En el pasado, los procesos de ventas eran mayormente manuales, por lo que la digitalización y automatización de procesos comerciales no estaban disponibles para las empresas, y necesariamente había que invertir tiempo y esfuerzo en ejecutar cada tarea, como la carga de datos de un modo manual. También era común que hubiese duplicación de tareas y ese proceso se prolongara más tiempo del esperado. Tiempo que los colaboradores podrían utilizar en actividades de mayor valor estratégico.
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La automatización de procesos comerciales es el uso de la tecnología para reemplazar la intervención humana en tareas de gran volumen, repetitivas y que consumen mucho tiempo. Automatizar un proceso implica trasladar la responsabilidad de completar las actividades de las personas a las máquinas. Como resultado, se minimizan al máximo los esfuerzos manuales.
Esto permite que los procesos comerciales sean más rentables, a prueba de errores y consistentes en lo funcional a largo plazo. El objetivo de este artículo es identificar los beneficios de la automatización de procesos comerciales, pero también ayudarte a discernir cuándo no es conveniente automatizar para evitar que la tecnología se te vuelva en contra.
Entre los beneficios que se destacan de automatizar los procesos comerciales en tu empresa, podemos mencionar los siguientes.
El ahorro de tiempo es el principal beneficio de la automatización de procesos comerciales. Un estudio reveló que los trabajadores de oficina dedican de 2, 12 horas al día en tareas administrativas, como buscar información, aprobar trámites y procesar documentos.
Las soluciones de automatización de procesos comerciales pueden completar estas tareas de forma mucho más rápida y sin errores. En última instancia, la automatización de procesos significa que los colaboradores pueden emplear mejor su tiempo de trabajo.
Junto con el costo de la mano de obra, se encuentra el costo de la pérdida de ganancias. Las organizaciones pierden del 20 al 30 % de los ingresos cada año debido a procesos ineficientes. El cambio de procesos comerciales manuales a automatizados permite minimizar los riesgos y errores. De esta manera no es necesario desperdiciar tiempo ni dinero en solucionar problemas.
La reducción de los costos operativos se demuestra por el hecho de que las empresas que decidieron automatizar sus procesos redujeron sus costos generales en un 10% y aumentaron las ganancias generales en un 8%.
Cuando se delegan tareas pesadas y monótonas a una solución digital, se pueden manejar múltiples procesos simultáneamente. Esto conduce a una mayor productividad.
Además de eso, la automatización de procesos comerciales también mejora la experiencia de los colaboradores al permitir que tu personal se concentre en tareas más importantes, como actividades generadoras de ingresos.
Un proceso es eficiente cuando se consigue el mejor resultado con el mínimo esfuerzo posible. Cuando una serie de pasos predefinidos, o lo que comúnmente conocemos como procesos formalizados, se realizan de manera consistente, no hay lugar para desviaciones. Además, la automatización se traduce en una mejor calidad y comunicación, mayor visibilidad y una gestión de tareas más eficiente.
Las notas, llamadas y correos electrónicos para transmitir información se pueden reemplazar con soluciones más modernas, generalmente incluidas en el software de automatización de procesos comerciales. Cuando el equipo tiene un tablero de control para verificar el progreso de las tareas, es más fácil administrar los plazos y agilizar la colaboración. Además, ningún detalle puede perderse en la traducción.
No se trata de qué tan capaces y hábiles sean tus colaboradores. Errar es humano; ocurren errores. Los errores manuales, los puntos de ineficiencia y los retrasos son inevitables. Eliminar el riesgo de errores logra que el proceso se perciba más fluido y ayude a evitar operaciones redundantes. En este sentido, la probabilidad de errores disminuye drásticamente cuando se automatizan los procesos.
Cada fase de un proceso automatizado siempre se registra en un indicador de auditoría. Eso hace posible rastrear los documentos involucrados, trazar su curso, ver quién hizo qué y comprobar cuándo ocurrió cada acción. Tal control no solo mejora la precisión y la confiabilidad, también brinda a la organización registros auditables de cada flujo de trabajo empresarial específico.
Estos registros son fácilmente recuperables en caso de necesidad, por ejemplo, cuando se trata de responder a las consultas de los clientes o demostrar el cumplimiento normativo.
La conveniencia y el acceso rápido a un servicio son características clave que los clientes buscan cuando comparan diferentes proveedores. La automatización permite servicios más rápidos, más precisos y de mejor calidad para los clientes. Además, es más fácil ayudarlos cuando se puede recuperar la información fácilmente en lugar de perder horas buscando entre los papeles. Cumplir con el estándar prometido de excelencia operativa genera mayor satisfacción, lo que a su vez aumenta la confianza, la lealtad y la ventaja competitiva.
A medida que se amplía la cartera de clientes y aumenta el número de empleados, también se intensifica el alcance del trabajo. Emitir 20 facturas manualmente no es lo mismo que emitir 2000. Tampoco es lo mismo enviar 10 emails que 15.000. Lo mismo ocurre con todos los demás procesos comerciales, desde la contratación de nuevos miembros del equipo hasta la incorporación de nuevos clientes y más.
Las necesidades comerciales cambiantes y los requisitos normativos cambiantes se pueden abordar sin esfuerzo gracias a la automatización. Como resultado, la automatización en los procesos comerciales ayuda a mejorar el rendimiento de la escalabilidad.
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La automatización de procesos no debería ser utilizada siempre. En cambio, puede ser utilizada siempre y cuando tengamos definidos los procesos, cuáles son las tareas del proceso, las entradas y salidas, cuántos son los responsables del proceso. Ahora bien, si queremos automatizar un proceso, y no lo tenemos correctamente formalizado, podemos llegar al razonamiento de que la automatización se vuelve en contra.
Supongamos que en tu área de ventas quieres contratar un CRM pero no tienes una idea concreta de los procesos que deberías automatizar. El CRM nos va a permitir almacenar un gran volumen de información, pero si después de un tiempo el proceso no estaba listo para ser automatizado, no se cargarán los datos debidamente, se perderá la información y se terminará perdiendo más tiempo.
En consecuencia, la automatización de procesos comerciales sin los procesos definidos ni las tareas claras, no nos serviría de nada. De hecho, se convertirá en una pérdida de tiempo y recursos cuando falta el paso previo de la formalización.
Para automatizar es clave comprender dónde automatizar, porque si no identificas la mejora que se pretende automatizar, estarás trabajando en vano y la solución se convertirá en un problema. En definitiva, aunque la automatización ofrece diversos beneficios, no todo es automatizable y de ninguna manera es la respuesta cuando los procesos no están estandarizados.
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Para concluir, la automatización de procesos comerciales ofrece beneficios muy diversos y amplios, como la reducción de costos, el incremento de la productividad, la escalabilidad, el registro de indicadores y el ahorro de tiempo a los colaboradores. Sin embargo, no olvidemos que automatizar un proceso solo por seguir la tendencia del momento no es la mejor decisión cuando no tienes los procesos definidos o formalizados de antemano.
Es como construir una casa sin cimientos, y nadie puede habitar una casa sin cimientos, sin que tarde o temprano se desmoronen las paredes. Lo mismo ocurre con la automatización sin procesos formalizados.