Está claro que en la actualidad no se están viviendo tiempos fáciles a nivel económico. Mercados volátiles, recesión económica, cierre de empresas, son algunas de las situaciones que se ven y se escuchan a diario.
La poca claridad para vislumbrar lo que se viene y el permanente cambio de reglas de juego, suele generar angustia y desconcierto. Y debido a esto es que existe la noción errada de que planificar en escenarios de incertidumbre no sirve ni tiene sentido.
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Muchas veces, ante tanta incertidumbre el empresario no se siente cómodo y cree que no se puede planificar debido a los cambios rápidos y constantes, es por ello que termina adoptando, en general, reacciones extremas: parálisis, no es capaz de tomar decisiones, o imprudencia en la que toma decisiones sin ningún tipo de análisis.
Si nos paralizamos y no tomamos decisiones en realidad se está tomando una: la de no actuar. De esta forma se genera un efecto en la empresa no por una acción realizada sino por una omisión de la misma. Si por el contrario se apresura a tomar una decisión, sin realizar ningún tipo de análisis, las probabilidades de lograr el resultado esperado son tan inciertas como el contexto mismo.
Como exponía antes, usualmente pensamos que en circunstancias como la actual es imposible o no tiene sentido planificar y que cualquier intento de ver el futuro nos llevará indefectiblemente a la frustración. Debe quedar claro que este pensamiento está basado en una manera tradicional de realizar una planificación: focalizándose en poder anticipar, o casi predecir, cuál será el único escenario posible en que se desenvolverá la empresa.
Es aquí donde debemos preguntarnos, ¿cómo planificar en este contexto? Muchos procesos de planificación suelen ser la principal limitante para planificar. Ya que no permiten la flexibilidad suficiente como para tomar decisiones rápidas. En un mundo de rápidos y constantes cambios, la incertidumbre es un elemento clave a incorporar en la planificación y, por lo general, este tipo de decisiones no puede esperar a un proceso de planeamiento lento y rígido.
“Ante mayor incertidumbre, no solo es posible planear, sino que es obligatorio”
El proceso de planificación, que incorpora la incertidumbre, debe incluir varios escenarios que incluya distintos planes de contingencia, es decir, crear modelos de análisis a corto y largo plazo a partir de la especulación sobre el comportamiento de distintas variables que pueden afectar a la empresa. Cuanto más cambiante es el entorno, mayor necesidad hay de contar con una amplia gama de escenarios; más planes contingentes hay que generar para estar preparados ante la emergencia.
En ciertas situaciones de incertidumbre pueden funcionar mejor los procesos estratégicos formados por una serie de lineamientos básicos en lugar de otros procesos más complejos y detallados. Por ello debes focalizarte en contemplar estas fases a la hora de realizarlos:
Uno de los factores relevantes para sacar el mejor provecho de este proceso es la incorporación temprana de personal especializado en cada una de las tareas que deban realizarse. Ten en cuenta que una planificación exitosa debe permitir incorporar la visión de los distintos niveles y áreas, para así aprovechar al máximo el aprendizaje que se pueda generar sobre la incertidumbre a enfrentar.
Hoy en día se aplican nuevas tecnologías y herramientas de gestión que permiten incorporar la incertidumbre con facilidad y claridad. Modelos visuales de identificación de variables e influencia, diagramas que muestran la sensibilidad y programas de simulación que permiten entender un rango continuo de escenarios posibles con sus probabilidades asociadas.
Por último, cuando se desarrollen los planes de contingencia deberás tener en cuenta el impacto de eventuales amenazas para aquellos escenarios que resulten más críticos.
Ten presente que en tiempos de crisis e incertidumbre se espera más que nunca que los líderes marquen claramente el camino a seguir, los objetivos a concretar y siempre se deberán analizar con rapidez las amenazas que podrás enfrentar y capturar las oportunidades que en toda crisis suelen surgir.
Es muy difícil planificar si los procesos de la empresa no están bien diseñados y funciona bien, ya que no se puede proyectar si no se conoce como funciona y podría reaccionar la empresa.
¿Crees que tus procesos están funcionando bien?