¿Cómo definir tu estructura de desglose de costos?

Una buena estructura de desglose de costos es un elemento fundamental de la gestión de proyectos. Ayuda a recuperar el control de los costos y asegura que los números cuadren en cada etapa del ciclo de vida de la gestión de proyectos.

A pesar de que la mayoría de las personas conocen la importancia del control de costos, muchos luchan por gestionarlo.

En esta guía, aprenderás los conceptos básicos de las estructuras de desglose de costos, comenzando con una definición, y consejos para gestionarlas fácilmente.

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¿Qué es una estructura de desglose de costos?

Una estructura de desglose de costos (o EDC) documenta todos los costos incurridos en un proyecto. Proporciona información detallada sobre los costos involucrados en cada etapa de la gestión de proyectos.

Ya sea que estés planeando un nuevo proyecto o trabajando con un presupuesto basado en costos estimados, una estructura de desglose de costos te permite ver cómo se suman los números.

En pocas palabras, una estructura de desglose de costos te ayuda a recuperar el control de los costos y organizar los presupuestos del proyecto. Aunque puedes realizar un seguimiento de estos números manualmente, hay una manera más fácil de obtener tu estructura de desglose de costos.

Cómo dominar tu estructura de desglose de costos en 5 pasos sencillos

Crear tu propia estructura de desglose de costos no tiene por qué ser complicado. Aquí hay cinco pasos clave para crear tu propia estructura de desglose de costos.

Paso 1: Analiza el ciclo de vida de tu proyecto

Antes de poder identificar los costos, debes determinar en qué consiste cada etapa de tu proyecto. El ciclo de vida del proyecto tiene cinco etapas clave:

• Fase uno: Inicio. La fase de inicio es donde identificas una necesidad o problema empresarial y una posible solución.
• Fase dos: Planificación. La fase de planificación es donde se descompone el trabajo que describiste en la fase de inicio en partes manejables.
• Fase tres: Ejecución. La fase de ejecución es donde gestionas los recursos del proyecto, los plazos, los presupuestos y las partes interesadas.
• Fase cuatro: Control. En esta fase, te enfocarás en cada parte del proyecto para ver si algo se está desviando.
• Fase cinco: Cierre. Como su nombre indica, la fase de cierre es donde revisas el éxito del proyecto. 

Paso 2: Estima los costos de tu proyecto

El siguiente paso es estimar el costo del trabajo para cada tarea o actividad en cada etapa de tu ciclo de vida de gestión de proyectos. Por ejemplo, los costos durante la etapa de inicio podrían incluir la elección de la plataforma de gestión de proyectos Work OS.

Vale la pena señalar que estimar los costos para diferentes tareas puede ser un desafío, especialmente si no estás directamente involucrado en la implementación de esas tareas específicas. Afortunadamente, existen varias técnicas diferentes para ayudarte a estimar costos, incluida la estimación paramétrica, una de las herramientas de estimación basadas en fórmulas que se basan en datos de proyectos anteriores.

Una vez que hayas estimado los costos de trabajo para todas las etapas del ciclo de vida de gestión de proyectos, puedes utilizarlos para calcular los costos finales de tu proyecto.

Paso 3: Agrega un margen de contingencia

Sin importar cuán precisas sean tus estimaciones, siempre vale la pena agregar un margen de contingencia.

Por ejemplo, uno de los miembros de tu equipo podría enfermarse, lo que les impediría completar una tarea a tiempo. Agregar un margen de contingencia mejorará la precisión de tu estructura de costos cuando ocurran cambios.

Consejo de monday.com: Sugerimos incluir los costos generales en tu estructura de desglose de costos, de modo que obtengas una estimación precisa de lo que necesitarás y gastarás.

Cuando hablamos de costos generales, nos referimos a varios costos que no están específicamente relacionados con una tarea, pero son importantes para la empresa y el proyecto, como los costos administrativos.

Paso 4: Verifica la coherencia

También es buena práctica verificar tus estimaciones con respecto a tu presupuesto disponible. Entonces, una vez que hayas creado tu estructura de desglose de costos, verifica si el costo estimado total coincide con tus estimaciones iniciales.

Si tu estructura de desglose de costos resulta ser más alta, siempre puedes buscar formas de gestionar los costos.

Paso 5: Agrega los costos a tu plataforma de gestión de proyectos

El último paso en la creación de una estructura de desglose de costos es asignar los costos a tu plataforma de gestión de proyectos. Por ejemplo, en monday.com puedes agregar costos a cada elemento individual de tu proyecto, configurar fórmulas, automatizaciones para cuando excedas el presupuesto y mucho más.

En lugar de depender de hojas de cálculo desordenadas, agregar costos a tu software de trabajo proporciona visibilidad y transparencia a las partes interesadas clave y una comprensión mucho mejor de los costos para cada etapa del proyecto.

En la siguiente sección, te guiaremos en este proceso con más detalle.

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Gestiona tu estructura de desglose de costos en monday.com

Una vez que tengas un enfoque sólido para gestionar tu estructura de desglose de costos, tendrás un mejor control de los costos del proyecto para evitar exceder el presupuesto. Aunque el proceso puede parecer abrumador, puedes utilizar monday.com Work OS para ayudarte en el proceso.

Al asignar costos a tareas individuales en un tablero de proyecto, podrás acceder a los datos de tu estructura de desglose de costos en una fracción del tiempo. Lo genial de esto es que puedes sumar los costos en partes, de modo que puedes crear un costo total para un proyecto o para un nivel específico de tarea.

Puedes utilizar una columna de números para establecer objetivos de presupuesto y otra columna de números para ver lo que has gastado.

Además, no tienes que hacer cálculos cada vez que desees saber dónde te encuentras. Puedes agregar una fórmula "If", que toma la diferencia entre los dos números y envía el mensaje "Dentro del presupuesto" cuando estás por debajo o has alcanzado el presupuesto previsto, o "Sobre el presupuesto" cuando lo has superado.

Asimismo, para reducir la cantidad de trabajo manual que tú y tu equipo necesitan hacer, puedes agregar automatizaciones como fechas de vencimiento y recordatorios, tareas y eventos recurrentes, ¡y mucho más!

Finalmente, los paneles son un excelente lugar para mantener todos tus costos en un solo lugar. Incluso puedes conectar varios tableros a un solo panel para comparar y contrastar estadísticas, números y progreso.

Ahora que sabemos cómo gestionar tu estructura de desglose de costos, echemos un vistazo a algunas preguntas frecuentes a continuación.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo se crea una estructura de desglose de costos?

Puedes crear una estructura de desglose de costos estimando cuánto crees que costará completar cada tarea en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Básicamente, si sumas los valores de cada una de esas tareas del proyecto, podrás calcular en cualquier nivel cuánto costará en total el proyecto.

¿Cuál es el propósito de una estructura de desglose de costos?

Los presupuestos son una parte integral de un proyecto. El propósito general de una estructura de desglose de costos es ayudarte a gestionar los costos de la gestión de proyectos de manera efectiva. Puedes tener un mejor control sobre tus presupuestos y otros costos, así como una vista más clara de cualquier gasto excesivo.

¿Para qué se utiliza una estructura de desglose de costos?

Las estructuras de desglose de costos son una parte crucial de la planificación y gestión de proyectos, ya que te permite obtener una mejor comprensión de cuánto gastas y en qué gastas el presupuesto de tu proyecto. Del mismo modo, una sólida estructura de desglose de costos facilita la comprensión de cómo un proyecto se está desarrollando en comparación con el plan.

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Simplificando las estructuras de desglose de costos

Las hojas de cálculo son populares para las estructuras de desglose de costos, pero tienen limitaciones que pueden no hacerlas la mejor opción para todos. Por lo general, las hojas de cálculo no son fáciles de compartir, no son amigables para el usuario y visualizar costos es difícil.

En contraste, el uso de una plataforma como monday.com para dividir los costos en tu plan de proyecto proporciona una vista mucho más clara y una gestión de costos más efectiva.

Puedes ver una vista comprometida del gasto en elementos específicos en un tablero de proyecto y ver cómo se acumulan los costos en general al combinar varios tableros en un panel. Nuestra plantilla de gestión de costos de proyecto es un excelente punto de partida.