Mapeo de procesos: 9 etapas que debes tener en cuenta

En artículos anteriores, definimos un mapeo de procesos como un término que se utiliza para describir cualquier actividad involucrada en la identificación de las actividades de una empresa, quién es responsable de realizarlo, los estándares a los que apunta y el modo de medir los éxitos. Teniendo en cuenta esta definición práctica, el objetivo en esta publicación es de hilar un poco más fino, es decir, revelarte los pasos de una guía comprensible acerca de cómo ejecutarlo y de forma eficaz.

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Mapear un proceso paso a paso consiste en diseñar el flujo de tus actividades. Es una representación fiel de la situación actual del proceso, que permite, mediante un análisis previo, implementar mejoras necesarias para ayudar a las empresas a cumplir sus objetivos estratégicos, optimizar la producción, aumentar la rentabilidad, ahorrar en tiempo y recursos, entre otros beneficios.

1. Determinar los objetivos:

Dentro de toda la cadena de valor de la empresa, cada proceso posee un objetivo específico que cuando se tiene en cuenta en todas las actividades de la organización, contribuye para alcanzar sus objetivos finales.

En este aspecto, tenemos que comprender la función que cumple dentro del proceso, respecto a los límites de su actividad: ¿cuál es el motivo de su existencia?

2. Identificar las entradas del proceso.

Las entradas o “inputs” son todos los elementos ingresantes que se modifican durante el proceso de añadir valor a la cadena de producción. Pueden ser recursos físicos, recursos humanos o de información y datos, por ejemplo. Pueden clasificarse de la siguiente forma:

• En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio se relaciona de forma directa.
• Aleatorio: representan entradas potenciales al sistema.
• Retroacción o retroalimentación: entradas que modifican el funcionamiento futuro del sistema, a partir del control de las salidas producidas dentro del sistema.

3. Identificar los clientes del proceso.

Identifica a los clientes y su jornada en el proceso. Luego, presta atención a los “momentos de la verdad”, que son aquellas interacciones con tus clientes que crean una percepción del valor.

4. Identificar las salidas del proceso.

Las salidas o “outputs” son las entregas que se producen al final de cada proceso. Las mismas agregan valor a lo largo de la cadena de producción, hasta culminar en el producto final o servicio de la empresa.

Muchos se confunden y ven las salidas como algo físico y tangible, como una parte o un producto. De hecho, las salidas pueden ser de varios tipos, tales como gráficos, datos, toma de decisiones, aprobaciones y muchas otras.

5. Identificar los componentes del proceso.

Todos los recursos utilizados en el proceso y que colaboran en la transformación de entradas en salidas se consideran componentes del proceso y pueden ser materiales, energía, maquinaria, recursos humanos, metodologías, tecnologías y muchos otros.

6. Identificar los proveedores del proceso.

Si hay entradas, hay alguien encargado de encaminarlas al inicio del proceso. Solo así, esa persona podrá empezar a transformarlas en salidas. Al igual que los clientes, hay dos tipos de proveedores:

• Proveedores internos: individuos o grupos dentro de una empresa que entregan las entradas o los componentes de un proceso.
• Proveedores externos: empresas o particulares que suministran la organización con los insumos, servicios y materias primas.

7. Comprender los límites del proceso.

Los límites son los puntos extremos de un proceso, es decir, cuando se inicia y cuando finaliza. El inicio del proceso se caracteriza por la recepción de las entradas y su terminación ocurre con la entrega de las salidas.

Debe tenerse en cuenta que los involucrados en el proceso solo empiezan a tener control sobre este al recibir las entradas y, del mismo modo, ya no tienen más control en el momento en que se efectúan las salidas.

8. Documentación del proceso realizado.

Para documentar los procesos, una de las formas que se recomiendan es la implementación de un diagrama de flujo. En este punto, es muy importante que toda la información recopilada hasta la fecha esté documentada y sea analizada por todos los involucrados, que deben estar de acuerdo con lo determinado por el equipo de trabajo.

9. Identificar y seleccionar las mejoras que necesita el proceso.

Llegado a este paso, para determinar la eficacia de un mapeo de procesos, se debe atender a lo que funciona y a lo que no funciona en el proceso, señalando obstáculos, retrasos o incumplimientos que ayuden a identificar aquellas actividades problemáticas o críticas de las que verdaderamente aportan valor.

A continuación, se deberás supervisar cada mejora aplicada a un proceso y evaluar los resultados en el tiempo.

Esta guía resumida reúne los principales pasos a seguir para realizar un mapeo de procesos de manera completa y específica. Te permitirá establecer e identificar las prioridades y necesidades que tu empresa busca impulsar, a instancias de hacer tus procesos más productivos y de mayor alcance para tus clientes.