Diseño de procesos: 5 pasos para aumentar la productividad de tu área

Un proceso comercial claramente definido ayuda a hacer las cosas porque está claro cómo se hace y quién es responsable de ello para obtener un resultado exitoso.

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Si te enfocas en mejorar los procesos correctos, de la manera correcta, ¡puedes diseñar tu camino hacia el éxito! Los beneficios incluyen:

• Entrega oportuna: los procesos suaves facilitan nuestro trabajo para que podamos entregar productos o servicios a tiempo
• Mayor eficiencia: las ineficiencias se evitan definiendo responsabilidades claras
• Mejor estabilidad: los procesos correctos crean orden en una empresa con muchas partes móviles y personas
• Más capacidad: para nuestros gerentes de proyecto, tener documentación de proceso y plantillas a mano los deja libres para concentrarse en hacer un trabajo real
• Mayor responsabilidad: al mapear los procesos, puedes ver dónde están los cuellos de botella y asegurarte de que las personas responsables tengan el apoyo o los conocimientos adecuados que necesitan para alcanzar el resultado
• Eficiencia de capacitación mejorada: marcos de procesos claros ayudan a formar parte de un plan de incorporación estructurado y reducen la necesidad de capacitación interna
• Mejora continua: al ser proactivo en lugar de reactivo en la identificación de problemas complejos, podrás estar al tanto de las expectativas cambiantes, las nuevas tecnologías y ser más competitivo

A veces, principalmente en un contexto interdepartamental, un problema persistente puede generar mucha frustración y confusión. El tiempo que los miembros del equipo invierten en encontrar las respuestas a "qué", "cómo" y "quién" podrían dedicarse a realizar un trabajo real. Yo llamo a este escenario "lecciones nunca aprendidas".

Es importante saber que es (realmente) fácil que se creen ineficiencias con flujos de trabajo establecidos. Pero también es importante identificar rápidamente cuándo tienes un problema persistente.

Si ves que el problema es demasiado complejo para abordar, entonces es hora de intentar introducir un proceso. Es por ello que te dejo los 5 pasos para mejorar los procesos de cualquier área. Estos son: analizar, planificar, ejecutar, implementar y mantener . El uso de una metodología de diseño de procesos asegura que no olvides ningún paso importante.

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Esta metodología se basa en el modelo de ciclo Plan, Do, Check and Act (PDCA) para la gestión de procesos de negocio.

Paso 1: Analizar

a. Define el problema: ¿Cuál es el problema que quieres resolver? El verdadero problema. Puedes distraerte fácilmente con otros circundantes pero trata de identificar el verdadero

b. Define el objetivo y el propósito: imagina cómo quieres que se vea tu resultado y enumera lo que me impide alcanzarlo

• Objetivo: lo que pretendes lograr
• Resultado: lo que se obtendrá en la salida

• Identifica la entrada (estado inicial): información o material necesario para iniciar el proceso.
• Identifica la salida (estado final): lo que realmente entregarás.

• Actores: participantes en el proceso que están ejecutando acciones.
• Partes interesadas: la o las personas con un interés particular en el proceso.
• Propietario: "dueño" del proceso que tiene la responsabilidad final del desempeño en la realización de los objetivos y tiene la autoridad y la capacidad para realizar los cambios necesarios.

e. Define el escalamiento: definir punto de escala para excepciones y toma de decisiones

Paso 2: Planificar

a. Alineación de actores y partes interesadas: recopilar ideas de actores y partes interesadas y encontrar una solución

b. Establece el tiempo de implementación: establece el tiempo de implementación del proceso para que puedas comprometerte a resolver el problema dentro de ese plazo

Paso 3: Ejecutar

• Definir las acciones necesarias y los actores de cada uno. Aquí es donde debes bosquejar. para ello puedes utilizar diferentes plataformas para tu documentación y el complemento, estas se convertirán en tu salvavidas para visualizar la solución de flujo de proceso.
• En esta etapa, es realmente importante tener en cuenta que el proceso se crea para ayudar al flujo de trabajo y la eficiencia. ¡Eso significa mantener la acción y revisar los pasos al detalle! Ten en cuenta que los procesos deben eliminar los obstáculos en lugar de agregarlos.

b. Alineación de la situación propuesta: presenta a los actores, partes interesadas y propietario el proceso propuesto. En esta reunión ten en cuenta que debes explicarlo, escuchar a tus colaboradores y luego ajustar el proceso hasta que todos los involucrados lleguen a un acuerdo sobre la solución.

c. Aprobación: una vez que recibas la luz verde del propietario del proceso, puedes cambiar el estado de tu documento de "Borrador" a "Aprobado". Esto ahora se convierte en la documentación oficial del proceso que las personas deben seguir.

d. Definir KPI de proceso: define el diagrama de KPI para rastrear el rendimiento del proceso. Este es un paso clave para impulsar la mejora continua de este.

Paso 4: Roll Out

a. Brinda capacitación: reúne a todos los involucrados y presenta el proceso aprobado. Explica los pasos y su función y responsabilidad para asegurarte de que todos entiendan

b. Brindar apoyo y asistencia: Implementa el proceso y guía a los actores durante la primera ejecución de este. Aunque el proceso ha sido aprobado, no puedes descuidar este paso. Es importante asegurarse de que el proceso esté activo. Una regla que no se sigue es una pérdida de tiempo para todos.

La etapa de seguimiento es una buena oportunidad para identificar qué podría mejorarse. Concéntrate en las preguntas:

• 1) ¿se alcanza el resultado?
• 2) ¿se sigue el proceso?

Si la respuesta a cualquiera de las dos es no, entonces el proceso debe revisarse

d. Consolida e integra los comentarios: Es decir, reúne los comentarios de los actores, las partes interesadas y el propietario. Luego actualiza el proceso en función de los comentarios proporcionados

Paso 5: Mantener

a. Administra la adopción del proceso: asegúrate de que se esté siguiendo el proceso. Incluso después de una adopción inicial exitosa, los miembros del equipo pueden olvidar o descuidar fácilmente el proceso, especialmente cuando hay múltiples actores en este. Es importante detectar si se necesitan cambios o si el proceso ya no es tan efectivo.

b. Consolidar comentarios: Siempre ten en cuenta los comentarios de la participación de personas.

c. Implementar mejoras: implementar mejoras basadas en comentarios e informe de rendimiento de KPI.

d. Mantener la propiedad: asegúrate de que los actores, el propietario del proceso y las partes interesadas se hagan cargo de sus responsabilidades y cumplan cada uno su función.

Por último, y para finalizar, ten en cuenta que la buena gestión del proceso no se detiene en el lanzamiento. Es importante que crees una cultura de mejora continua.