Cómo elegir un software de centro de llamadas adecuado para tu equipo

El software de centro de llamadas adecuado ayuda a generar confianza en los vendedores desde la prospección de ventas hasta el cierre del trato. Los centros de llamadas de ventas dedican sus horas de trabajo a afinar sus procesos de ventas con el objetivo de generar leads de calidad para transmitirlos a los vendedores que pueden cerrar el trato. Los ciclos de ventas más cortos dan a los vendedores más tiempo para realizar más ventas. Cuanta más información tengan los representantes del centro de llamadas, más fácil será personalizar las llamadas de ventas para que no parezcan falsas.

La prospección es un juego de números en el que la calidad de las llamadas de ventas cuenta aún más que el volumen. La clave para optimizar tus llamadas de ventas es usar un software que sea intuitivo y procesable. Un sistema telefónico basado en la nube o un sistema telefónico VoIP , junto con las herramientas de software integradas, brindan a los usuarios toda la información que necesitan para que puedan manejar las llamadas de manera eficiente y establecer el camino hacia el siguiente paso del ciclo de ventas.

Pros y contras de los centros de llamadas de ventas

Un centro de llamadas para ventas es un acuerdo en el que un equipo dedicado de personas realiza llamadas salientes para generar clientes potenciales, mantener los clientes potenciales comprometidos o finalizar las ventas. Los gerentes del centro de llamadas aceptan la responsabilidad de contratar a los empleados y capacitarlos. También mantienen el software del centro de llamadas y las operaciones del centro de llamadas. Estos funcionan bien para empresas grandes, pero también deben evaluarse para operaciones pequeñas y medianas.

Los siguientes pros y contras deberían darte una idea de si un centro de llamadas para ventas es adecuado para su organización o no:

Pros

• El costo de la mano de obra a veces es más bajo, dependiendo de la ubicación de su centro de llamadas y si empleas equipos distribuidos .
• Los gerentes del centro de llamadas controlan todos los problemas de personal, incluida la contratación, la programación, la capacitación y el monitoreo.
• Hay menos gastos generales para el software y la infraestructura.
• Si tu equipo es completamente remoto, puedes contratar representantes de llamadas en varias zonas horarias, lo que abre las ventas a nivel mundial.
• Es más fácil manejar el volumen de llamadas si tienes la opción de usar un centro de llamadas para manejar el desbordamiento durante los períodos pico.

Contras

• Los centros de llamadas, cuando están separados de las otras funciones comerciales, pueden carecer de una sensación personalizada o informada si no están bien integrados.
• Los representantes de llamadas que están mal capacitados pueden no tener conocimiento de la empresa, los productos y los servicios.
• Se deben tomar medidas especiales para garantizar el bienestar de los empleados. Iniciar conversaciones todo el día requiere excelentes habilidades sociales y empatía, que cuando se sobrecargan pueden provocar desgaste.
• Los empleados deben estar capacitados para manejar información confidencial y saber cómo cumplir con varias leyes estatales y / o federales con respecto al trabajo del centro de llamadas .
• Los representantes del centro de llamadas no siempre trabajan en el mismo edificio, lo que dificulta que los equipos se comuniquen y colaboren.

Evaluación del software del centro de llamadas para respaldar la prospección de ventas

El software de centro de llamadas adecuado brinda soporte a los representantes del centro de llamadas para ayudarlos a alcanzar sus objetivos de ventas de manera más eficiente. También ayuda a atraer clientes potenciales de la más alta calidad.

Aquí hay una lista de funciones que ayudarán a tus representantes:

• Integración CRM. Cuando se combina con un sistema telefónico, los usuarios pueden realizar llamadas salientes directamente desde su sistema CRM.
• Aplicaciones para iPhone y Android. Permite a los vendedores realizar llamadas salientes desde el sistema CRM desde sus teléfonos móviles.
• Etiquetado de llamadas. Se puede etiquetar las llamadas con diferentes colores para personalizar las actividades, de modo que los vendedores conozcan el contexto de cualquier llamada de seguimiento o tickets relacionados. Si tu CRM está configurado con el sistema telefónico, las etiquetas de llamada pueden seguir al CRM.
• Haz clic para marcar. Los usuarios pueden simplemente hacer clic en un número de teléfono para realizar uaa llamada telefónica. Esta función también se llama hacer clic para hablar, hacer clic para llamar y también se puede usar por chat o texto.
• Grabaciones de llamadas. Las llamadas se graban y se pueden compartir con fines de entrenamiento para métricas como la proporción de hablar y escuchar, la duración del guión, la cantidad de preguntas formuladas, etc.
• Transcripción. Ayuda a los supervisores a analizar las conversaciones de ventas para capacitar al personal sobre cómo los mejores empleados cierran tratos, resuelven problemas y manejan llamadas desafiantes, etc.
• Registro automático de llamadas. El software que registra automáticamente las llamadas a medida que ingresan y las etiqueta como entrantes, salientes, respondidas, no respondidas, duración de la llamada y disposición de la llamada (notas, seguimientos, etc.).
• Identificador de llamadas. Muestra el nombre, el número de teléfono, las notas y otra información contextual de la persona que llama. Actualiza automáticamente el sistema con nuevos números en todas las bases de datos integradas.
• Analítica. Comprender el volumen de llamadas y la distribución a cada representante te ayudará a administrar mejor la estacionalidad, sin mencionar a reconocer a los mejores e identificar áreas de mejora.

Mejores prácticas de prospección de ventas

Las mejores prácticas para las ventas han evolucionado a medida que el software ha permitido a los centros de llamadas acceder a métricas más completas. Los de alto rendimiento utilizan las siguientes cinco mejores prácticas con regularidad para mantener altas sus cuotas de ventas.   

1. Conoce tu mercado objetivo y crea buyer personas. Los mejores vendedores tienen una descripción en sus mentes sobre quién es su cliente ideal. No todos los clientes potenciales cumplirán con esa definición. Es importante conocer las objeciones comunes y tener una estrategia para superarlas.
2. Los clientes son tu mejor recurso para referencias, así que solicítalos. Un análisis de Harvard Business Review mostró que el 84% de los compradores B2B comienzan su proceso de ventas con referencias. Las referencias ayudan a acortar el ciclo de ventas, generar clientes potenciales de mayor calidad y cerrar ventas más grandes.
3. Asigna el tiempo que dedica a la prospección por igual cada mes. No cometa el error de posponer la prospección al comienzo del trimestre y apresurarse para cumplir con las cuotas de llamadas en las semanas previas al final del trimestre.  
4. Automatiza los procesos manuales que consumen mucho tiempo. Con el software adecuado, la entrada de datos automatizada ahorra una gran cantidad de tiempo en comparación con la entrada manual. 
5. Revisa la información de los prospectos y hable con ellos por teléfono. Es más fácil construir una relación con un cliente potencial cuando puedes escuchar una voz humana. Al prepararse mucho antes de la llamada, los vendedores estarán listos para impulsar a los clientes potenciales a la siguiente capa en el embudo de ventas.