Mapeo de procesos: ¿Qué es? ¿Por qué hacerlo?

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El mapeo de procesos es un término que se usa para describir cualquier actividad involucrada en la identificación de lo que hace una empresa o departamento, quién es responsable de hacerlo, los estándares a los que se debe aplicar y cómo se medirán los éxitos. Este proceso se utiliza en muchos tipos de negocios para ayudar a las empresas a optimizar su producción, aumentar la rentabilidad, reducir el desperdicio y mucho más.

Las actividades utilizadas para el mapeo de procesos son parte de la gestión de calidad general del negocio. Cuando se realiza de manera correcta considerará un objetivo y ayudará a compararlo con los objetivos generales de la empresa para garantizar que todo el trabajo que se realiza ayude a lograr las metas comerciales. En definitiva, todo aquello que no contribuya a los principales objetivos de un negocio se considera desperdicio y, por tanto, será eliminado.

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Por qué el mapeo de procesos de negocio

Cuando las personas piensan en el mapeo de procesos, a menudo lo ven como una buena forma de documentar los procesos para que todos sepan cómo se hacen las cosas. Si bien este es sin duda uno de los beneficios de esta estrategia, no es el único. Las siguientes son algunas de las muchas razones por las que el mapeo de procesos es tan popular y por qué todas las empresas deben esforzarse por implementarlo en sus instalaciones.

  • Capacitación: los mapas de procesos pueden ser un componente clave de la capacitación de nuevos empleados. Se les pueden dar los mapas para que vean cómo se deben hacer las cosas.
  • Resolución de problemas: cuando hay problemas en el proceso, será mucho más fácil ver exactamente dónde están ocurriendo. Esto puede ayudar a encontrar soluciones a los problemas mucho más rápidamente.
  • Estandarización: la estandarización es una excelente manera de eliminar el desperdicio y garantizar la coherencia en todos los turnos, todas las instalaciones y en cualquier otro lugar donde de otro modo habría variación.
  • Panorama general: cuando se cuenta con un buen mapa de procesos, todos pueden ver el panorama general. Esto ayuda a cada departamento individual, o incluso a cada colaborador, a ver dónde encajan en el esquema general de las cosas.
  • Cumplimiento: en industrias con regulaciones, se puede usar un mapa de procesos para garantizar que todos cumplan con estas regulaciones en todo momento. El mapa en sí puede incluso entregarse a los inspectores para mostrar cómo se hacen las cosas y el cumplimiento de las normas.
  • Participación del equipo: al crear un mapa de procesos para una empresa, todos los empleados deben contribuir trabajando en los pasos en los que están involucrados. Esta participación del equipo puede ayudar a mantener a las personas involucradas e incluso identificar oportunidades de mejora que puedan existir.

Ejemplos de aplicación 

Una de las mejores formas de entender este concepto es mirar diferentes ejemplos de mapeo de procesos. Esto puede ilustrar cómo diferentes tipos de empresas se benefician de la estrategia.

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Mapeo de procesos para la fabricación: La industria manufacturera es uno de los lugares más comunes donde se utiliza el mapeo de procesos. En la industria de fabricación de automóviles, podría haber decenas o incluso cientos de procesos diferentes que deban mapearse. Al observar solo uno de los mapas posibles, es fácil ver cómo pueden ser beneficiosos. Por ejemplo, un proceso crea el marco de los vehículos. Cada modelo de vehículo necesita un marco diferente y, por lo tanto, un proceso diferente.

Un paso en cada proceso es ordenar o adquirir los materiales utilizados para el marco. El siguiente es fundir los metales para que se les pueda dar la forma correcta. Enfriar el acero, probar su resistencia, cortar las áreas necesarias y colocar el marco para que se puedan agregar otras piezas son pasos adicionales. En pocas palabras, todo lo que se necesita hacer en el proceso de fabricación es un paso dentro del mapa del proceso.

Mapeo de procesos para restaurantes: La industria de los restaurantes seguiría el mismo concepto general en el que cada actividad dentro del restaurante tiene su propia lista de pasos que deben tomarse. Esto comienza con el pedido de los ingredientes necesarios y pasa por las recetas reales que deben seguirse para hacer cada plato, el enchapado del plato y, finalmente, cómo se enviará a la mesa para los clientes.

Cada restaurante debe tener su propia lista de mapas de procesos para estandarizar la forma en que se hacen las cosas. Esto ayudará a garantizar que todos, sin importar en qué turno estén, hagan las cosas de la misma manera para que se hagan de manera eficiente y para que los clientes siempre obtengan el producto que esperan.

Mapeo de procesos para la oficina: En la industria bancaria, se puede realizar un proceso para encontrar un nuevo cliente y abrir una cuenta. Esto puede comenzar con publicidad para atraer nuevos clientes potenciales a una sucursal. Una vez que ingresan, los trabajadores del banco revisan el papeleo necesario para abrir la cuenta. Luego, se realiza cualquier comunicación de seguimiento u otro trabajo necesario para completar el proceso.

Este también es un buen ejemplo para mostrar cómo un paso del mapa de proceso puede conducir a otro. Una vez que se abre una nueva cuenta de ahorros, el mapa de proceso puede recomendar servicios adicionales para los clientes. Preguntarles si estarían interesados ​​en transferir sus cuentas de jubilación, hipotecas u otros servicios financieros puede ser una excelente manera de "vender" a los clientes. El uso del mapa de procesos puede recomendar los productos correctos según la información disponible sobre los clientes.

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