¿Quién trabajó esta semana en mi obra? Gestión de asistencia y pagos

Como propietario de una empresa constructora siempre debes ver a tu fuerza laboral como un activo esencial. Por lo tanto, es importante tener datos sobre la asistencia de tus trabajadores: ¿llegan tarde o están ausentes? ¿Han faltado por enfermedad o por razones personales? ¿Cuántos trabajadores lleva cada cuadrilla tercerizada?

La inasistencia de trabajadores o una mala contabilización de la asistencia pueden no solo aumentar tus costos considerablemente, sino también retrasar los plazos de terminación. Cuando tienes en cuenta que atrasarse en una etapa tiene efectos multiplicadores sobre el el plazo de las demás, o que no terminar una obra a tiempo puede significar grandes multas, estos factores se vuelven críticos.

Dadas estas circunstancias, no hay duda de que la asistencia y el seguimiento del tiempo son cruciales para una gestión eficaz de los empleados.

La industria de la construcción es uno de los sectores más complejos para administrar personas. Entre los desafíos que enfrenta a diario podemos nombrar tres situaciones que son más frecuentes y que están súper relacionadas entre sí:

• Asistencia: El control de la asistencia a obra se hace en el lugar, es decir, se hace a través de la observación en la obra. En general, es el capataz o encargado de cuadrilla en la misma obra quien lleva el registro. Cuando se cuenta con cuadrillas subcontratadas, este control lo realiza el capataz de cada una y el encargado general de la obra. Por lo tanto, luego hay que comparar lo que dice el capataz, y lo que registra el encargado. 

Claro que en obras de gran envergadura puede que dispongan de un control digital de ingreso (como lector de huellas digitales). Esta es una situación ideal ya que identifica unívocamente a cada persona, su horario de ingreso y salida. Pero este no siempre es el caso.

• Pagos: Está directamente relacionado con el control de asistencia, al momento de pagar los sueldos a cada uno de los trabajadores, es importante contar con información precisa, para que no se realicen pagos de más y además para que se pueda realizar una estimación correcta de los costos.
• Accidentes: Es imprescindible que los trabajadores estén asegurados, esto supone un costo extra, por lo tanto la empresa constructora debe tener un registro de asistencia que le permita verificar que, en caso de recibir algún aviso de accidente, realmente el trabajador se encontraba en la obra.

Es aquí donde surge la necesidad de saber ¿Cómo controlas las personas que te dicen que fueron a trabajar, y  las que fueron realmente? ¿Dónde llevas el registro? ¿Cómo solucionas las diferencias registradas, entre los diferentes capataces de obra y el encargado general sin que sea un "él dijo y yo dije"?

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Bien, para poder llegar a tener una visión clara e inequívoca de la situación en la obra, necesitas información clara, un registro único y un sistema ordenado. Para poder lograr este registro tienes múltiples opciones. Desde las más tradicionales; como hacer firmar al empleado una declaración diaria con la hora de entrada y salida; hasta lo más actual; que puede ser utilizar una aplicación con lector del iris o la huella dactilar (como mencioné anteriormente) para controlar el tiempo de trabajo. En principio; todos son válidos, a menos que las autoridades laborales digan lo contrario. Sea cual sea el método que elijas debes tener en cuenta que este te permita:

• Dedicar menos tiempo a la preparación de la nómina: Como resultado, podrás dedicar menos tiempo a la preparación de la nómina cada mes, concentrarte más en sus otros trabajos y mejorar la productividad general de tu empresa.
• Tener una imagen precisa de los costos laborales: Cuando supervisas la asistencia de tus empleados, puedes mejorar la precisión de tus costos laborales de una manera que solo se les pague por el tiempo que han pasado trabajando. Esto significa que el seguimiento del tiempo y la asistencia en el lugar de trabajo puede evitar situaciones en las que algunos empleados llegarán tarde al trabajo y/o desocuparán el lugar de trabajo temprano, pero recibirán su pago sin deducciones.
• Evitar demandas judiciales contra la empresa: En general, los cálculos salariales se basan en el tiempo en que los obreros han trabajado. Es por eso que si no realizas un seguimiento del tiempo, puedes enfrentar problemas legales. Recuerda, la falta de pago a tus empleados con la cantidad correcta de remuneración puede exponer a tu constructora a demandas judiciales.
• Agilizar el almacenamiento de datos: La precisión de los registros, también puede simplificar los datos al realizar un seguimiento de la asistencia de los trabajadores.
• Informar a tus empleados sobre sus registros de tiempo: Cuando realizas un seguimiento de la asistencia de sus trabajadores, es importante que tus empleados accedan y supervisen su horario por su cuenta, para así saber cómo puede afectar su desempeño laboral.
• Mejorar la planificación: Tener un control y registro histórico de los recursos utilizados en proyectos anteriores te permite realizar mejores estimaciones y planeaciones a futuro. La mano de obra es un recurso central en la construcción, por lo que una correcta estimación de la misma (cantidad de personal por trabajo, plazos, costos, etc.) te permitirá planificar de mejor manera.

Hacerlo también puede ayudarte a manejar los problemas de asistencia de un empleado de manera eficiente. Además, la información que obtienes del seguimiento de asistencia puede ser de gran ayuda para eliminar las ineficiencias y otros problemas de productividad.

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En conclusión y teniendo en cuenta las razones anteriores, no hay dudas sobre cuán esencial es hacer un seguimiento de la asistencia y el tiempo de sus empleados en el lugar de trabajo. Tener un control de quién fue a la obra, los pagos que se hicieron te ayudará a evitar el pago de más en sueldos, art, seguros, riesgos de accidentes, juicios etc. y en definitiva, planificar mejor y ser más eficiente.