Gestión de equipos remotos: qué hacer y qué no hacer

La gestión de equipos remotos siempre ha sido diferente para los gerentes y líderes de equipos. No solo desafiante, sino diferente. No contar con un vínculo frecuente y no tener la libertad de reunir a todo el equipo bajo un mismo techo ha obligado a los líderes a adquirir enfoques nuevos e innovadores para el liderazgo remoto. 

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Y si bien los estilos de liderazgo y los enfoques de gestión están en constante evolución, existen algunos principios básicos de la gestión de equipos remotos eficaz a los que los líderes de equipo pueden atenerse. En este artículo, hablamos sobre algunas de las mejores prácticas para el trabajo remoto y que también servirán para los líderes que administran un equipo remoto. Y si eres uno, simplemente sumérgete.

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Gestión de equipos remotos: lo que se debe hacer

1. Comunicación clara y eficaz.

La comunicación es el núcleo de todo en una configuración de trabajo remota, y la comunicación del gerente influye significativamente en el éxito general de un proyecto. La claridad del mensaje o la retroalimentación es de suma importancia para garantizar una acción rápida. 

Como la mayor parte de la comunicación en un entorno de trabajo remoto es asincrónica, es importante que todos los miembros del equipo comprendan claramente el mensaje de una sola vez para evitar confusiones.

Además, es igualmente importante que los gerentes adopten una forma más estructurada de comunicarse. Por ejemplo, es apropiado escribir un correo electrónico detallado sobre las tareas programadas para el día siguiente, en lugar de enviar correos electrónicos o mensajes de insinuación después de completar cada tarea el mismo día.

2. Establecer y respetar límites para el trabajo.

A menudo se observa que los colaboradores se vuelven más productivos cuando trabajan en el hogar, debido a menos interrupciones no laborales y más enfoque en la tarea asignada. Mientras está en una oficina normal, el tiempo de atención de un trabajador se reduce de manera significativa si los gerentes y colegas lo cargan con preguntas y aclaraciones con demasiada frecuencia.

El otro lado de este "aumento de la productividad" es que a menudo se malinterpreta porque los colaboradores se quedan con demasiado tiempo libre en casa. Y en la medida en que a un gerente le resulte factible asignar al trabajador algunas tareas más durante el día, más obstaculizará la rutina social y personal de las personas.

Por lo tanto, es imperativo que un líder de equipo establezca expectativas realistas y se asegure de que los recursos no se vean abrumados por el trabajo y puedan mantener un equilibrio saludable entre su trabajo y las actividades de la vida.

3. Utiliza el conjunto de herramientas adecuadas para la comunicación y la gestión.

Es una realidad innegable que la eficacia de una oficina remota está significativamente influenciada por la tecnología en el trabajo. Y es muy importante que los gerentes y líderes de equipo elijan las herramientas adecuadas para la comunicación y la gestión de equipos remotos, que puedan adaptarse a las necesidades exclusivas de su equipo.

Tener la tecnología adecuada a tu disposición ayuda significativamente a mantener fluidos los procesos de administración y colaboración. Ayuda a definir los objetivos con claridad, comunicarse de manera eficaz y monitorear el progreso general sin muchos inconvenientes.  

4. Facilitar las interacciones fuera del trabajo.

El flujo de trabajo de una oficina remota puede ser agotador y monótono al mismo tiempo. Como los trabajadores operan de forma aislada, sin esas charlas junto al enfriador de agua y relajantes descansos para tomar café con sus compañeros de equipo, se vuelven propensos a la angustia y, a menudo, muestran una falta de entusiasmo hacia el trabajo. En tal caso, el liderazgo remoto debe tomar iniciativas para mantener el ánimo y la motivación.

Programar reuniones virtuales y actividades divertidas podría ser un método muy práctico para hacer frente a este escenario. Tales interacciones no solo ayudan a tener un respiro en medio de un flujo constante de trabajo, sino que también ayudan a crear un vínculo y cultivar un sentido de unión dentro de un equipo distribuido geográficamente.

5. Fomentar y empoderar.

El trabajo remoto libera lo suficiente a los trabajadores y esto podría convertirse en una oportunidad fantástica para dar forma a los futuros líderes del equipo. 

Los gerentes deben nutrir a los subordinados dándoles la libertad de tomar decisiones y, al mismo tiempo que supervisan sus patrones de trabajo, los líderes pueden optar por delegar algunas responsabilidades más en todo el equipo con miras a mejorar las habilidades y mejorar la comprensión del equipo.

Esta delegación estructurada del trabajo enciende la motivación entre los miembros del equipo y ayuda a acelerar el ritmo y aumentar la eficacia del trabajo.

Gestión de equipos remotos: lo que no se debe hacer.

1. Nunca microgestionar.

Si bien está absolutamente bien y es inmensamente fructífero para un líder participar en una conversación productiva relacionada con el trabajo con el equipo en algún momento del día, es absolutamente frustrante para un empleado si un gerente sigue pidiendo detalles insignificantes con frecuencia, en nombre de los seguimientos o actualizaciones de trabajo.

Desde el seguimiento del día de un colaborador hasta el más mínimo detalle, hasta esperar su disponibilidad en el trabajo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los gerentes deben hacer una introspección e identificar si están "exagerando". Este comportamiento de un líder de equipo le otorga al colaborador la sensación de estar bajo vigilancia constante, lo que resulta ser frustrante e inmensamente contraproducente. 

2. No des por sentado el tiempo de los miembros de tu equipo.

Como indicamos anteriormente, es de suma importancia que un gerente respete el tiempo de trabajo de sus colaboradores. Es una práctica negativa buscar la disponibilidad de los trabajadores en horas impares y esperar con el tiempo. 

Es importante darles tiempo para que cumplan con sus compromisos personales y sociales. Un trabajador con una mentalidad renovada y rejuvenecida es productivo y proactivo en conjunto, en lugar de alguien que está fatigado, agotado y desmotivado.     

3. No permitas que los miembros de tu equipo se sientan descuidados.

Finalmente, los gerentes también son responsables de mantener al trabajador comprometido e interesado en su trabajo. Los colaboradores no se sienten respetados cuando el trabajo que se les asigna no coincide con su calibre o cuando su contribución en el trabajo pasa desapercibida.

La delegación de trabajo desigual e inadecuada es una de las causas fundamentales que tienden a hacer que los colaboradores se sientan descuidados. A menudo, se confía demasiado el trabajo a uno o a un puñado de trabajadores del equipo. Este enfoque tiende a dejar a los demás compañeros con tareas relativamente menores e insignificantes.  

Y mientras que la distribución desigual puede ser abrumadora para algunos, el constante descuido de las capacidades puede ser mucho más agotador para otros. Además, el aislamiento y la distancia del equipo lo hacen aún peor. Por lo tanto, los gerentes siempre deben idear formas de hacer que los miembros del equipo se sientan respetados y valorados.

Conclusión.

Es un hecho que la gestión de equipos remotos es un hueso duro de roer. La presencia de una oficina física con el equipo sentado justo al otro lado de la vertical proporciona a los gerentes un gran lujo en la supervisión de los desarrollos en el trabajo. Pero con una configuración de trabajo remota, los mecanismos de conducción y operación se lanzan. Y todos, incluidos los líderes, tienen que cambiar sus costumbres.

Para tener éxito en la dirección y gestión de equipos remotos, el líder debe ser más flexible, más comprensivo y más considerado. Tener estas cualidades ayudará tanto a los líderes como a sus equipos a superar los desafíos comerciales y tomar decisiones adecuadas y humanas en beneficio de la empresa en su conjunto.