¿En qué consiste la metodología PRINCE2 en gestión de proyectos?

PRINCE2 (acrónimo de Projects In Controlled Environments, Proyectos en entornos controlados en español) es una metodología de gestión de proyectos. Está centrado en la organización y el control de todo el proyecto, desde su inicio hasta su final.

Este enfoque de trabajo está basado en los productos, por lo que los proyectos se centran en obtener resultados concretos.

PRINCE2 es aplicable a todo tipo de empresas y proyectos,  permitiendo guiar el cómo, para centrarse en la gestión propiamente dicha. Es una metodología basada en siete principios fundamentales.

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Historia de PRINCE2

PRINCE2 tuvo sus orígenes en 1979, cuando el Centro de Informática y la Agencia de Telecomunicaciones del Gobierno Reino Unido adoptó el sistema PROMPTII para gestionar todos su proyectos, el cual luego derivó en PRINCE2. Desde entonces se ha convertido en el estándar para gestión de proyectos en distintos países.

PRINCE2 admitió distintas evoluciones con el correr de los años, por lo que el método actual tiene su origen en las modificaciones de 1996. Numerosas veces fue revisado y actualizado, sin embargo fue pensado y desarrollado en un inicio para proyectos TIC.

En 2009, se sentaron las bases que se usan en la actualidad, facilitando su aplicación. 

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Principios de PRINCE2

Con el tiempo, PRINCE2 revistió ciertas modificaciones. En la actualidad, se basa en los siguientes principios:

1- Justificación comercial: Al trabajar con esta metodología, los proyectos deben tener un objetivo claramente definido, como así también una evaluación de los costos que cumplir ese objetivo demandará.

2-  Aprendizaje continuo: Una premisa de PRINCE2 es el aprendizaje continuo en cada fase, puesto que busca la formación y la mejora continua de aquello que se propone.

3- Responsabilidades y roles definidos: En este caso, los  encargados del proyecto deben definir los roles y responsabilidades de los individuos de su equipo. 

4- Planificación en etapas: En PRINCE2, el proyecto se divide en etapas donde luego se recolecta lo aprendido en cada una de ellas, como también se genera un resumen de los resultados que puede servir para otros proyectos posteriores. Es decir, el proyecto se planifica, supervisa y se controla en cada etapa, separando una planificación detallada a corto plazo y una planificación general a largo plazo.

5- Requisitos de referencia: Las métricas de referencia se definen al inicio del proyecto en cuestión. Esto involucra los plazos, los costos y riesgos que puedan suscitarse. 

6- Gestión de la calidad: PRINCE2 se centra en la calidad del producto, por lo que hay una revisión que analiza si los proyectos cumplen los requisitos. Todos los implicados en el proyecto definen el producto y es aceptado según los criterios establecidos.

7- Enfoque personalizado: PRINCE2 es adaptable a cada proyecto, por lo que el control y planificación se personaliza en función de cada uno, su alcance y tamaño del equipo. Por esto, es fundamental su capacidad de moldearse al entorno, tamaño, nivel de complejidad, importancia y nivel de riesgo que demanda cada proyecto.

Fases

¿Cómo se trabaja empleando PRINCE2? Así como cuenta con siete principios, también al aplicar esta metodología, se desglosan siete fases de orden consecutivo:

1- Puesta en marcha del proyecto: El proyecto se encarga y se envía un briefing detallado del mismo, donde se tratan las acciones, los recursos y la mano de obra, entre otros recursos necesarios para ejecutar el proyecto. El mismo debe contar con la aprobación para poder iniciarse.

2- Dirección del proyecto: El comité del proyecto evalúa los briefings del proyecto, en relación a la justificación comercial y la viabilidad. Se decide cómo se delegaran las tareas.

3- Inicio del proyecto:  Se crea la documentación, la cual incluye el plan del proyecto contemplando costos, tiempos, calidad, alcance, riesgos y ventajas. Los documentos de iniciación se envían al comité del proyecto para su aprobación.

4- Control de fase: Se divide el proyecto en lotes de trabajo, los cuales cada equipo debe trabajar. El Project Manager supervisa el progreso de los mismos y se encarga de corregir errores.

5- Gestión en la entrega de productos: Se comprueba el progreso según el briefing del proyecto y se asegura de que los productos cumplan con las expectativas de calidad de PRINCE2. El comité del proyecto evalúa los lotes de trabajo finalizados.

6- Gestión de los límites de las fases: Cada fase es revisada para así asegurarse que el proyecto avance según lo previsto. Se decide si pasar a la siguiente fase y las mejoras que pueden implementarse en cada una.

7- Cierre del proyecto: Finaliza el proyecto y se generan los informes correspondientes.

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Ventajas

Gestionar proyectos con PRINCE2, cuenta como ventaja una mayor organización, ya que se basa en un control total de todo el proyecto durante  la duración del mismo. Además, permite cierta flexibilidad en la toma de decisiones como también revisiones periódicas de cómo se direcciona el progreso del mismo. 

Una de sus principales ventajas consta de una identificación de roles de todos los participantes del proyecto, por lo que cada uno sabe exactamente qué tarea cumple, sus funciones y responsabilidades, además del rol del Project Manager.

Por su parte, esta metodología es ideal para sortear ciertas complicaciones, ya que contempla una gestión de riesgos que puede ser tenida en cuenta en momentos difíciles. Además, es fácil de combinar con metodologías ágiles.

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Desventajas

PRINCE2 no es recomendable de aplicar en proyectos que deban entregar resultados en corto plazo, porque cuenta con varias etapas a cumplir. Se trata de una metodología de aplicación lenta. Además, todos los cambios requieren ser justificados, con documentación específica que justifique dicha modificación.