Un diagrama de Gantt es un tipo de gráfico utilizado en la gestión de proyectos, el cual permite tener una visualización de las tareas, con sus respectivas fechas y sus responsables. De esta forma, se puede conocer los plazos de entrega del proyecto de inicio a fin, haciendo un seguimiento tanto de las tareas como subtareas.
El diagrama de Gantt muestra información de forma práctica y organizada para ayudar al equipo de trabajo a cumplir los tiempos previstos.
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Cuando se gestiona un proyecto, confeccionar un diagrama de Gantt es útil en tanto se puede supervisar el cumplimiento de tareas y poder visualizar fácilmente las dependencias, ya que muchas tareas no pueden iniciar si otra no ha finalizado. Además, es de utilidad a la hora de ver los retrasos que puedan surgir para de esta forma mitigar las incidencias lo más rápido posible.
Cuando se gestionan varios proyectos, o se trabaja con varios equipos, es necesario contemplar esta herramienta para poder tener un registro de los componentes básicos del proyecto y organizar las subtareas que se desprenden de las tareas mayores, de forma tal que se conforma una línea de tiempo donde se delimitan: las dependencias, personas asignadas a cargo en cada tarea y los hitos.
La particularidad de los proyectos, es que algunas tareas pueden ser interdependientes como no serlo, por lo que indicar el inicio y el fin de cada una es importante para que el equipo comience y finalice a trabajar en ellas según lo estipulado.
De esta forma, la visualización del diagrama de Gantt muestra el progreso que está llevando el proyecto en curso, mostrando con exactitud su desarrollo y qué tareas ya se han ido completando.
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La principal ventaja de un diagrama de Gantt radica en la facilidad para representar información compleja, por ejemplo, la que proviene de proyectos con varios equipos implicados o cuyos plazos de entrega se reprograman. Por esta razón, los diagramas de Gantt permiten una visualización rápida y eficaz para asignar los recursos que correspondan.
Además, la visión general que ofrece del proyecto permite un mejor manejo de la interdependencia de tareas. De esta manera, se desglosan cada una de ellas en una vista general única, por lo que el líder del proyecto sabe donde se encuentran el equipo en cada fase del mismo.
Asimismo, un diagrama simplifica la comunicación entre los equipos, ya que la información está disponible para todos haciendo más eficaces los tiempos de reuniones: mientras la información es más clara, menos dudas hay sobre lo que hay que hacer.
Por otro lado, los colaboradores pueden ver su rendimiento general dentro del proyecto por lo que se traduce en una mejor motivación, ya que pueden adaptar su trabajo según las necesidades que vayan surgiendo. Al ser más conscientes de sus tareas, pueden manejar mejor sus plazos de trabajo y planificar y organizarse mejor en pos del logro de la concreción del proyecto.
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El diagrama de Gantt representa de forma visual el avance de un proyecto por lo que es útil en tanto se vuelve la hoja de ruta para la ejecución de los mismos. Si se organizan proyectos muy complejos, es la mejor forma de poder tener una guía.
Poder ver las tareas de cada uno de forma simultánea es una de las razones por las que se aplica, además de que se puede hacer una correcta asignación de recursos y de fechas. Sin su utilización, sería más complejo organizar todos los elementos que se requieren prever para un proyecto.