Automatizar la recolección de datos: Medir para mejorar

En la transmisión de datos se pueden distinguir dos tipos: analógica y digital. Los datos analógicos se caracterizan por adoptar un número infinito de valores. En cambio, los datos digitales funcionan traduciendo la información a ceros y unos en forma de pulsos eléctricos de apagado y encendido. 

Con esta norma básica a saber sobre los datos, veamos por qué son tan valiosos y cómo se puede optimizar su recopilación manual en las empresas.

Automatizar la recolección de datos ha sido fundamental para pasar de la entrada manual de datos a procesos digitales más sostenibles. El software de recopilación de datos automatizado ha ayudado a las empresas a optimizar la gestión de sus documentos, entre otros beneficios.

La recolección de datos automatizada es la captura automática de los datos de documentos en papel, convirtiéndolos en archivos digitales utilizando herramientas y software especiales. Una combinación de programación de IA y aprendizaje automático permite que el software lea y traduzca rápidamente archivos e imágenes en papel y los convierta en archivos electrónicos de fácil acceso.

¿Cómo se benefician las empresas de automatizar la recolección de datos?

Las empresas que cambien a una mayor automatización con sistemas de captura de datos obtendrán los beneficios de varias ventajas que trae consigo automatizar la recolección de datos. Las mejoras en sus procesos comerciales incluyen:

1. Tiempos de respuesta más rápidos.

Procesar formularios en papel puede llevar una cantidad considerable de tiempo. Uno debe esperar a que los documentos sean procesados, revisados, escaneados, enviados por correo a las partes correspondientes, solo para seguir los pasos adicionales en ese sentido. La automatización puede reducir el tiempo que lleva procesar estos documentos en papel de días a minutos.

Ahorrar tiempo en procesos lentos y mundanos significa liberar tiempo para dedicarlo a más capacitación para los colaboradores, hacer más trabajo y dedicar más energía al control de calidad de los datos y otras tareas críticas.

2. Menos procesos manuales.

Automatizar la recolección de datos te ayudará a eliminar los procesos manuales obsoletos. A medida que la tecnología continúa mejorando y creciendo, los formularios y documentos en papel parecen desaparecer, casi por completo. El procesamiento manual de formularios en papel es una vieja noticia.

La automatización reduce el tiempo que lleva procesar los datos manualmente y ahorra el espacio necesario para archivar y almacenar documentos en papel. Gracias a la captura de datos automatizada, esos archivos ahora son todos digitales y se pueden mantener de forma segura durante años y años, mientras se puede acceder a ellos fácilmente.

3. Reducción de errores.

La entrada manual de datos conlleva un riesgo mucho mayor del inevitable error humano. A pesar de la capacitación y la experiencia, aún pueden ocurrir errores. Sin embargo, durante el procesamiento automatizado de datos, la inteligencia artificial y el reconocimiento óptico de caracteres pueden ayudar a aliviar estos errores.

El software de recopilación de datos puede leer rápidamente los documentos y compararlos con otros archivos y plantillas para garantizar que todos los datos estén completos y que cosas como los nombres y la fecha de nacimiento coincidan con los documentos confidenciales. OCR puede incluso leer formularios escritos a mano y traducirlos a formatos digitales correctos.

4. Eficiencia incrementada.

Otra ventaja de automatizar la recolección de datos es que simplifica las tareas complejas en menos pasos, lo que aumenta la eficiencia en esas y otras tareas. Cuando se elimina la necesidad de realizar pasos adicionales durante los procesos manuales, las empresas pueden dedicar más tiempo a otros flujos de trabajo, aumentando la productividad.

5. Ahorro de costos.

La automatización puede librar a tu empresa de grandes costos relacionados con mano de obra adicional, capacitación continua, mantenimiento de equipos, actualizaciones del sistema y almacenamiento de documentos. 

También puedes permitir que los fondos se redistribuyan a otros departamentos, mejorando los procesos internos, actualizando computadoras y otras máquinas, etc.

Las empresas pueden ver importantes ahorros de costos si optan por contratar a una organización externa para que se encargue de la captura de datos en lugar de a un equipo interno. 

Esto se está volviendo increíblemente más popular a medida que las empresas ven las increíbles ventajas de pagar una tarifa plana para obtener el mismo procesamiento de datos, si no mejor, que al hacerlo ellos mismos.

Diferentes métodos de automatizar la recolección de datos.

La recolección automatizada de datos no es un tipo de sistema único para todos. Viene en diferentes formas y métodos que podrían variar según las necesidades de una empresa. El nivel de reconocimiento y automatización de personajes puede cambiar y cumplir con diferentes requisitos. 

Estos son algunos de los métodos de ADC más comunes que verá utilizados.

1. Reconocimiento óptico de caracteres.

El reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología probada que se ha establecido muy bien en muchas industrias como el método de captura de datos automatizado de referencia.

OCR es una tecnología que toma documentos escritos a mano o mecanografiados, imágenes, archivos PDF u otros documentos escaneados y los lee para convertirlos en documentos digitales editables y con capacidad de búsqueda.

OCR es diferente de simplemente escanear documentos en la computadora, porque lee los caracteres en el documento y lo combina con plantillas y formatos específicos para garantizar una transferencia de datos precisa, no solo una copia y pegado como lo haría un escáner. 

El OCR es increíblemente útil para las industrias que se ocupan de datos confidenciales, como la información del paciente sobre reclamaciones médicas. Crea una mayor precisión y mejora la garantía de calidad.

2. Reconocimiento óptico de marcas.

El reconocimiento óptico de marcas no reconoce caracteres, pero buscará marcas como burbujas rellenas o marcas de verificación. Este método es ideal para pruebas, cuestionarios, encuestas, listas de verificación, facturas y cualquier cosa que requiera hacer una marca en el formulario en lugar de escribir información.

3. Reconocimiento inteligente de caracteres.

El reconocimiento inteligente de caracteres se centra mucho más en los documentos escritos a mano. La precisión puede ser un poco menor que la de otros métodos de reconocimiento de caracteres, pero puede ahorrar mucho tiempo procesando formularios escritos a mano. 

Mediante el aprendizaje automático, el equipo y el software pueden leer diferentes tipos de letra, estilos e incluso escritura a mano en cursiva, que variarán en precisión pero, en última instancia, ayudarán a traducir los datos mucho más rápido que la entrada manual de datos.

Software y herramientas para automatizar la recolección de datos.

Las herramientas que se utilizan para recopilar datos automáticamente incluyen lectores de códigos de barras, lectores de posición, lectores RFID, códigos QR y otros dispositivos de recopilación de datos. Estos permiten una lectura rápida y sencilla de formularios y documentos. 

Una vez que se ingresan los datos en el sistema, la computadora puede escanearlos y leerlos rápidamente en segundos colocando etiquetas y códigos de barras en esos documentos. Esto limita la entrada de datos manual y extrae contenido mucho más rápido y con mayor precisión.

Ahora, el software que utilizan las organizaciones de recopilación de datos automatizada suele ser específico para esas empresas. 

Si bien muchas organizaciones pueden usar una aplicación que satisfaga las necesidades básicas de automatizar la recolección de datos, creemos que los usuarios deben obtener todo eso y más, especialmente si deseas una mayor precisión en tus prácticas de automatización.