Mejora continua: ¿Tus procesos mejoraron en los últimos 5 años?

Hay muchas definiciones diferentes de revisión de procesos y mejora continua. Entonces, antes de comenzar, vale la pena compartir lo que queremos decir con estos términos. Primero, consideramos que un proceso de negocio es cualquier serie de actividades que te permite completar una tarea en tu empresa, comenzando con una entrada particular y terminando con una salida particular. La revisión de estos procesos suele ser una actividad formal que implica capturar y evaluar cada paso en detalle. Para que esto funcione de manera efectiva, debe estar dentro de una cultura de mejora continua, una consideración formal y continua de cómo hacer las cosas mejor. La revisión de procesos individuales es el primer paso en el camino para obtener los beneficios comerciales que se obtienen cuando se desarrolla una cultura que siempre está buscando mejoras.

Si eres como la gran mayoría de las organizaciones, sin duda podrás encontrar al menos un proceso que no funcione tan bien como podría. De hecho, si somos honestos, la mayoría de nosotros podemos identificar más de uno. Por alguna razón, muchas empresas simplemente lo soportan. Pero... por qué? Los procesos causan baja productividad, demora y, muchas veces, pérdida de dinero. Por el contrario, hacer que tus procesos sean correctos, y mantenerlos funcionando, libera tiempo y otros recursos, pone a tus clientes en primer lugar, fomenta la innovación y brinda a tu personal más satisfacción laboral. ¿Un secreto? La revolución digital llegó para ayudarte a lograrlo. 

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En muchas ocasiones parte del problema es que las personas se sienten intimidadas por el desafío de la mejora continua. Los procesos comerciales pueden parecer una gran maraña. Las herramientas requeridas para desenredarlos a menudo parecen ser un obstáculo demasiado grande para que la mayoría de las organizaciones lo asuman. Y una vez que hayas analizado un proceso, ¿cómo sigues revisando, mejorando, innovando y entregando el trabajo diario?

En resumen, no tiene por qué ser tan difícil. Debes tener en claro que la mayoría de las organizaciones tienen todos, o casi todos, los “bloques de construcción” correctos. ¡Es solo que no están necesariamente están en el orden correcto! Y es por eso que estamos aquí para ayudarte. 

Entonces, la mejora continua es un  enfoque continuo (valga la redundancia) a largo plazo para mejorar los procesos, productos y servicios.

¿Cuál es el objetivo de la mejora continua?

En términos generales, la mejora continua tiene como objetivo:

• Aumentar la eficiencia
• Aumentar la calidad
• Reducir costos

Las organizaciones que implementan mejoras continuas logran esto haciendo pequeñas mejoras (graduales) a lo largo del tiempo.

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Como la mayoría de los cambios son pequeños, en los colaboradores y gerentes hay menos resistencia a hacerlo, lo que es ideal para los profesionales de la mejora que desean:

• Ver resultados con bastante rapidez
• Negar la resistencia a la iniciativa de cambio
• Crea un proyecto de mejora más ágil
• Obtener la alta gerencia a bordo con un argumento liderado por los resultados para el cambio.
• Crear una cultura de mejora en la empresa

5 aspectos cruciales de un plan de mejora

1. La mejora se basa en pequeños cambios , que se pueden implementar de inmediato 
2. Es necesaria la aportación de toda la fuerza laboral: los colaboradores que realizan el proceso deben participar en las decisiones de cambio.
3. A los empleados se les debe permitir tomar posesión de las decisiones de mejora,  y estarán más interesados en los cambios que se les ocurrieron en primer lugar.
4. La comunicación sobre el cambio es crucial para el éxito continuo: esto es más difícil con organizaciones más grandes, por lo que es importante tener algún tipo de software que lo permita.
5. La mejora debe analizarse: para ver si realmente es efectiva, otra razón por la cual es necesario el software.

Los primeros pasos hacia la mejora continua de la empresa

¡Debes saber lo que hace tu negocio! Antes de comenzar a pensar en cómo cambiar, realmente necesitas comprender exactamente qué hace tu negocio y cómo lo hace. Sin este conocimiento, tu proyecto de transformación puede fallar. Es difícil mejorar algo si no eres consciente de:

• ¿Qué está funcionando ya?
• ¿Qué es lo que realmente no funciona?
• ¿Qué necesita ser cambiado?

Ahora bien, ¿cómo podemos entender lo que hacemos? Desde mi experiencia, la mejor manera de comprender realmente lo que hace tu negocio es mapear todos sus procesos y presentarlos en forma de un mapa de procesos.

En su forma más simple, un mapa de proceso es una representación visual de los pasos que realiza tu empresa para transformar sus entradas en salidas. 

Una vez que tu organización ha trazado todos sus procesos de extremo a extremo, se vuelve mucho más fácil ver dónde se pueden hacer mejoras. Esta es una actividad que requiere mucho tiempo, pero vale la pena el esfuerzo.

Organiza tus mapas de procesos

Para cuando hayas llegado a esta etapa, es probable que tengas cientos de mapas de proceso, por lo que será necesario identificar un sistema de software que puedas almacenar estos documentos.

Sin embargo, no es suficiente simplemente cargar todos tus mapas y luego dejarlos sin clasificar para que tus empleados puedan leerlos. Debes asegurarte que este sistema sea:

• Búsqueda: para que resulte fácil encontrar lo que busca con incluso el más simple de los términos de búsqueda.
• Fácil de usar: debes asegurarte de que las personas que necesitan usar tu “biblioteca de procesos” realmente puedan usarla.
• Revisado y actualizado regularmente: tu sistema de gestión de procesos siempre necesitará mantenerse actualizado con la información más reciente para que siga siendo preciso, consistente y confiable.