¿Cómo implementar un sistema de trazabilidad en tu empresa?

Se habla mucho de “trazabilidad” en el ambiente empresarial últimamente, y hace relativamente poco que la RAE ha incorporado este término en su diccionario de la lengua. Pero ¿a qué nos referimos con trazabilidad o cómo podemos entender este concepto de manera más sencilla? Basta con decir que alude al seguimiento de un producto.

La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) define la trazabilidad como “la propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde este pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones con incertidumbres especificadas”

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En pocas palabras, es el conjunto de disciplinas de diferente naturaleza que empleadas correctamente permiten el seguimiento de los productos a lo largo de todo el proceso productivo. 

¿Para qué implementar un sistema de trazabilidad?

Como hoy en día el mercado y los consumidores exigen un mayor compromiso en el control de calidad y los procesos productivos, la gestión y control de productos se ha vuelto una necesidad permanente para las empresas e industrias. 

Para tal fin, un sistema de trazabilidad te permite obtener una visión global de cada una de las partes que participan en el flujo de materia prima durante el proceso de producción. Pese a que en un principio el sistema de trazabilidad se implementó para el sector alimentario, su efectividad de seguimiento lo convirtió en una herramienta indispensable para todos los sectores de la industria. 

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Antes de implementar un sistema de trazabilidad es necesario elaborar un plan describiendo las acciones a realizar. A través de un plan de trazabilidad, deberás definir los objetivos, estrategias y alcance que tendrá el mismo. 

Previamente a utilizar un sistema de trazabilidad  conviene también realizar un estudio de los sistemas que ejecutan para el mismo fin los proveedores y los clientes. Por último, es recomendable realizar un diagnóstico previo de la situación para evitar esfuerzos innecesarios y optimizar el uso de la información que se va a obtener a partir de la implementación del sistema.

Si bien cada sistema de trazabilidad debe adaptarse a la empresa particular que vaya a implementarlo, te explicamos cada uno de los componentes fundamentales que integran un sistema de trazabilidad y que podrían orientarte en la planificación de dicho sistema:

1. Sistema de identificación

Los sistemas de identificación son uno de los componentes básicos de cualquier sistema de trazabilidad en el mundo empresarial. A través de estos sistemas, puedes efectuar la identificación de los productos, ya sea de forma individual o agrupados en lotes. Asimismo, permiten la identificación de los embalajes y cajas relacionadas con la logística de almacén y reparto.

La manera habitual es utilizar códigos identificativos que se adjuntan a los productos y embalajes. Con este procedimiento se asegura el control de la trayectoria hasta el final del proceso productivo.  

Por supuesto que cada empresa es libre de elegir el sistema de identificación más acorde con sus necesidades. De modo que siéntete libre de seleccionar el tipo estándar de codificación que mejor se ajuste a la producción de tu industria.

Sin embargo, para que el sistema de identificación funcione correctamente es imperioso que utilices las herramientas de gestión pertinentes. Las nuevas tecnologías de la información (TI) agilizan mucho la tarea, ya que suelen estar vinculadas a los diferentes automatismos que la empresa esté utilizando.

2. Sistema para la captura de datos

Un aspecto importante a tener en cuenta para implementar un buen sistema de trazabilidad, es emplear alguna herramienta de captura de datos. Esta debe obtener y registrar la información sobre las materias primas utilizadas, los datos de la planta en la que se fabrica y los datos de la gestión de almacenes.

La tecnología adecuada va a permitir a cada colaborador involucrado en la cadena de suministros agregar los datos necesarios o realizar operaciones de control de calidad en tiempo real sobre los productos que lo requieran.

3. Herramienta digital para la gestión de datos.

Además de los dos sistemas anteriormente descriptos, de poco servirían todos los datos obtenidos durante la planificación si después no recurrimos a las herramientas para analizarlos y darles un uso adecuado. Por esto, es esencial la utilización de un software especializado que permita la gestión correcta de toda la información almacenada y su posterior administración.

Los software implicados en los sistemas de trazabilidad tienen que albergar funcionalidades como la impresión de etiquetas o códigos de barras, al igual que la opción de grabar chips de tipo RFID, que permite identificar, remotamente mediante una señal de radio, el objeto en el que está colocado.

De igual manera, es necesario que el software permita alojar la información que se ha recolectado, así como de poder interactuar con los sistemas de gestión empresarial. 

4. Registro de datos.

Una vez que tienes todos los datos llega el momento de registrarlos, analizarlos y asignarles un uso adecuado. La información sobre la trazabilidad va a ser muy diferente dependiendo de la clase de producto, del sector al que pertenece la empresa y de cuáles son los requerimientos del usuario o cliente final.

Tampoco hay que perder de vista que lo que las legislaciones vigentes establecen en materia de trazabilidad y seguridad de los productos. Esto es doblemente importante si se pretende exportar parte de la producción, ya que hay que estudiar las leyes del país de procedencia y las de origen.  

¿Cómo implementar un sistema de trazabilidad confiable?

Ya conoces los componentes de un sistema de trazabilidad, ahora de decimos qué hacer con ellos a la hora de la implementación de un sistema para tu empresa.

1. Calidad obtenida a través de un sistema trazable.

Los datos más importantes que debe incluir un sistema de trazabilidad deben responder a preguntas generales que faciliten información relevante sobre la identificación del producto, quiénes participan en la cadena de suministro y participan del proceso, dónde fue la ubicación, cuándo y los detalles  del evento o proceso involucrado.

2. Identificación única de productos y unidades logísticas a través de los estándares internacionales de identificación.

Se recomienda que todos los productos y unidades logísticas se registren a través de los estándares internacionales de identificación.

3. Registro eficiente de la información en cada punto trazable.

El registro eficiente de la información te permite alimentar el sistema de trazabilidad, es decir, que cada evento que suceda queda registrado en el momento preciso de su ejecución, atendiendo a las preguntas: ¿qué? ¿quién? ¿dónde? ¿cuándo?

4. Resguardo de la información.

Resguardar la información contribuye a consolidar la base de datos de todos los eventos trazables. Un resguardo de información de calidad aportará como resultado reportes y consultas de calidad.

5. Compartir información relevante con los colaboradores en la cadena de suministros. 

Compartir la información importante con los colaboradores en una cadena de suministro genera valor agregado a cualquier sistema de trazabilidad porque, al contar con una información completa sobre el progreso del proceso de producción se asegura un seguimiento óptimo de cada una de las unidades.

En conclusión, si implementas un sistema de trazabilidad adecuado obtendrás una gran herramienta para mejorar la productividad y eficiencia de todo tipo de empresa y, además, es fundamental para responder a una de las demandas de los usuarios actuales:  la respuesta en tiempo real.