Por un lado es importante comprender que la poca visibilidad o disponibilidad de la información contribuye a la falta de control de una empresa. Por otro lado, debes entender que el acceso a esta información dependerá de la función y puesto en el que trabajes ya que no es necesario que todas las personas que forman parte de la empresa tengan acceso a toda la información.
<<< ¿Negocio ciego? Las 6 principales causas de la falta de control >>>
Cuando ocupas un puesto gerencial o lider, la información a la que tengas acceso te permitirá utilizar eficientemente las herramientas necesarias para poder acomodar y solucionar de manera rápida las necesidades que tengan los recursos, definir y asignar tareas e identificar los problemas que puedan surgir. Es importante en un puesto de tal magnitud tener una vista panorámica de todos aquellos procesos -o proyectos- que están activos, esto te permitirá tener un mayor control y además mantener a tu equipo de trabajo más motivado y encaminado.
Para aquellas personas que forman parte del equipo, la información a la que deberán acceder será aquella que les va a permitir ser más eficaces. ¿Quiere decir esto que deben acceder a toda la información? Claro que no! No solamente hay información sensible del giro del negocio que debe ser protegida, sino que además, tener demasiada información irrelevante se transforma en ruido.
Es importante que cuenten con paneles ordenados, donde puedan observar las tareas que deben realizar. Esto les brinda seguridad y les ayuda a avanzar con paso firme a la consecución de los objetivos marcados. La falta de claridad en la información hace que los empleados se sientan desmotivados, quieren sentir que su trabajo importa y es realmente valioso para la empresa.
Es seguro que en este momento estás pensando.. “Cuando cuente con más presupuesto y más cantidad de empleados voy a implementar un sistema para tener mayor visibilidad de la información”. Lamento informarte la triste realidad, para poder tener información ordenada y visible debes comenzar desde ya, esto te permitirá:
-
Lograr una coordinación de tu equipo:
Asegurándote de que todos los proyectos y las tareas del equipo sigan la línea de los objetivos globales de la empresa. para ello deberás: proporciona un calendario y un panel de tareas para que puedan entender cuándo han de entregar su trabajo, cómo, dónde. Cuando los miembros del equipo vean claramente el qué, el dónde, el porqué, el cuándo y el cómo de sus proyectos, se sentirán más fortalecidos y será menos probable que pospongan las tareas a realizar.
Esto también ayuda al equipo a colaborar sin problemas, pues los proyectos se van pasando de unos a otros entre los propietarios de las tareas. Crear un flujo de trabajo coherente garantiza que todo el mundo sepa en qué punto encaja, con quién ha de trabajar.
Si tu equipo de manera correcta, te será más fácil que nunca coordinarlo con otros equipos y departamentos cuando te toque colaborar con ellos. Contar con una buena visibilidad te garantiza que podrás coordinar tus proyectos y objetivos con otros equipos en caso de que los proyectos se interpongan. Ampliar la visibilidad a otros grupos de la organización puede ayudar a los equipos a ver la carga de trabajo y los procesos de los demás para facilitar la comprensión, el respeto y la coordinación. Cada equipo tiene sus propios OKRs que siguen la línea de los objetivos generales de la empresa. La visibilidad permite a los diferentes equipos remar en la misma dirección al desarrollar proyectos compartidos sin tener que estar encima de todo el mundo.
-
Aprender a asignar y usar los recursos de forma eficaz.
¿Dónde se comunica el personal? ¿Cómo se asignan las tareas de trabajo? ¿Qué fases del proyecto se pueden automatizar? ¿Los activos están en un solo lugar y todos los miembros del proyecto pueden acceder a ellos? Empieza visualizando tu recurso más importante: las personas. Los diagramas de Gantt te ayudan a visualizar las cronologías del proyecto, para que puedas identificar dónde se necesitan los recursos y dónde pueden interferir. Cuando empieces a asignar tareas, podrás ver desde la perspectiva de los recursos cómo se equilibran las cargas de trabajo en el equipo. Esto te ayuda a identificar posibles obstáculos y a elaborar planes de proyectos que permitan al equipo realizar su trabajo a tiempo y sin salirse del presupuesto.
Además del personal, las herramientas y la automatización pueden ahorrar una cantidad considerable de recursos adicionales.
-
Lograr una colaboración entre equipos eficaz.
Contar con una sola fuente de información para los proyectos, así como un flujo de trabajo coherente, ayuda a los equipos a comprender las expectativas, saber qué tareas tienen y comunicarse internamente. Trabajando con falta de visibilidad, la gente se puede frustrar rápidamente y repartir culpas cuando surgen los obstáculos. Esta frustración y falta de autonomía afectan rápidamente a la motivación.
<<< La seguridad de la información en tu empresa >>>
En conclusión, contar con una buena visibilidad te ayudará a ser capaz de disfrutar de una visión general de la estrategia global, además de podrás ampliar la visión en los detalles más pequeños de tareas concretas. Podrás priorizar objetivos y medir el progreso de los mismos. Lograrás que cada empleado se responsabilice de sus tareas desde el momento en que una tarea le es asignada, entre muchos beneficios más.
¿Cuán claras están las tareas de los miembros de tu equipo? ¿Dónde se produce la comunicación de cada proyecto o tarea dentro de tu empresa?