La planificación de la calidad es un enfoque estructurado y colaborativo en la elaboración de nuevos productos, procesos y servicios. Su objetivo principal es integrar e involucrar a todos los equipos para que asuman un compromiso significativo en su desarrollo. La aparición de riesgos en la producción es un motivo de temor para la mayoría de las empresas que manejan productos y cadenas de suministros complejas.
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Las amenazas para la organización pueden presentarse en forma de disconformidad del producto, falla de un componente, violación del cumplimiento o riesgo de seguridad que puede ocurrir interna o externamente debido a la mala calidad del proveedor. Estos riesgos ponen en jaque la reputación de una empresa y, en algunos casos, pueden incluso tener consecuencias de vida o muerte.
Una herramienta de gestión de calidad con capacidades de gestión de riesgos puede mitigar estos problemas de forma estandarizada presentando datos que pueden utilizarse para identificar problemas, evaluar consecuencias y gestionar procesos para mejorar la calidad. Sin embargo, no debemos reducir nuestras expectativas únicamente a la implementación de un software de gestión de calidad, si bien es importante y puede ayudar bastante en la planificación de la calidad.
En este artículo, nos centraremos en la planificación de calidad, en qué consiste, por qué es importante y en qué momentos debería considerarse en las empresas para reducir los riesgos en la producción.
Un plan de calidad es un documento, o varios documentos, que juntos especifican estándares de calidad, prácticas, recursos, especificaciones y la secuencia de actividades relevantes para un producto, servicio, proyecto o contrato en particular. Los planes de calidad deben definir:
Tal como lo venimos sosteniendo en varios artículos alusivos a la gestión por resultados, gestión por procesos y gestión de calidad, los objetivos y planes de calidad deben integrarse con los planes estratégicos generales de la organización. A medida que los objetivos y planes organizacionales se implementan en toda la organización, cada función crea su propia mejor manera de contribuir a las metas y objetivos de nivel superior.
En los niveles operativos, el plan de calidad asume el papel de un plan de acción. Dichos planes pueden tomar muchas formas diferentes dependiendo del resultado que deben producir. Los planes de calidad también pueden estar representados por más de un tipo de documento para producir un resultado determinado.
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El objetivo de la planificación de calidad consiste en demostrar cómo el sistema de gestión de calidad es aplicable con eficiencia a un caso en particular. Por ejemplo, cuando una organización cuenta con procesos sumamente complejos que requieren de información o competencias adicionales.
Al mismo tiempo, un plan de calidad se utiliza para cumplir con los estándares legales y reglamentarios y los clientes para mejorar el uso de recursos en la ejecución de los objetivos de calidad, a fin de reducir los riesgos de errores y problemas durante el proceso. El mayor beneficio de un plan de calidad es su capacidad para comprender un volumen alto de información relevante de manera sencilla y sistemática para hacer más eficientes los procesos que generarán productos o servicios de mayor calidad.
Una visibilidad clara en toda la empresa brinda una mejor comprensión de las amenazas y permite un enfoque sistemático para la gestión de riesgos. Los datos de fabricación y calidad se pueden rastrear de manera efectiva en varias ubicaciones de la empresa y se pueden compartir entre los departamentos mediante una solución de software de gestión de calidad que se puede integrar con el sistema ERP de una empresa. Esta integración permite una mayor consistencia en los procesos y proporciona una imagen más precisa del riesgo dentro de la organización.
En caso de falla de un componente o defecto del producto, el software de gestión de calidad se puede utilizar para analizar incidentes y mejorar el rendimiento operativo. La solución auditará la genealogía completa de las piezas utilizadas y los procesos seguidos desde el principio hasta su finalización. Asimismo, pondrá en juego acciones preventivas.
Los criterios de inspección se pueden definir y utilizar para obtener evidencia objetiva del cumplimiento operativo. Si se determina que un producto no cumple con los requisitos, se aplicará automáticamente un proceso de calidad universal utilizando las acciones correctivas o preventivas apropiadas para evitar una ocurrencia adversa.
Se puede utilizar un mapa de calor de riesgos para representar los riesgos de una organización en un formato que dé cuenta sobre la gravedad y la probabilidad de cada ocurrencia. Esta información se puede agregar a la solución de gestión de calidad y se puede crear un plan de tareas para abordar los problemas.
Para reducir el riesgo, las empresas realizan análisis de modos y efectos de falla (FMEA). Si estos datos son incoherentes o se rastrean incorrectamente, pueden afectar la calidad del producto o provocar el retiro del mismo. Una solución de gestión de calidad con la función de archivo adjunto analiza los posibles puntos de falla que impulsan los criterios de inspección para ayudar a garantizar resultados de productos de mayor calidad.
El software de gestión de calidad permite a los usuarios aplicar una estrategia de gestión de riesgos dentro de un plan de calidad a fin de detectar posibles riesgos o bien oportunidades de mejora. Las certificaciones, la información de auditoría y las piezas con certificado de calidad se pueden rastrear de manera efectiva en el sistema.
El riesgo de incumplimiento fallido puede ser perjudicial para las empresas en industrias altamente reguladas. Los productos que no cumplen con los estándares de la industria no se pueden vender y, a menudo, pueden poner en peligro la seguridad. Se puede utilizar una estrategia de gestión de riesgos para aliviar estas preocupaciones mediante el seguimiento eficaz de los requisitos reglamentarios y el mantenimiento de un registro electrónico de todos los documentos relacionados con el cumplimiento.
Asimismo, la falta de capacitación o certificaciones de la fuerza laboral puede presentar un riesgo significativo para las operaciones de fabricación. Una fuerza laboral mal capacitada probablemente dará como resultado un producto final de menor calidad. El software de gestión de calidad mantiene un registro preciso de las habilidades laborales requeridas e identifica inmediatamente cualquier brecha. Se pueden configurar recordatorios automáticos para renovar las calificaciones laborales para reducir aún más el riesgo.
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Hemos comprendido que hoy en día la planificación de calidad es un desafío al que se enfrentan muchas empresas para evitar o reducir los riesgos diarios propios de la producción que pueden afectar la calidad. Una estrategia de gestión de riesgos puede ayudar a una empresa a responder rápidamente a estos problemas y evitar que vuelvan a ocurrir.