Hay momentos en que sentimos que mientras menos tiempo tenemos, más tareas se nos agrupan para resolver y llegamos a sentir que estamos al borde del colapso, porque no nos creemos capaces de completarlas y que estas queden bien ejecutadas.
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En estas circunstancias, es cuando debemos desarrollar la capacidad de priorización de tareas, a fin de clasificar y seleccionar las tareas urgentes de las que son apenas importantes, y por lo tanto, no implica un riesgo para la empresa su postergación.
Las empresas obedecen a un esquema de trabajo que se compone de varias tareas. Estas no admiten el mismo nivel de importancia dentro de los procesos, puesto que algunas serán necesariamente más urgentes y requerirán más esfuerzo y dedicación de parte de nosotros. En cambio, otras pueden esperar.
Saber priorizar las tareas es un paso fundamental para tener una buena gestión del tiempo. Representa el punto de partida para cualquier ciclo o proceso de trabajo. Poder dividir, clasificar y desarrollar tareas nos permite mejorar los niveles de productividad y lograr que el tiempo sea nuestro mejor aliado en lugar que un enemigo que nos impide realizar otras actividades de valor.
El objetivo de este artículo es explicar la importancia de la priorización de tareas y cómo puedes mejorar esta práctica en tu empresa para aumentar la productividad.
En el nivel medio tenemos muchas variables abiertas. Normalmente el nivel medio está gestionando personas, trabajo y demandas de niveles superiores. Las personas deben entender qué decisiones o tareas que de no completarse pueden poner en peligro a la empresa y a su propia continuidad dentro del puesto.
Si existe este riesgo es porque las tareas en cuestión poseen una prioridad muy alta. Asimismo, están las tareas que de no estar realizadas solo las personas responsables recibirán un llamado de atención, y por último, las tareas que pueden permanecer pendientes porque no son urgentes ni importantes para la empresa.
La importancia de la priorización de tareas reside en que permite organizar las tareas en orden de prioridad respondiendo a las necesidades inmediatas de una organización. En este sentido, debemos reconocer y medir el tiempo a las tareas, particularmente, aquellas que están de cara al cliente siempre presentan una prioridad muy elevada.
Por lo tanto, manifestar una equivocación en alguna actividad que era a nivel interno no tiene el mismo impacto que si esa actividad no realizada se vincula directamente con el cliente. Otro criterio para definir son los recursos que necesitamos para realizar las tareas que se nos encomiendan y a quiénes respondemos por ellas.
Por ejemplo, no es lo mismo recibir el pedido de un compañero de trabajo, un colega que necesita una tarea específica de nivel interno que si la tarea proviene de un ejecutivo o del mismísimo CEO de la empresa. La prioridad será, en este caso, la tarea que nos asignó el CEO.
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Para determinar cuáles son las tareas prioritarias en tu calendario o agenda de actividades, puedes aplicar indicadores que te ayuden en el proceso.
Un factor importante es contar con una visualización de la lista de tareas a realizar. Partiendo de este listado, puedes dividir en subtareas, calcular el tiempo aproximado que te llevará completar cada una en el nivel de urgencia e importancia que requieran.
A través de una vista única, tendrás un panorama general de todas las actividades que deben ejecutarse. Asimismo, obtendrás un cálculo de la carga de trabajo real y a qué tareas específicas dedicarles mayor prioridad. Puedes además establecer métodos para la priorización de tareas. Estos 2 que señalamos a continuación pueden ayudarte a lograrlo más rápidamente.
En el mundo de la gestión de trabajo, no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy si la tarea implica mayor esfuerzo, recursos y urgencia. Desde este punto de vista, las tareas que aportan mayor valor son aquellas que están vinculadas a los objetivos principales, por lo que deberían figurar al principio de la lista de prioridades.
Una vez que hayas realizado todas las tareas urgentes del día, puedes enfocarte en las que le siguen en ese orden de prioridades. De esta forma, no solo habrás cumplido con los objetivos importantes sino que sentirás tus niveles de estrés reducidos al saber que lo urgente está hecho.
Esta matriz de los importante o lo urgente se inicia organizando las tareas en cuatro cuadrantes, según la urgencia, la importancia, ambas o ninguna. Este planteamiento es útil para decidir qué hacer y en qué momento. También, lo importante que no es urgente, lo que se puede delegar y lo que sí puede descartarse.
La matriz de Eisenhower es una herramienta relevante para priorizar las tareas, organizarse y tomar decisiones rápidas con menos posibilidades de cometer errores.
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En síntesis, la priorización de tareas es una práctica fundamental para gestionar el tiempo de la mejor manera posible y que, a la hora de identificar lo urgente de lo importante, puedas alcanzar los objetivos en menos tiempo y que la sobrecarga de tareas ya no sea un problema para tu empresa.