La buena comunicación corporativa es fundamental para establecer una adecuada y sana cultura empresarial, puesto que de lo contrario, se generan silos de información. En ellos, directamente, nada de lo que allí se produce se manifiesta o materializa fuera de esos espacios fronterizos que concentran tanta cantidad de datos.
<<<Departamentos a ciegas: silos de información y su efecto en tu empresa>>>
La presencia de estos silos podría ser potencialmente peligrosa para la organización, si dicha información es usada en su contra por personal que maneja exclusivamente esa información o por terceros que tengan acceso a ella.
En artículos anteriores ya hablamos sobre los silos de información, pero nunca viene mal refrescar la memoria sobre lo que representan para una empresa y las consecuencias que puede producir a largo plazo su falta de detección. En este artículo, reunimos 5 características de las empresas propensas a generar silos de información.
Los silos de información son espacios aislados en donde los datos o información se encuentran almacenados de modo tal que están imposibilitados para escapar de estas fronteras y, por lo tanto, no llegan a las otras áreas.
Dicho de otra manera, estos silos son como agujeros negros que absorben la información que entra y, como la energía que alimenta a estos agujeros estelares, no permite que vuelva al exterior retroalimentando las demás áreas de una empresa.
Cabe destacar que la comunicación dentro de un silo de información es vertical, lo cual dificulta que el sistema funcione con sistemas no relacionados. Esto también involucra a equipos de trabajo y departamentos. Los silos se hallan aislados del resto de la organización, por lo cual no tienen vías de acceso para conectarse con otras áreas. A su vez, los silos de información pueden tener origen técnico o cultural.
A continuación, te revelamos las 5 características principales de las empresas que generan silos de información.
<<<¿Cómo realizar la revisión de flujos y canales de comunicación?>>>
Si bien en la actualidad y a propósito de la pandemia las empresas se vieron obligadas a implementar herramientas de comunicación y de gestión de flujos de trabajo, lo cierto es que antes de la pandemia muchas empresas que trabajaban desde la presencialidad no utilizaban estas herramientas porque se confiaron en que no las necesitaban.
Y cuando tuvieron que implementarlas hicieron un mal uso de ellas, al punto de que en lugar de significar una ayuda, terminó siendo un obstáculo para los equipos remotos y principalmente para los ejecutivos a cargo de los mismos que obtenían un seguimiento deficiente de las actividades de sus subalternos y, ni hablar de la interacción entre áreas durante los meses más crudos de la pandemia.
Además, una implementación inadecuada de cualquier software de gestión se refleja en una escasa visibilidad de las tareas en los tableros de ejecución, por lo que también esto puede convertirse en un silo de información para los gerentes que no pueden tener un seguimiento del progreso de los procesos.
Esto puede provocar que los datos contenidos en los mismos se fragmenten y no revelen los indicadores que proporcionará la información necesaria que necesitan los supervisores para tomar decisiones importantes.
En las empresas que mantienen una estructura organizacional verticalista existe una incidencia mayor de niveles jerárquicos, los cuales favorecen las condiciones para que se produzcan los silos de información.
Esto significa que cada una de las áreas sigue su propia ruta y no se promueve la alineación interdepartamental. Es fundamental generar objetivos de tal forma que permitan a estas áreas trabajar en conjunto y repartir los esfuerzos, por lo que de esta forma, se evitará que se generen estos silos, ya que todas las áreas estarán comunicadas y sabrán qué actividades desempeñan cada una, a fin de poder brindar la colaboración necesaria para completar los objetivos de forma más eficiente.
En este sentido, las personas compiten por posiciones a través de una retención de la información. En consecuencia, va a generar un ambiente menos transparente promoviendo las condiciones necesarias para que se produzcan silos.
En este aspecto, cuando no se llega a un acuerdo sobre el método común de carga de datos, se puede incurrir en diferencias de criterio entre los ejecutivos, pero también entre los colaboradores. Lo ideal es desarrollar una impronta común para la carga de información con el evitar una selección parcial o arbitraria de la misma que puede devenir en silos de información, ya que lo que para unos es relevante, para otros puede no serlo.
<<<Eliminar los silos, la solución para lograr la vinculación entre áreas>>>
En conclusión, si queremos evitar que nuestra empresa genere silos de información tan peligrosos para la organización como un agujero negro, utiliza herramientas colaborativas para manejar tus equipos remotos y para reforzar la comunicación en la oficina, ya que nunca está de más sentar por escrito una idea o una crítica. Por otro lado, plantea siempre trabajar por objetivos y alinear a todas las áreas en el cumplimiento de los mismos.