3 herramientas para asegurar una adecuada comunicación de las áreas

La comunicación de las áreas es una de las dimensiones más importantes que debe saber manejar toda empresa para garantizar el óptimo funcionamiento de su conjunto, y de ahí hacia el exterior, en donde se genera la verdadera interacción con sus clientes. De no prevalecer una buena comunicación interna, las relaciones externas se ven fácilmente vulneradas o limitadas y esto repercute necesariamente en los resultados comerciales.

Por supuesto que no todas las empresas responden a los mismos criterios y valores, porque los objetivos pueden variar sensiblemente entre unas y otras, además que no es lo mismo hablar de comunicación de las áreas en una multinacional que en una Pyme.

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Ya sea que dirijas una gran empresa o no, las herramientas que detallamos a continuación te serán de mucha utilidad para afianzar las relaciones con tu equipo de colaboradores, a fin de que estos puedan mantener un conocimiento más amplio de las novedades de cada área o sector y estar actualizados en tiempo real respecto a las tareas, procesos y proyectos en las que participan o tienen responsabilidades.

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Existen muchas herramientas que pueden ayudarte a mejorar la comunicación interáreas, pero queremos resaltar cuáles son las 3 herramientas puntuales que te podrían asegurar una comunicación de las áreas adecuada.

1. Gmail: el servicio de correo electrónico de Google.

Una de las herramientas más utilizadas para promover la comunicación de las áreas en una empresa es, sin duda, Gmail, la plataforma corporativa por excelencia de Google que permite el intercambio de mensajes por medio de un correo virtual que puede almacenar toda clase de archivos.

En un principio su capacidad de almacenamiento era de 15 GB únicamente, pero con el lanzamiento de Google Drive aumentó de manera notable, además de que proporcionó un software muy útil para guardar información de forma segura, siendo uno de los softwares de la nube preferidos por las empresas.

Una de las ventajas de Gmail es que utiliza un sistema de búsqueda de mensajes de texto simple y avanzado, y también permite realizar llamadas y videollamadas gratuitas desde el servidor. En la actualidad se indexa a Hangout y Meet, dos extensiones de chats y videochats, de las cuales Meet es la versión mejorada de Hangout.

Otra ventaja que posee Gmail es que está disponible para dispositivos móviles, aunque carece de algunas características del servicio tradicional.

2. Microsoft Teams: la plataforma integradora de comunicación creada por Microsoft.

Esta plataforma de comunicación unificada es un software colaborativo que contiene chats, videoconferencias, almacenamiento de datos, integración de aplicaciones con archivos para compartir, se enlaza junto a un paquete de Office por suscripción y admite extensiones con otras aplicaciones fuera de Microsoft.
Es una de las plataformas más requeridas por las empresas en los últimos años desde su lanzamiento en noviembre de 2016, debido a su capacidad de unificación con otras funciones que antes operaban por separado. Cabe destacar que adquirió una preponderancia significativa desde que se instaló la pandemia del COVID-19, porque al ser una plataforma que integra diversas funciones se adaptó positivamente a las necesidades de aislamiento y distancia social.

3. Slack: uno de los softwares para comunicación de áreas más elegidos por las empresas.

Se trata de una herramienta de comunicación en equipo que surge como una herramienta interna utilizada por la compañía Tiny Speck en el desarrollo de Glitch, un juego en línea actualmente obsoleto. Slack fue lanzado al mercado en agosto del 2013 y consiguió un registro de 8.000 clientes en las primeras 24 horas.

Los principales beneficios de Slack es que ofrece salas de chat organizadas por temas, al igual que de grupos cuidados y mensajería privada. Slack, además, integra una gran cantidad de servicios a terceros y respalda las integraciones hechas por la comunidad.

Las 3 plataformas integradas en una.

Hemos destacado hasta ahora las principales características de estas tres herramientas o plataformas virtuales que podrían fortalecer la comunicación de las áreas para obtener un mayor rendimiento y productividad en las empresas.

Sin embargo, aunque son bastante completas y presentan funciones que se adecúan muy bien a las exigencias comunicacionales, se advierten ciertas limitaciones como administrar algunas tareas y compartirlas con otros colegas en tiempo inmediato. En pocas palabras, cada una de estas herramientas cuentan con fortalezas que pueden ser potenciadas al integrarlas en una plataforma.

En los últimos años se han desarrollado diferentes softwares que admiten de manera amplia sincronizar las actividades que se realizan en las empresas y que permiten sacar provecho de las ventajas de cada una de las herramientas de comunicación mencionadas anteriormente.

Se trata de plataformas de gestión que permiten gestionar tareas, procesos, proyectos, correos y trabajos en equipo. Asimismo, la plataforma se adapta a una extensa gama de operaciones comerciales, incluidas marketing, ventas, atención al cliente, recursos humanos y producción de medios.

Con el avance de la pandemia, las organizaciones preocupadas por mantener un alto rendimiento se adhirieron a estas nuevas tecnologías, en pos de mejorar para el futuro la comunicación de las áreas, función imprescindible para el progreso y buen posicionamiento empresarial.