¿Qué es el método de las 5S?

El método de las 5S es una forma sistemática de gestión visual que utiliza de todo, desde cinta para el suelo hasta manuales de operaciones. No se trata solo de limpieza u organización; también se trata de maximizar la eficiencia y los beneficios. 

El método de las 5S es un marco que enfatiza el uso de una mentalidad y herramientas específicas para crear eficiencia y valor. Implica observar, analizar, colaborar y buscar residuos, y también implica la práctica de retirar los residuos. 

La metodología 5S se originó en Japón y fue implementada por primera vez por Toyota Motor Corporation. La metodología se desarrolló como una forma de hacer posible la fabricación justo a tiempo (JIT) . Este tipo de fabricación tiene como objetivo producir solo la cantidad de un producto que se necesita, cuando se necesita. 

Tener un lugar de trabajo organizado que utiliza señales visuales para mantenerse permite que la fabricación JIT se desarrolle sin problemas; en este tipo de entorno, es más fácil ver problemas y mover materiales de manera eficiente.

Hace referencia a cinco términos japoneses que se utilizan para describir los pasos del sistema 5S de gestión visual. Cada término comienza con una S. En japonés, las cinco S son Seiri, Seiton, Seis, Seiketsu y Shitsuke. 

1. Seiri (clasificar)

Ordenar es el primer paso en cualquier proceso 5S. El término se deriva originalmente de la palabra japonesa Seiri. Cada paso del método de las 5S tiene un objetivo asociado que se puede delinear específicamente para ayudar a guiar los esfuerzos. 

Para el paso de Ordenar, el objetivo es eliminar elementos innecesarios de la habitación, estación o espacio que se está organizando. Además, la fase de clasificación también tiene como objetivo proporcionar una pizarra limpia sobre la que construir y llevar a cabo los otros cuatro pasos.

Clasifica los materiales, conservando solo los elementos esenciales necesarios para completar las tareas. (Esta acción implica revisar todo el contenido de un espacio de trabajo para determinar cuáles son necesarios y cuáles pueden eliminarse. Todo lo que no se utilice para completar un proceso de trabajo debe salir del área de trabajo). 

2. Seiton (poner en orden)

El segundo paso de 5S es "Poner en orden", que se deriva del término japonés Seiton . Esta fase se centra en volver a colocar los elementos considerados esenciales en la fase de clasificación en la estación de trabajo o área de una manera específica y bien organizada. Más importante aún, Set in Order realmente se trata de encontrar los hogares más eficientes y sensibles para las herramientas y elementos dentro de esa área.

Cada vez que los colaboradores tienen que buscar una herramienta para completar su trabajo, se pierde tiempo y, por extensión, la empresa pierde dinero. Poner los elementos en orden de manera intencional y planificada es esencial para minimizar este tipo de pérdidas.

Asegúrate de que todos los elementos estén organizados y que cada uno de ellos tenga un lugar designado. Organiza todos los elementos que quedan en el lugar de trabajo de una manera lógica para que las tareas sean más fáciles de completar para los trabajadores. Esto a menudo implica colocar artículos en lugares ergonómicos donde las personas no necesiten doblarse o hacer movimientos adicionales para alcanzarlos.

3. Seiso (brillar)

Derivado del término japonés Seiso es "brillar", que significa barrer o desinfectar. Esta es la tercera etapa del método de las 5S. En primer lugar, la fase brillar es básicamente una limpieza completa y sin complejos de toda la estación de trabajo o el espacio. En esta fase, los colaboradores deben limpiar, quitar el polvo, pulir, barrer y pasar la aspiradora junto con cualquier otra cosa necesaria para lograr un orden perfecto.

Requiere de esfuerzos proactivos para mantener las áreas del lugar de trabajo limpias y ordenadas para garantizar un trabajo impulsado por un propósito. Esto significa limpiar y mantener el espacio de trabajo recién organizado. Puede involucrar tareas rutinarias como lavar las tazas de café luego de usarlas, ordenar la oficina, etc., o realizar el mantenimiento de maquinaria, herramientas y otros equipos.

4. Seiketsu (estandarizar)

Seiketsu, que en japonés significa "estandarizar", es el cuarto paso en el proceso de las 5S. Esta etapa se conecta directamente con algunos de los consejos finales de la sección "brillar", y eso se debe a que se basa en la idea de auditar y verificar los esfuerzos del método de las 5S con regularidad. 

La estandarización es esencialmente "el puente" entre brillar y el paso final de 5S, sostener. Al estandarizar el enfoque de las 5S, puedes garantizar que los esfuerzos de la organización se mantengan a largo plazo. No estandarizar los procedimientos puede hacer que el trabajo se vuelva descuidado con el tiempo y se pierda la eficiencia.

Crea un conjunto de estándares, tanto para tu empresa como para los procesos. En esencia, aquí es donde se toman las primeras tres S y se establecen reglas sobre cómo y cuándo se realizarán estas tareas. Estos estándares pueden involucrar horarios, gráficos, listas, etc.

5. Shitsuke (sostener)

El paso final, que se conoce como sostener o Shitsuke, se centra en seguir todos los pasos anteriores de 5S, incluidos los procedimientos estandarizados, y transformarlos en hábitos permanentes para garantizar una mejora continua. 

Tener un sistema básico en tu lugar no es suficiente, y la existencia del paso “sostener” es un testimonio de esto. Cuando los trabajadores deben hacer algo nuevo en el espacio de trabajo, no se convertirá en un hábito automático de inmediato; las personas necesitan tiempo para formar hábitos de larga data.

De esta forma, debes mantener nuevas prácticas y realizar auditorías para conservar la disciplina. Esto significa que las cuatro S anteriores deben continuarse a lo largo del tiempo. Esto se logra desarrollando un sentido de autodisciplina en los colaboradores que participarán en el método de las 5S.

Propósito del método de las 5S.

El propósito de 5S es hacer que un lugar de trabajo funcione mejor al permitir que se convierta en un espacio más fácil y agradable para trabajar. Esto ocurre al lograr que los espacios tengan sentido; las herramientas y los materiales se colocan en ubicaciones lógicas en función de quién los necesita, con qué frecuencia, etc. 

Los espacios se limpian con regularidad. La limpieza y la organización se convierten en hábitos. Cuando se usa correctamente, el método de las 5S finalmente consigue que los procesos sean más seguros y eficientes.

En conclusión, el método de las 5S es una alternativa de optimización de procesos muy eficaz para organizar mejor tu espacio de trabajo. Te permite clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar o auditar y, finalmente, sostener un modelo de trabajo mucho más funcional, dinámico y mejorado para obtener un rendimiento laboral más eficiente y una experiencia colectiva mucho más  colaborativa.