Documentación de obra: cómo evitar que se venzan los plazos

En la industria de la construcción, más aún en la gestión de proyectos, debes cumplir con un montón de documentación, tales como habilitaciones municipales o gubernamentales de distintas dependencias, trámites, presentación de  planos, presupuestos etc. Cada uno de ellos tienen diferentes fechas y plazos a los que tienes que estar atento ya que podrían derivar en la pérdida o atraso del proyecto. Perder un plazo de presentación puede implicar solicitar fechas de nuevamente, mover todo el timeline, perder dinero y, por lo tanto, aumentar costos.

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En fin, responder diariamente a una gran variedad o gran volumen de documentos puede llegar a ser un caos si no estás organizado de manera correcta. Al manejar el papeleo digital o físico, es esencial organizar tus archivos y espacio de trabajo de una manera que respalde tu productividad. Hacerlo puede ayudarte a sentirse más equipado para tener éxito en la gestión completa de tu proyecto.

Los siguientes pasos pueden guiarte en la clasificación, categorización y almacenamiento de tu documentación y ayudarte a diseñar un sistema de archivo efectivo:

1. Separar documentos por tipo
2. Usar orden cronológico y alfabético
3. Organizar el espacio de archivo
4. Codificar por colores su sistema de archivo
5. Etiquetar tu sistema de archivo
6. Guardar los documentos innecesarios
7. Digitalizar archivos

Seguro estás preguntándote “¿Digitalizar archivos puede ayudarme a saber cuándo se vencen?”. La respuesta es: ¡Sí, claro que sí! En sistema de archivo fisco, debes ser extremadamente ordenado y tener registrados todos los vencimientos y, por lo tanto realizar un control regular de todos ellos. Lleva tiempo y trabajo, y si nos olvidamos, no tenemos nada que nos avise

Por eso es que termina siendo más eficiente convertir documentos físicos en archivos digitales almacenarlos en una computadora y hacerlos fácilmente accesibles y enviables. Para ello, escanea documentos en documentos digitales para almacenarlos en carpetas organizadas en tu computadora.

En fin, digitalizar archivos puede permitirte buscar documentos rápidamente en tu computadora. También reducir el desorden y la necesidad de espacio físico de almacenamiento. Pero esto no es suficiente para poder evitar los vencimientos de fechas y plazos.

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Muchas veces resulta mucho más fácil organizar un sistema de archivo digital que  un sistema de archivo en papel. Si eliges digitalizar tus archivos, deberás comenzar escaneando y convirtiendo sus archivos antiguos, ¿cómo?

• Decide cómo organizarás los archivos digitalmente. ¿Utilizarás una solución de software lista para usar , una unidad de red mantenida por tu propio grupo de TI o una plataforma en la nube?
• Determina si el software elegido tiene espacio de respaldo de almacenamiento en la nube para tus documentos. Esto es especialmente importante si manejas documentos que, si se pierden, podrían representar un gran detrimento para los clientes, proyectos u otras operaciones comerciales.
• Determina quién tendrá acceso para agregar y organizar archivos en tu sistema.
• Desarrolla una convención de nomenclatura estandarizada. Esto hará que los archivos sean fáciles de encontrar y buscar en tu sistema sin papel.
• Agrega fechas, esto te facilitará saber cuándo vencen, cuándo eliminarlos o cuándo archivarlos. 
• Selecciona una plataforma que te notifique cada vez que una fecha está por acercarse, esto evitará que tengas demoras.

Los sistemas de archivo digital automatizan el aspecto de "búsqueda” del sistema de archivo de tu oficina. En lugar de hojear carpetas y pilas mientras te arriesgas a perder plazos importantes y ganar dolores de cabeza, un sistema digital te permitirá buscar algunas palabras clave o clasificar archivos en una lista alfabética y encontrar fácilmente lo que deseas. 

Si bien crear un sistema para navegar por el papeleo puede parecer abrumador, te ayudará a optimizar tu flujo de trabajo, reducir el estrés y aumentar la productividad. Algunas plataformas te permiten tener un control digital, donde no solo puedes cargar archivos, sino llevar un control de todos los vencimientos, accesible para todo el equipo, desde cualquier lado (pc, Tablet, teléfono, etc); a su vez también te permiten asignar responsables, y generar alertas automáticas para que nunca más pierdas la fechas importantes.