Urgente vs Importante: El costo de la ineficiencia

En el mundo globalizado actual está comprobado que los tiempos se han acelerado visiblemente y hay exigencias para realizar la mayor cantidad de actividades en el menor tiempo posible porque continuamente el mercado y las necesidades van cambiando y actualizándose. Es por eso que llega un momento en que es necesario establecer prioridades entre lo que es urgente y lo que es importante para no morir en el intento de la sobrecarga laboral. 

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Poder delimitar el nivel de importancia de las tareas y actividades permite a las empresas reducir el costo de la ineficiencia, ya que muchas veces se confunde lo que es urgente de lo importante, y esta falta de intuición puede generar problemas en los flujos de trabajo y los procesos, que aumenten el costo de la ineficiencia en los colaboradores que, no pudiendo determinar en dónde enfocar sus esfuerzos, pierden el tiempo en tareas que no son inmediatas o aplicables a corto plazo. 

En cambio, hay tareas que requieren toda nuestra atención para finalizarse en el menor tiempo posible y justamente esas, si no están terminadas, son las que generan retrasos y se traducen en pérdidas monetarias que en el futuro se identificará como un costo de ineficiencia. 

Puede suceder que por separado no es complicado establecer prioridades entre las tareas cuando se destaca una muy urgente, sin embargo, las dificultades comienzan cuando las actividades se entrecruzan. 

Existen algunos métodos para seleccionar lo urgente de lo importante en tu empresa. En este artículo, te contamos cómo diferenciarlos y sacarle el máximo provecho para evitar que la incertidumbre se convierta en un costo de ineficiencia. 

Ahora bien, ¿cómo hacer más eficiente este proceso de identificación de las prioridades? 

1. Identifica las tareas urgentes e importantes.

Como notarás, estas son las tareas que debes priorizar en primer lugar porque son las que representan una urgencia a corto plazo que debe resolverse sin dilación de tiempo. El no cumplimiento y seguimiento de las mismas podría generar a corto y mediano plazo algún punto crítico o cuello de botella que agregue un costo de ineficiencia que afecte directamente la rentabilidad de tu empresa. 

Es fundamental que una vez identificadas las tareas más urgentes cuentes con el equipo de trabajo adecuado para realizarlas en el plazo más breve posible, a fin de evitar las consecuencias de acumular tareas atrasadas que disminuyen la productividad. 

Un ejemplo de este tipo de tareas puede ser definir un proyecto de deadline y solucionar una emergencia generada por un error de proceso que podría afectar la calidad del producto final, y, por lo tanto, la satisfacción del cliente.

2. Analiza las tareas urgentes pero no importantes. 

El segundo nivel incluye a las tareas que también pueden considerarse urgentes pero que sin embargo no son importantes para la empresa. En este caso, son tareas que se pueden delegar y asegurarse de que se realicen con la menor cantidad de postergaciones necesarias. 

En este grupo también podemos encontrar tareas más urgentes que otras, por lo cual, es lógico priorizar cuáles se deben realizar antes. Un ejemplo de esto puede ser hacer reuniones para decidir si se puede considerar una nueva implementación o actualización de software que no supone una automatización evidente y que marque una diferencia.

3. Descarta las tareas ni urgentes ni importantes. 

Si entre las tareas importantes y urgentes encuentras otras que no son ni lo uno ni lo otro y no aportan valor a la empresa, para evitar perder tiempo innecesario, procura eliminar esas tareas de tus flujos de trabajo. Por ejemplo, asuntos ajenos a las funciones laborales, llamadas telefónicas a leads dudosos o poco calificados que no demostraron interés en tu propuesta desde un principio. 

Hábitos que pueden generar un costo de ineficiencia.

Existen ciertos malos hábitos entre los colaboradores que pueden generar sin que te des cuenta algún costo de ineficiencia, y que puede afectar tu rentabilidad en el futuro. Entre los más destacados podemos citar los siguientes.

1. Posponer actividades importantes por falta de recursos que fueron destinados a tareas de menor valor.

Antes de ejecutar cualquier tarea, es imprescindible que te asegures de que tus colaboradores cuenten con los recursos necesarios, ya sea de información o dinero, para realizarlas, de lo contrario, se pierde un tiempo valioso en espera inútiles. Un error grave es que a estos recursos se los destine a las tareas que no son tan importantes pero que erróneamente sean consideradas como tales.

2. Minimizar la complejidad de ciertas tareas consideradas sencillas aunque sean urgentes, dejándolas para último momento.

Hay personas que no pueden trabajar si no es bajo presión, pero esto es un riesgo que de verdad podría evitarse si se mejoraran los procesos en la búsqueda de eficiencia. Nunca hay que subestimar una tarea, ya que podría suceder cualquier contratiempo durante el progreso de la misma y quedar sin hacer a causa de esto. 

3. Ignorar cuáles son las tareas urgentes e importantes por falta de comunicación. 

Otro de los malos hábitos que pueden causarte un costo de ineficiencia es desconocer las tareas urgentes e importantes porque nadie aclaró a los responsables cuáles son estas. A veces se da por sentado que las personas van a detectar sin dificultad lo urgente de lo importante, y esto de lo superficial, pero no sucede así. 

Tengamos en cuenta que todas las personas tenemos lecturas y experiencias diferentes con respecto a las responsabilidades, ya que lo que unos prioricen no será igual a lo que prioricen los demás si no existe un guía que defina de manera objetiva lo urgente para la empresa.

4. Dificultades para ejecutar las tareas bajo presión y generar resultados poco eficaces. 

En relación con el punto 2, también es posible que algunos colaboradores no posterguen intencionadamente la tarea para el final, sino que encuentren diversas dificultades para llevarla a cabo en el plazo previsto.

En tales casos, es necesario pedir ayuda para acelerar el proceso, a fin de que la tarea compleja sea más amigable para los responsables y que aprendan a procedimentarla más rápidamente. Esto evitará que los resultados bajen de calidad o tengan errores.

5. Delegar las tareas urgentes a las personas inadecuadas. 

Y finalmente, otro de los hábitos que propicia la irrupción de un costo de ineficiencia es delegar tareas a personas que no están debidamente capacitadas para realizarlas de manera efectiva y eficiente. Por eso, no debes ahorrar tiempo en capacitar a tu personal, de modo tal que aprendan todo lo que necesitan para abordar con éxito todas las dificultades que se les presenten. 

De este modo, tus colaboradores no solo se sentirán más seguros para realizar su trabajo, sino que les permitirá explorar su costado más creativo. 

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En conclusión, si bien parece una obviedad delimitar las tareas urgentes de las importantes, lo cierto es que siempre es necesario priorizar y jerarquizar las más urgentes, delegar cuando sea preciso y descartar aquello que no aporta valor al crecimiento de tu empresa. Solo así podrás evitar un costo de ineficiencia que puede representar un obstáculo indeseable para lograr tus objetivos generales.