Definir procedimientos de compras puede ser una cosa, pero asegurarse de que tu equipo los siga al pie de la letra es otra cosa totalmente diferente. En la actualidad, muchas empresas se enfrentan con las políticas de cumplimiento de adquisiciones, debido a la complacencia, la negligencia o la necesidad de moverse con rapidez ante la posibilidad de comprar nuevos productos o servicios.
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Sin embargo, cuando no se siguen las políticas de cumplimiento o directamente no están presentes, las empresas se exponen a diversos riesgos, incluidos la fuga importante de datos. Estas herramientas forman parte de la planificación de compras, lo que te permite obtener productos de calidad a menor costo y sin las típicas variaciones inesperadas en el precio de las materias primas.
Conocer estas políticas de cumplimiento de compras te ayudará no solo a realizar tus compras más acertadamente, sino que también te permitirá medir y mejorar en el cumplimiento de tus adquisiciones periódicas. En este artículo, analizamos el rol de las políticas de cumplimiento en el departamento de compras, su importancia, ventajas y cómo mejorarlas.
Las políticas de cumplimiento de compras hacen referencia a las personas responsables de las compras, ya sea un equipo o líderes de área, que siguen las reglas, los procedimientos y las políticas de compras establecidas. Estas políticas de cumplimiento incluyen la creación y distribución de políticas de compra, el seguimiento y la gestión del cumplimiento de los procesos de contratación.
También, contribuyen a evaluar los riesgos de compra y diseñar estrategias de reducción de riesgos, así como a ejecutar auditorías periódicas de tales compras. Por último, identifican oportunidades para utilizar herramientas tecnológicas de compras para mejorar el cumplimiento mediante flujos de trabajo de automatización, producción de informes y aprobación de solicitudes.
Las políticas de cumplimiento en las compras no solo tratan de hacer cumplir un conjunto de reglas y procesos arbitrarios, sino que implican una actividad integral que ayuda a atenuar los distintos riesgos de adquirir nuevos productos o servicios. Ahora bien, si hablamos de compras de Saas, las empresas suelen ser más vulnerables a los riesgos de seguridad de software, como por ejemplo la violación de datos o el incumplimiento de regulaciones.
Las políticas de cumplimiento de las compras garantizan que los equipos se basen en estas políticas para disminuir los riesgos. También operan como una medida de ahorro de costos, ya que aseguran una correcta gestión de los recursos para adquirir los bienes que realmente la empresa necesite para satisfacer la demanda y agregar valor a los clientes.
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Existen varias formas de realizar un seguimiento e informar sobre el cumplimiento de estas políticas de compras. Veamos a continuación cuáles son.
El gasto bajo gestión es el porcentaje del gasto total de la organización, que es gestionado por el equipo de compras. Una mayor métrica de gasto bajo gestión implica que tu área de compras controla más gastos de la empresa y estos gastos cumplen con las políticas de compras internas.
El cumplimiento del contrato hace referencia a la frecuencia con la que tus proveedores adoptan los términos de tus contratos y en qué medida estos se cumplen. Representa el porcentaje de tus contratos actuales que los proveedores cumplen en su totalidad. Los términos que figuran en tus contratos están diseñados para reducir los riesgos y proteger a tu empresa contra posibles pérdidas, como la escasez en la cadena de suministro.
El cumplimiento de procesos analiza la frecuencia con la que las compras efectuadas siguen los procedimientos establecidos para la adquisición de insumos. Esta métrica es esencial para las empresas con un modelo de adquisición descentralizado donde los líderes de área tienen autoridad independiente para tomar decisiones. En la contratación descentralizada existen más posibilidades de que los colaboradores ignoren las reglas o se salten pasos.
Es el número de proveedores de servicios en tu lista de proveedores aprobados. Demasiados proveedores significa que se pueden asumir más riesgos de los necesarios e impedir establecer relaciones estratégicas con proveedores con ahorros de costos asociados. No obstante, tener muy pocos proveedores puede representar un riesgo de quedar desabastecido, si el proveedor tiene escasez de productos o cierra. Siempre es recomendable tener una opción de respaldo, sobre todo en los casos de proveedores que son fundamentales para tus operaciones diarias.
Esta métrica permite que el número de orden de compra coincida con tu sistema de adquisiciones. Esto implica seguir con el proceso de orden de compra oficial, incluidos los flujos de trabajo de aprobación relacionados. Su principal objetivo es que la métrica de comparación entre factura y orden de compra sea lo más alta posible.
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En definitiva, las políticas de cumplimiento en los departamentos de compras son prácticas que regulan la actividad de compras, con el objetivo de mitigar los riesgos en la adquisición de nuevos productos en el trato con proveedores. Además, brindan mayor seguimiento del proceso de compras evitando errores en las solicitudes y órdenes de compras, lo que garantiza una mayor eficiencia en el área. Cuando las compras se gestionan de la manera adecuada, los objetivos se cumplen y todo en tu empresa funciona mejor.