Por qué, cómo y dónde se pierde el tiempo en el trabajo

En la época actual es muy común trabajar durante muchas horas, superando en gran medida a la jornada de 8 horas diarias, lo cual no significa que este desbalance “balancee” a favor de la productividad en el trabajo, sino todo lo contrario.

Existe un gran número de factores que interfieren en la productividad de una empresa, así como en la motivación de su equipo a ser productivo. Estos factores limitan el rendimiento individual, el cual se propaga al normal funcionamiento y rendimiento a nivel colectivo, que es el bastión de guerra de toda empresa.

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¿Por qué se pierde el tiempo en el trabajo?

Todos en algún momento perdemos tiempo en el trabajo sin darnos cuenta. Al principio, lo que parecería una cuestión de unos pocos minutos termina convirtiéndose en un cuarto de hora, y si sumamos estos cuartos de hora en la semana llegamos a la alarmante conclusión de que perdimos un tiempo valioso que podríamos haber empleado en avanzar en algún proyecto, completar una tarea pendiente o ejecutar alguna revisión.

La respuesta a la pregunta no es sencilla, puesto que las razones por las cuales se pierde el tiempo en el trabajo son diversas en cada individuo, dependiendo en gran medida del entorno laboral o del grado de motivación de los empleados. En este sentido, es posible que la responsabilidad no sea únicamente del trabajador sino del modelo estructural de la empresa que impone una rutina predeterminada, sin novedades ni desafíos para el intelecto.

De esta forma, el hecho de que el personal se aburra trabajando en una empresa ya es un motivo suficiente para perder el tiempo involuntariamente, como una forma de evadir las responsabilidades que no nos generan satisfacciones. Ahora bien, entre las posibles causas de perder tiempo en el trabajo enumeramos las siguientes:

• Una rutina laboral repetitiva, monótona y aburrida: si nos acostumbramos a repetir por mucho tiempo la misma rutina laboral sin variaciones ni encarar nuevos desafíos de aprendizaje, terminaremos buscando cualquier excusa para no enfocarnos en nuestro trabajo, y entonces el tiempo se pierde inexorablemente.
• Realizar un trabajo que no nos gusta y que hacemos puramente por obligación o necesidad: puede pasar que al trabajar en el lugar equivocado estemos menos motivados que aquellos que sí gustan de su trabajo, independientemente de si es aburrido o no. 
• Convivir en un ambiente laboral poco saludable o desintegrado: generalmente, se hace muy difícil trabajar en paz o establecer relaciones solidarias con el resto del equipo si no existe un clima de cordialidad estable.
• Falta de organización y orden en el trabajo: aunque parezca una pérdida de tiempo, es justamente lo contrario. Implementar anotadores o recordatorios facilita la ejecución de cualquier tarea asignada por más aburrida e indeseable que parezca. De esta manera se gana en tiempo y productividad porque agendamos cada actividad para determinados momentos y así creamos un plan de trabajo diario.
• Carencia de objetivos: como en el caso anterior, la falta de un esquema de actividades en nuestra rutina laboral hace que no sepamos por dónde empezar. Esto es muy frecuente que ocurra en un primer empleo o al comienzo de un nuevo trabajo cuando no se tiene un conocimiento global de todas las tareas que se deben realizar. De esta forma, se tiende a ejecutar primero las actividades más simples y postergar las más complicadas. Una solución sería anotar los objetivos del día, de la semana y del mes en una agenda manual o virtual.
• Acumulación de tareas que deberían ser delegadas a otros: nadie es superdotado o todopoderoso para realizar todas las tareas de una empresa. Hay que buscar un equilibrio y hacer lo que estrictamente nos corresponde y nadie más puede, pero aquello que no es fundamental que hagamos, lo podemos delegar con la supervisión adecuada. Así ganaremos tiempo en el trabajo para lo verdaderamente importante.
• Distracciones permanentes: una causa bastante común de perder tiempo en el trabajo es no poder controlar las interrupciones que juegan como distractores varias veces al día. En todo entorno laboral surgen imprevistos, pero debemos sobreponernos a ellos diciendo “no estoy para nadie” cuando sea necesario y continuar nuestra marcha según lo estipulado. De lo contrario, no alcanzaremos las metas propuestas durante el día y viviremos frustrados. 

¿Cómo se pierde tiempo en el trabajo?

Generalmente las mismas causas antes mencionadas propician el escenario ideal para que se pierda el tiempo en el trabajo. Por ejemplo, una rutina aburrida o trabajar en lo que no nos gusta hará que utilicemos el celular más de la cuenta con la intención inconsciente de evadirnos de las responsabilidades.

Un entorno laboral poco armónico favorecerá, a su vez, que establezcamos alianzas innecesarias y conspiracionistas para “sobrevivir” en el trabajo, y entorpecer el resto de nuestras actividades si constantemente nos enfocamos en reprimir emociones negativas.

Por otra parte, la falta de organización y objetivos aumentarán los periodos de tiempo improductivos en el trabajo, generando lapsus de indecisión e incertidumbre sobre cómo abordar una actividad, que a largo plazo pueden devenir en trastornos de ansiedad. 

Las distracciones suelen ser los mayores generadores de tiempo perdido, ya que interrumpen de manera brusca nuestras labores y cuesta retomar después el ritmo y la concentración. Una llamada o mensajes recibidos en horario laboral son un claro distractor. También las conversaciones superficiales fuera del horario de descanso desvían el curso de nuestros objetivos a cumplir.

¿En qué circunstancias se pierde el tiempo en el trabajo?

Existen diversas situaciones o circunstancias donde podemos perder tiempo en el trabajo: 

• Cuando una empresa pierde los objetivos desmotiva el compromiso que sostuvieron sus colaboradores en un principio: para que una empresa perdure en el mercado, ante todo debe tener claros sus objetivos porque de lo contrario se estanca. En este sentido, cuando una empresa pierde el rumbo en sus objetivos es muy factible que esta incertidumbre se extienda al equipo de colaboradores, propiciando una apatía tal que genere un bajo rendimiento y productividad en sus actividades. 

El resultado de esta desviación o pérdida de los objetivos es colaboradores poco comprometidos y dispersos que no responden a objetivos claros sobre los cuales operar.

• Cuando una empresa es reticente a los cambios y no invierte en implementar nuevas tecnologías para optimizar las tareas, sus colaboradores tienden a perder más tiempo en el trabajo y la empresa en productividad: es normal que las empresas más conservadoras y que a lo largo de su trayectoria hayan mantenido un mismo modelo empresarial con éxito eviten arriesgar su capital invirtiendo en tecnologías. Sin embargo, para sobrevivir en la era digital es imperioso adaptarse, renovando viejas fórmulas de realizar las actividades. 
• Parte de esta adaptación implica capacitar a un equipo de trabajo en las nuevas metodologías, a fin de lograr una respuesta positiva a la hora de ejecutar las tareas habituales de una empresa. Para cualquier colaborador de empresa recibir una capacitación implica un estímulo intelectual y un desafío de superación. Cuando no se implementan nuevas tecnologías ni se capacita al equipo para mejorar la productividad, la consecuencia directa es perder más  tiempo en el trabajo  

Hasta aquí te contamos, en esta resumida síntesis, por qué, cómo y dónde se pierde tiempo en el trabajo. El primer paso para lograr una mayor productividad en lo que realizas está en poder identificar las causas que te llevan a ser improductivo, y reconocer las acciones que consumen gran parte de tu tiempo. 

En un artículo posterior te estaremos contando qué puedes hacer para mejorar tu productividad y alcanzar esas metas que tienes y que, hasta hoy, te cuestan concretar.