Áreas más vinculadas: 8 maneras comprobables para lograrlo

Al unir dos extremos de una tubería, debes alinearlos perfectamente para evitar fugas o bloqueos. En el caso de una organización pasa lo mismo, la tubería es la cadena de procesos interdepartamentales, y la administración de estos es lo que te ayudará a alinear las áreas.

Como te hemos contado en artículos anteriores, no se puede esperar que los departamentos se integren y se sincronicen por sí solos y, por lo tanto, cuando no se logra alinearlos de manera adecuada e integrar los procesos departamentales, la coordinación sufre y da lugar a cuellos de botella que crean retrasos. La coordinación perfecta es fundamental para una empresa que busca integrar eficientemente los esfuerzos de diferentes departamentos o segmentos y el liderazgo se ve obstaculizado cuando los gerentes no pueden funcionar en conjunto entre sí, lo que termina generando, entre otros inconvenientes, silos de información, provocando:

• Mala coordinación, falta de claridad y confusión en la jurisdicción departamental y competencia interdepartamental perjudicial.
• La pobre integración de los departamentos causa redundancia debido a la duplicación y superposición de funciones, lo que resulta en un doble gasto de recursos, lo que deshabilita a una organización para optimizar los esfuerzos hacia el logro de objetivos comunes. Muchos gerentes y directores jamás se percatan de ellos, y los que lo hacen difícilmente encuentran una solución sin ayuda profesional.
• La mala cooperación entre diferentes departamentos y segmentos de todo el proceso (regularmente no percibida sin un diagnóstico profesional que pueda detectarlos) invariablemente causa desaceleración e incumplimientos y disminuye la satisfacción del cliente.
• Interrupción del flujo de información cuando un departamento reclama erróneamente la propiedad exclusiva de cierta información / datos y no permite que fluya hacia adelante o sea accesible por otras áreas, crea un obstáculo e incluso pierde oportunidades comerciales.
• Sistemas organizativos obsoletos / estancados. La rigidez o el incumplimiento de los procesos establecidos disuade la efectividad de los sistemas y deshabilita la capacidad de responder rápidamente a las cambiantes demandas del mercado.
• La rivalidad poco saludable dentro de los departamentos de una organización interrumpe la armonía entre el personal, frustra la rendición de cuentas y provoca daños incalculables.

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Para que puedas evitar estos problemas aquí te dejamos 8 técnicas comprobadas para lograr una vinculación de las distintas áreas a través de una mejor integración:

1- Adoptar una planificación estructural: Unir a las personas para un objetivo organizacional común con una coordinación efectiva. Define objetivos generales y submetas departamentales para que todos comprendan claramente sus roles y cómo estos contribuyen a alcanzar los objetivos generales. Todas las unidades necesitan entender que tanto su interdependencia como sus resultados respectivos afectan el siguiente paso en la cadena de procesos.

2- Identificar los poderes: Cuanto más grande sea la organización, más difícil será monitorear las fallas de coordinación hasta que ocurra una crisis (no necesariamente grave). Por lo tanto, mantén la jerarquía bien definida y asigna a un responsable con una línea de autoridad claramente identificada.

3- Asegurar una comunicación interdepartamental adecuada: Acerca los diferentes departamentos a través de canales de comunicación efectivos para el intercambio de ideas y datos y alienta el apoyo mutuo en lugar de la competencia. Implementa una interfaz frecuente a través de reuniones conjuntas para garantizar la uniformidad de la acción.

4- Monitorear el liderazgo y la cooperación: Supervisa continuamente las actividades respectivas de los departamentos y recibe alertas temprana sobre posibles interrupciones. Asegura a los gerentes su autoridad y responsabilidad para disipar cualquier amenaza percibida de otros departamentos.

5- Imponer políticas e incentivar: Condicionar a todos los gerentes y su personal a la importancia de alcanzar objetivos comerciales basados ​​en intereses compartidos. Promueve el espíritu de equipo y la cooperación a través de la distribución de beneficios o bonos.

6- Enlace interdepartamental: Al igual que muchas organizaciones que usan coordinadores para monitorear el flujo de trabajo y la información, coloca a los coordinadores “acopladores” para establecer enlaces entre los departamentos para garantizar que un departamento cumpla con su cronograma de salida como lo requiere otro departamento.

7- Auto coordinación: Asegúrate de que cada unidad aprecie las contribuciones de otras unidades relacionadas y que moderen sus propios procesos para equilibrarlos con los de otras unidades.

8- Sistemas administrativos y rendición de cuentas: Corresponde a la gerencia establecer cada rol para que todos sepan lo que deben hacer. Con el rápido ritmo de cambio en la industria, se debe tener en cuenta la variación para evitar la rigidez y la compartimentación excesiva. El grado de flexibilidad y agilidad puede estar determinado por la naturaleza y los plazos de un proyecto. La responsabilidad individual debe fusionarse significativamente con la responsabilidad colectiva para convertirse en un objetivo conjunto. Equilibrar los caracteres inherentemente competitivos de las personas es importante y también debe tenerse en cuenta.

En conclusión, para una integración exitosa de las unidades, la responsabilidad recae únicamente en la gerencia para empoderar adecuadamente a los líderes de su equipo y que estos ejerzan autoridad para representar a sus áreas, por un lado, y facilitar la estructura, los medios y los procesos que permitan la cooperación y la gestión colaborativa integral con otros departamentos, por el otro.