatizados. Todas las acciones que realizamos y que incluyen tecnología, son procesos automatizados. Un ejemplo claro de esto es el uso de la tarjeta de débito.

Debemos saber cuándo es necesario automatizar un proceso, ya que tampoco es viable hacerlo con absolutamente todos los procesos que nos involucran y tampoco sería útil. Esto dependerá de cada empresa, ya que algunas pueden necesitar mejorar ciertas acciones que otras. Lo importante es que cuando se encuentre un proceso que puede ser mejorado, se tome la iniciativa para hacerlo, ya que esto traerá beneficios a la empresa.

A continuación tenemos una serie de problemas posibles que podemos estar teniendo en nuestra empresa y la solución que daría automatizar los procesos en esos casos:

• Procesos administrativos llevan mucho tiempo para realizarse: en este caso, automatizar esas tareas, dará mayor tiempo a tus empleados para que puedan realizar otras actividades que no se puedan automatizar.
  
  
• Se culpa a las personas por retrasar algún proceso: al ser tareas realizadas por personas es muy normal que se cometan errores y esto repercute en el resultado final, claramente. La automatización de esos procesos complejos ayuda a disminuir los errores.
  
  
• Se dejan de lado actividades importantes por falta de tiempo: como el tiempo es un recurso finito y las personas no pueden hacer todo, debe priorizarse y muchas veces esas prioridades dejan de lado tareas importantes para poder seguir produciendo. Esto es algo que la automatización solucionaría.

Como vemos se repite la falta de tiempo o el gasto de este en cosas que podemos hacer de otra forma. Esta es otra de las ventajas de la automatización, ayuda a optimizar el tiempo al máximo y da tiempo a las personas para ocuparse de otras tareas.

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Ventajas de la automatización de procesos

Como vemos hasta ahora, ya mencionamos algunas ventajas clave de automatizar procesos que podemos aprovechar en nuestra empresa. A continuación tenemos una lista con las ventajas principales que podemos aprovechar de la automatización:

• Reduce los errores humanos. Al suplantar trabajo mecánico humano por tecnología que lleve adelante la misma tarea, se reducen los errores que pueden cometerse.
  
  
• Minimiza los costos. La incorporación de tecnología puede ser una gran inversión en un primer momento pero a largo plazo será un ahorro de dinero.
  
  
• Acelera significativamente los tiempos de ejecución. Al ser tareas mecánicas hechas por tecnología, los tiempos se optimizan al máximo y se puede planificar. Además las máquinas sólo requieren mantenimiento, por lo que a menos que una se averíe, pueden hacer trabajo repetitivo por mucho más tiempo que un humano.
  
  
• Elimina el papel. Esta es una ventaja ecológica, al utilizar tecnología se deja de usar papel y se ahorran muchos recursos de oficina que generalmente se malgastan.
  
  
• Permite seguir la trazabilidad del proceso en tiempo real. Como dijimos anteriormente, el uso de maquinaria permite hacer un monitoreo mucho más acertado que el que se puede realizar con humanos.
  
  
• Permite constantes actualizaciones. La tecnología hoy en día avanza a diario e incorporar nos dará la ventaja de poder mantenernos actualizados. Es mucho más simple implementar cambios en una máquina que en las personas.
  
  
• Define y estandariza los indicadores de rendimiento. Al tratarse de máquinas es mucho más simple estandarizar indicadores, las tareas se realizan siempre de la misma forma sin lugar a cambios, a menos que se modifique algo técnicamente.
  
  
• Identifica y mejora la ineficiencia de las tareas durante el proceso. Cuando una persona lleva a cabo una acción, muy probablemente cometa errores que no ve, y sobre todo si esta acción es mecánica. La incorporación de la automatización permite encontrar esos errores y modificarlos rápidamente sin necesidad de perder mucho tiempo.
  
  

Aspectos a tener en cuenta a la hora de automatizar los procesos

Ya vimos lo que es automatizar un proceso, vimos cuándo podemos hacerlo y las ventajas que esto traerá a nuestro negocio. Ahora veremos qué aspectos debemos tener en cuenta cuando estemos pensando en automatizar los procesos, ya que hacerlo es una inversión en sí misma y lo mejor, es que podamos realizarla tomando todos los recaudos necesarios para evitar problemas a futuro.

1. Tener conocimiento del proceso en su totalidad. Debemos conocer el proceso que vamos a automatizar, para poder entender cómo se realiza y cómo se realizará una vez automatizado.

2. Analizar los puntos clave del proceso para determinar qué elementos eliminar y cuáles mejorar. antes de automatizar seguramente necesitemos pulir el proceso, ver qué acciones se están realizando de más y cómo suplantarlas.

3. Medir los tiempos de ejecución. Para poder medir luego el tiempo que el proceso lleva una vez automatizado, es necesario conocer cuánto tiempo lleva desarrollarlo sin estarlo. Además así podremos ver si realmente ahorramos tiempo o no.

4. Elegir un software de automatización de procesos que realmente admita una mejora. En la actualidad es muy importante elegir un software que permita actualizaciones, que se pueda mejorar y podamos aprovechar al máximo con las nuevas tecnologías que podemos llegar a incorporar luego.

5. Integrar diferentes aplicaciones en una plataforma o ecosistema tecnológico. Ayuda a lograr mayor visibilidad de todos los procesos para los responsables de los mismos.

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Conclusión

La tecnología cada vez avanza con mayor velocidad y que podamos aprovechar esta tendencia para mejorar nuestro negocio, es una gran ventaja que nos jugará a favor en el futuro. La automatización lleva consigo misma la aplicación de tecnología que en un principio puede parecer costosa y difícil de aplicar pero que una vez que veamos las ventajas y beneficios que tendremos, no dudaremos en hacerlo.

Siempre existe resistencia a los cambios por parte de los recursos humanos, pero para poder implementarlos es necesario que podamos informar correctamente todo lo que estos implican, para transmitir seguridad y confianza de que los beneficios serán para toda la empresa. El miedo de que la máquina suplante al trabajador está muy latente cada vez que se incorpora tecnología pero es necesario que demostremos que eso no pasará, ya que las personas tienen capacidades que las máquinas no podrán sustituir.

¿Pudiste identificar algún proceso que necesite automatizarse en tu empresa?