Industria de la construcción: ¿Cómo gestionar los distintos proyectos?

El ciclo de vida de un proyecto de construcción, sus costos y los beneficios de la planificación inicial hasta la disposición del resultado de la obra son relevantes para la toma de decisiones. La fragmentación de la gestión del proyecto entre diferentes especialistas puede ser necesaria por el conocimiento acumulado en estos participantes, pero se hace necesaria una buena coordinación para lograr los objetivos generales del proyecto.

Las nuevas tecnologías de información pueden ayudar en ese sentido. Las mejoras en la productividad de las operaciones son siempre importantes y valiosas. La introducción de nuevos materiales y procesos de construcción automatizados o más simples es un objetivo para disminuir costos e incrementar rendimientos.

Los proyectos tienen ciertas características críticas que determinan las acciones apropiadas para gestionarlos con éxito. Presenta la complejidad del proyecto (organizacional, tecnológica, informativa, etc.) como una de las dimensiones más críticas del proyecto.

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Las profundas transformaciones de índole tecnológica, centradas fundamentalmente en las tecnologías de la información empezaron a reconfigurar el sector. Contribuyen a reducir los costos de coordinación, logística y monitoreo de operaciones realizadas en forma geográficamente descentralizada, como también reducen los costos de transporte, permitiendo operar en tiempo real en distintas partes del mundo, reconfigurando las formas de organización de la producción. 

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En la construcción las TIC’S reducen los costos de transacción de los trabajos de gestión y permiten una mayor descentralización.

El problema clave de los proyectos de construcción

Las personas son la parte más importante de cualquier proyecto de construcción. Si bien la planificación, el presupuesto, el tiempo y el costo son fundamentales para cualquier contratista, lo más crucial para garantizar el éxito de cualquier proyecto son las personas. ¿Cómo se comunican? ¿Saben cuál es el plan? ¿Cada persona sabe que su trabajo o fecha límite es muy importante para que otros comiencen?

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A menudo, los propietarios de proyectos dan incentivos y pagos incorrectos a los contratistas. Construyen las cosas equivocadas en el momento equivocado, a menudo de mala calidad. La clave para el éxito del proyecto es la alineación entre todas las personas involucradas. Todos deberían conocer el plan más amplio, las fechas exactas y el significado de la demora. Las personas deben comprender lo que significa el retraso del plan, no solo para ellos, sino para todo el proyecto.

Por ello es importante que compartas un plan simple de lo que se debe hacer: qué se va a hacer, cuándo se hará y, lo más importante, quién está a cargo de qué. Para poder lograrlo puedes incorporar una plataforma que te ayude a determinar:

• Estado claro: todos comprenden quién depende de ellos y por qué deben llegar a tiempo.
• Fechas claras: todos obtienen una vista en tiempo real del estado de las cosas, utilizando dispositivos móviles y computadoras de escritorio.
• Propiedad clara: los problemas, las demoras y el progreso se sincronizan con los gerentes de proyecto, contratistas, subcontratistas y clientes. Tú eliges quién sabe. Todos ven la misma imagen.
• Herramientas de informes que no sean complejas.
• Debe adaptarse a proyectos de cualquier tamaño: es importarte que te permita conectar varios planes para obtener una imagen más amplia de la ejecución frente a la planificación en muchas áreas.

La solución para mantener a todos en la tarea y a tiempo

La manera "mala": decirle a la gente qué hacer

A menudo es un error pensar que el trabajo del gerente de proyecto es planificar y ejecutar el plan asegurándose de que todos sepan lo que deben hacer y cuándo. Este es el enfoque incorrecto para gestionar proyectos de construcción e incluso la gestión en general. Al asumir eso, el director del proyecto también asume toda la responsabilidad por el éxito o el fracaso del proyecto.

La "buena" forma: una reunión sincronizada

El director del proyecto necesita planificar, pero luego, cuando se trata de la ejecución, debe delegar la responsabilidad de cumplir con los plazos en el equipo. La responsabilidad no se transmite diciéndoles a las personas que cumplan con el plazo, ni pasa bien a través del pago u otros métodos. La mejor manera de responsabilizar a las personas y hacerlas asumir la responsabilidad es mostrarles que otras personas dependen de ellas. La gente es responsable ante la gente. Un método muy bueno es realizar reuniones de sincronización periódicas en el sitio de construcción, con todas las partes interesadas e incluso con sus mejores trabajadores. Todos deben decir en qué están trabajando y qué necesitan para comenzar el próximo proyecto. Es sorprendente cómo las cosas que son tan claras para un gerente de proyecto no lo son para todas las personas involucradas.

Un excelente complemento para esas reuniones es el tablero de ejecución que se muestra aquí, que mantiene a todos sincronizados en tiempo real sobre el progreso y hace que esas reuniones sean simples y claras. El tablero puede estar disponible en todos los teléfonos celulares para asegurarse de que nadie se salga del circuito. Todos son responsables.

El trabajo del director de proyecto

A menudo se piensa que no pagar a los contratistas hasta que "terminen el trabajo" es la mejor manera de obtener resultados a tiempo y con calidad. De hecho, esta es una forma de hacerlo, pero no siempre funciona. 

Tenemos otra forma que complementa el pago como única vía: el reconocimiento. Todas las personas quieren sentir que su trabajo es importante. A nadie le gusta hacer cosas por nada. Si bien el dinero no es la única forma de motivar a las personas a trabajar y definitivamente no es el mayor motivador para que hagan un buen trabajo. El reconocimiento y el "crédito" por un trabajo bien hecho es muy poderoso.

La gente hará un esfuerzo adicional para que otros sepan lo buenos que son. Si la única respuesta que recibe una persona es negativa por hacer un mal trabajo, nunca tendrá la motivación para hacer un buen trabajo. Si reciben tanto la retroalimentación negativa como la retroalimentación positiva por un trabajo bien hecho, eso lo motivará.

Es imprescindible que selecciones una herramienta donde todo está claro a simple vista: quién está trabajando en qué y cuándo se harán las cosas. Todo el mundo sabe. Se envía a todos y la persona a cargo de la finalización de la tarea / proyecto obtiene una satisfacción instantánea de que la gente sepa lo que ha hecho. Vemos que las personas que usan esto para administrar el tiempo, planificar y controlar el costo del proyecto obtienen resultados asombrosos de las personas con las que trabajan. Es tan simple como mostrar lo que se ha logrado para que todos lo vean.

Reconocimiento + pago = Mayor motivación

El director del proyecto necesita planificar, pero luego, cuando se trata de la ejecución, debe delegar la responsabilidad de cumplir con los plazos en el equipo. La responsabilidad no se transmite diciéndoles a las personas que cumplan con el plazo, ni pasa bien a través del pago u otros métodos. La mejor manera de responsabilizar a las personas es mostrarles que otras personas dependen de ellas. La gente es responsable ante la gente.

Un método muy bueno es celebrar reuniones de sincronización periódicas en el sitio de construcción con todas las partes interesadas e incluso con tus mejores trabajadores. Todos deben decir en qué están trabajando y qué necesitan para comenzar el próximo proyecto. Es sorprendente cómo las cosas que son tan claras para un gerente de proyecto no lo son para todas las personas involucradas.

Un gran complemento para esas reuniones y la sincronización es una plataforma que te permita generar un tablero de plan de ejecución. Esto mantiene a todos sincronizados en tiempo real sobre el progreso y hace que esas reuniones sean simples y claras. Es importante que puedas tener acceso disponible en todos los teléfonos celulares, en otras palabras con nuestra aplicación móvil para asegurarnos de que nadie se salga del circuito. Todos son responsables.

Gestión del tiempo = costo

El costo es otra cosa súper importante en cualquier proyecto de construcción. Se dice que el tiempo es igual al dinero, y en ninguna parte eso es más cierto que en la construcción. Administrar el tiempo es fundamental y planificarlo es clave. Si bien las herramientas clásicas de gestión de proyectos con diagrama de Gantt son muy útiles para la planificación, hacen un mal trabajo al rastrear la ejecución del plan. Los gerentes de proyecto se agotan tratando de mantener actualizado el estado del proyecto con el plan. Es difícil y a menudo fallan a nivel de día / semana.

Cuanto más largo es el proyecto, más esos pequeños retrasos se acumulan en retrasos masivos. Lo que alguna vez se consideró una buena herramienta, Gantt hoy es un problema para todos los gerentes orientados a la ejecución.

Asegúrate de encontrar una herramienta que incluya una línea de tiempo de alto nivel que muestre claramente lo que se va a hacer y que sea simple para que cualquiera pueda seguirla. Recuerda que esté 100% ligada a la ejecución real y la sincronización del equipo, el plan siempre se actualiza en tiempo real con la realidad. Los retrasos se conocen a medida que ocurren y nada puede pasar desapercibido.

Hay algunas plataformas que simulan un diagrama de Gantt simple que te permite concentrarte en las personas, haciéndolas responsables, sincronizadas y brindándoles una herramienta que realmente pueden usar. La simplicidad es clave.