Errores frecuentes de las empresas al elegir un software de gestión

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En artículos anteriores te hemos contado cuáles son los diferentes aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software. Pero... ¿es lo único que debes tener en cuenta?

<<< Comunicación entre departamentos: ¿Cómo mejorarla? >>>

Aquí te listamos 6 errores que suelen tener las organizaciones en el momento de elegir un software:

1- Resistencia al cambio: es totalmente normal y saludable que exista resistencia a los cambios en las empresas. De hecho, es el mecanismo de defensa a los riesgos. No obstante, debemos saber que nada se mantendrá igual y para sobrevivir debemos atravesar los cambios de la manera menos turbulenta posible. Para ello, es menester que los colaboradores puedan ver valor en cambiar, es decir, es necesario que puedan entender y ser conscientes de cuáles serán los beneficios del cambio.

2- Falta de tiempo: en la vorágine del trabajo, las personas que toman estas decisiones suelen tener dificultades para disponer de tiempo para analizar las soluciones de software. Realizar una demostración y analizar los puntos clave que debe tener una plataforma para que atienda las necesidades de la compañía, requiere un tiempo considerable. En este caso, se deben tener en cuenta cuáles serán las consecuencias de continuar así, es decir: ¿es sostenible seguir trabajando de esta manera? Si la respuesta es no, entonces no se trata de falta de tiempo, sino de un mal uso del tiempo: ¿estamos priorizando bien?.

Por otro lado, apoyarte en el consultor te hará ganar tiempo y te permitirá aprovechar su experiencia con otras empresas.

3- Necesidad: asociar la necesidad con una solución sin asesoramiento previo, teniendo en cuenta que es una decisión de impacto organizacional, puede considerarse algo demasiado descabellado. Generalmente lo que lleva a las empresas a buscar una solución de tecnología, está asociada a un problema de procesos. Se trata de un obstáculo que el software no resolverá. Con lo cual, para que la implementación de una herramienta sea exitosa, es crucial contar con un claro mapa de procesos en términos de responsabilidades, tareas, tiempos y comunicación.

4- Autoridad: delegar la tarea a colaboradores que no tienen la responsabilidad de tomar la decisión es definitivamente un camino ineficiente ya que termina dilatando aún más el proceso. Todos sabemos que la comunicación indirecta entre las personas genera agotamiento y frustración. La persona que toma la decisión debe tener contacto directo con el consultor para que no haya errores en el tráfico de información y en los acuerdos de negociación.

5- Presupuesto: no asignar un presupuesto previo, conduce a que el consultor no pueda entender cuales son las posibilidades viables para ayudarlo. En el mercado, todas las necesidades pueden resolverse con diferentes alternativas: algunos productos o servicios representan una mayor inversión que otras según el nivel de alcance y complejidad de los mismos. Transmitir al consultor un presupuesto asignado, le permitirá ofrecer una solución acorde.

6- Falta de confianza en el consultor: no transmitir de manera transparente la necesidad, dificulta que el consultor pueda entender cuál es la solución más adecuada para resolver verdaderamente el problema. Quizás esta falta de confianza se deba a creer que el consultor únicamente querrá vendernos un software. Pero lo cierto, es que hay una tendencia de las consultoras de negocio a trabajar con una metodología inbound: los comerciales se enfocan en resolver verdaderamente la necesidad para deleitar al cliente con la solución. Esta filosofía coloca al cliente en el centro, para generar una relación de largo plazo.

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Que tengas en cuenta estos errores, el por qué y el cómo enfocar la solución te ayudará a realizar una excelente selección de software.

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