Área de dirección: importancia de una herramienta de planificación

La planificación es el primer paso para alcanzar los objetivos, ya sea una organización comercial o un organismo educativo. Establecer objetivos e intentar alcanzarlos es una actividad fundamental para llevar la dirección de tu empresa por el camino del éxito.

Puede haber diferentes tipos de objetivos con diferentes grados de importancia y tiempos. Pero, una cosa que sigue siendo común, es diseñar un plan que sea lo suficientemente eficiente como para ayudar a lograr estos objetivos. La planificación te permite convertir tus objetivos en logros.

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Te ayuda a diseñar un mecanismo y a trazar un curso para alcanzar tus metas establecidas, por tal motivo es esencial en el área de dirección empresarial, sobre todo porque requiere una comprensión profunda de los requisitos en términos de asignación de recursos y gestión de tiempo. 

Para facilitar estos procesos, contar con una herramienta de planificación te permitirá establecer y definir los objetivos, calcular su alcance, anticipar posibles desviaciones, retrasos y prever cualquier faltante de recursos de manera efectiva y eficiente, a fin de poder afinar la puntería de planificación estratégica del área de dirección de tu empresa.

Una herramienta de planificación sintetiza los datos brutos, los convierte en un plan de acción y entrega información significativa. Por ejemplo, una herramienta de planificación circular representa todo el plan y sus elementos individuales en un resultado fácil de percibir y analizar. 

Su representación gráfica te permite evaluar cada paso del proceso de planificación y hacer las correcciones necesarias, entre otras funcionalidades. 

A continuación, te presentamos una serie de ítems que engloban la importancia de tener una herramienta de planificación en tu área de dirección. 

1. Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos.

La planificación permite que la incertidumbre descienda al igual que los riesgos, ya que analiza la situación actual de la empresa, los posibles acontecimientos futuros, propone cursos de acción alternativos y también rediseña objetivos. 

Favorece la toma de decisiones de los ejecutivos, quienes basándose en los datos registrados de los distintos avances de procesos, podrán redirigir los objetivos estratégicos hacia su realización en el plazo previsto.

2. Genera compromiso y motivación.

La herramienta de planificación genera una identificación de los miembros de la empresa con objetivos, y por lo tanto, los motiva en su consecución. Por lo tanto, así como los ejecutivos del área de dirección la utilizan para obtener una visión global del funcionamiento de la empresa, del mismo modo, sus colaboradores por áreas deberían aprender a implementarla en sus actividades para mejorar su rendimiento. 

Al fin y al cabo, supondrá también una ventaja estratégica a los fines que persigue la empresa para posicionarse en el mercado, siendo más rentable y escalable, y a la vez, ampliando su público objetivo. 

3. Es funcional a toda la organización. 

Sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control) para organizar recursos, coordinar tareas o actividades y para controlar y evaluar resultados, al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados.

4. Es factible para los objetivos de la empresa

Antes de realizar la planificación, considera los recursos y la verdadera capacidad de la empresa, a fin de no proponer objetivos o estrategias que estén fuera del alcance de las posibilidades de la empresa. Esto te mostrará el valor genuino de tu empresa para superar cualquier dificultad generando nuevas oportunidades. 

5. Es flexible y dinámica para una planificación estratégica que sirva a todas las áreas.

La herramienta de planificación debe ser lo suficientemente flexible e intuitiva como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios. Por ejemplo, adaptar la empresa a las circunstancias o exigencias del mercado. En este sentido, no solo debe ser funcional al área directiva sino a todas las demás, puesto que también realizan planes de acción con objetivos a cumplir en determinados plazos.

La herramienta que incorpores debe poder brindar soluciones efectivas a  todos los problemas comunes de una dirección y que todos los procesos que ejecuten los departamentos estén alineados con la misma.

6. Mejora continua.

Como la planificación es un proceso continuo siempre es mejorable, por lo tanto, contar con una herramienta de planificación puede ayudarte a efectuar mejoras notorias en la ejecución de la misma. Por ejemplo, contar con una herramienta que despliegue tableros de control inteligentes podrás tener un seguimiento mensurable del progreso de las tareas en proceso. 

Establecer cuáles de ellas finalizan en el plazo estipulado, cuáles están demoradas y quiénes son los responsables de tales ejecuciones son algunas de las ventajas que vas a descubrir implementando una herramienta de planificación.

7. Al ser una herramienta de automatización, evita retrasos en la planificación.

Implementar una herramienta de planificación evitará que se retrase el plan de acción diseñado, porque además de identificar desviaciones corregibles, agilizará las tareas manuales que gastan más tiempo; por consiguiente, utilizarás ese tiempo en planificar mejor tus objetivos SMART y también discutir y acordar los de cada área. 

La planificación por lejos, es el paso más importante en el proceso para lograr los objetivos que se han definido alcanzar. La eficiencia de la planificación determina si los objetivos pueden lograrse o no y también ayuda a utilizar de manera óptima los recursos disponibles.

Una herramienta de planificación de alta utilidad te ayuda a la hora de definir los procedimientos para la concreción de objetivos y presenta la información requerida de una manera sencilla que puede ser fácilmente comprendida por todos los interesados.