La planificación empresarial es la hoja de ruta sobre la cual se traza el futuro de tu negocio. Se trata de una preparación previa a la ejecución de un plan de acción planteado desde la dirección, destinado a cumplir los objetivos y metas organizacionales. La mayoría de las empresas entienden que deben planificar las acciones al menos una vez al año, pero esto no es suficiente si lo que se busca es tener un control y progreso del plan para alcanzar los objetivos. Entonces, para obtener esa visibilidad, conviene realizar una actualización de la planificación.
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Actualizar una planificación implica revisar periódicamente un plan de acción para asegurarse de que la ejecución se encamina por el sendero correcto. Si no es así, identificar el obstáculo antes de llegar al final del trayecto permitirá efectuar una mejora o cambio para continuar con un menor margen de error. Sin embargo, a veces no es sencillo delimitar los tiempos entre revisiones para que sean efectivas y aporten verdadero valor.
Del mismo modo que sucede en el ámbito de los proyectos, la planificación empresarial representa la etapa previa a la ejecución, el análisis y la estructuración que impulsa la toma de decisiones estratégica. En este artículo, analizamos por qué es tan importante realizar una actualización de la planificación cada ciertos períodos y cada cuánto tiempo es recomendable hacerlo.
Lo primero que debes saber es que existen dos tipos de planificación: la planificación en corto y la planificación en largo, aunque depende del contexto en que se sitúa la empresa. Normalmente, la planificación en largo abarca un período de 6 meses a un año, incluso más, mientras que la planificación en corto tendrá lugar en un período de tres meses, pero se espera que en el entorno del largo plazo genere resultados. Ahora bien, la planificación en corto debería dividirse entre directivo y operativo.
La persona responsable de planificar la gestión operativa tiene que revisar la planificación semanalmente. Esto no quiere decir que su planificación de base vaya a cambiar, sino que realizará ajustes para volver sobre los pasos de la planificación original. Estos ajustes durante la rendición semanal o quincenal permitirá a los líderes obtener seguimiento y visibilidad de las tareas que se van completando y están contribuyendo con el alcance de los objetivos estratégicos, pero a la vez ayudan en la mejora de los procesos aumentando el desempeño del equipo.
Asimismo, dentro de la planificación, hay que considerar la planificación de lo esperado y la replanificación en función de lo que realmente va sucediendo en el avance del plan de acción. Si de lo esperado, planificas constantemente pierdes la línea base. Por tal motivo, a la planificación de base no deberías modificarla nunca, a menos que una condición en el entorno obligue a realizar una modificación de último momento.
Por ejemplo, si de repente hubiese un bloqueo de las importaciones, es posible que te veas obligado/a a replanificar tu estrategia para adaptar tus acciones a esta realidad no contemplada. En cambio, si se produce un atraso que puedes recuperar, lo recomendable es realizar un ajuste de la planificación operativa, pero tu planificación de base tiene que mantenerse intacta. El hecho de que replanifiques una planificación operativa no significa que tengas que replanificar el cronograma completo de tu planificación de base.
El cronograma de base solamente puede ser modificado cuando se produzca un evento del entorno que justifique el cambio, y esa planificación debería modificar solamente a alguien por encima del project manager porque, de lo contrario, este se convertiría en juez y parte, y terminaría haciendo su voluntad en la planificación de base, lo que podría afectar el alcance de los objetivos.
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La planificación de la actividad empresarial es importante en sí porque permite ordenar en planes estratégicos el trabajo de tu empresa, desde lo más prioritario hasta lo más susceptible de ser postergado. Como habrás notado, incluye varios niveles que se adaptan a los niveles organizacionales, una planificación directiva y otra que se desprende de ella en el nivel operativo, a partir de una planificación a corto plazo. De esta manera, la planificación a largo plazo contribuye al logro de los objetivos y metas organizacionales, y es la que finalmente se mantiene inalterable.
La planificación en corto sirve para ajustar detalles en la estrategia, a fin de cumplir con proyectos, tareas y actividades en el corto plazo que tienen un grado alto de prioridad. Entonces, mientras la planificación en largo busca asegurarse de que la organización vaya en la dirección correcta, en alineación con la estrategia, la planificación en corto se encarga de impulsar y concretar proyectos de mejora, optimizar procesos y planes comerciales que faciliten el alcance de los objetivos a largo plazo.
Por último, la planificación de base (mensual, trimestral o más) no debería tocarse, a menos que circunstancias externas y adversas lo obliguen, y solo un ejecutivo de la dirección podría realizarlo. La planificación operativa orientada a ajustar detalles sí amerita rendiciones semanales o quincenales para garantizar que la ejecución está en progreso.
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En definitiva, la actualización de la planificación debe realizarse cada tres meses para la planificación en corto y cada seis meses o más para la planificación a largo plazo. Dentro de la planificación en corto, es conveniente revisar el plan cada mes, manteniendo en lo posible la planificación de base; y realizar rendiciones semanales o quincenales, desde lo operativo, para corregir errores o identificar puntos de mejora.