Frente a la necesidad de mejorar la calidad de la información y el uso que se hace de ella en las empresas, es cada vez más frecuente que sus líderes comiencen a buscar entre las distintas alternativas que hay en el mercado de sistemas de información. Sin embargo, hay que tener especial cuidado del sistema que finalmente terminas eligiendo para la gestión por procesos de tu empresa, ya que una mala elección puede afectar la eficiencia de tu equipo.
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Antes de apresurarse por elegir un sistema de información, conviene analizar las necesidades reales de tu empresa y entender cómo la tecnología puede mejorar y agregar valor a tus procesos. Con eso en mente, ya tienes parte del recorrido hecho. Pero existen otras cuestiones no menos importantes que evitarían esos principales problemas en los sistemas de información.
Por ejemplo, hay sistemas que han quedado obsoletos debido a que contaban con pocas actualizaciones, así como también pueden haber otros demasiado recientes y no verificados. En cualquier caso, tanto si tienes un sistema desactualizado y quieres cambiarlo como si aún no cuentas con uno, este artículo te ayudará a identificar los principales problemas en los sistemas de información y cómo remediarlos con éxito.
En la actualidad, todas las empresas necesitan implementar tecnologías, por lo que cada interacción con el cliente y proceso interno depende en gran medida de los sistemas informáticos que impulsan la operación. A continuación, veamos qué problemas podemos detectar en estos sistemas.
En muchas ocasiones, los líderes empresariales buscan un sistema de información por recomendación de un colega, amigo o contacto que le aseguró que se trata de una inversión a largo plazo. Pero lo que probablemente no sepan estos líderes es que esos sistemas les sirvieron a ciertas personas y no a otras, porque las soluciones que ofrecían obedecen a las necesidades por las cuales fueron en busca de un sistema de información eficiente.
Es necesario realizar mínimamente un análisis o solicitar alguna demostración de los beneficios que promete. El hecho de que le haya funcionado a otras personas no significa que a tu empresa le funcione. Cada empresa es diferente y tiene necesidades y objetivos diferentes, que deben traducirse a un sistema de información a la medida.
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Cuando un sistema de información de fabricación reciente no ha pasado mucho tiempo en el mercado, es posible que tenga errores de operación no detectados por el propio fabricante. Las versiones apresuradas que son lanzadas al mercado para generar impacto son también un claro ejemplo de lo que no debería considerarse como opción tecnológica. Es preferible esperar que ese software tenga más tiempo de permanencia para evaluar si sus atributos son competitivos.
A veces, los líderes empresariales subestiman la complejidad de los sistemas de información creyendo que su dominio es más intuitivo de lo que en verdad es, por lo que suelen prescindir de consultar los manuales de uso para su correcta implementación, así como de obtener la opinión de un experto.
Por muy sencillo que parezca un sistema de información, es recomendable entender su funcionamiento desde el principio para saber dónde agrega valor su aplicación. Instalarlo a ciegas y esperar a que genere los datos procesados que necesitas no solo te provocará frustración, sino que además te hará perder un tiempo valioso que podrías haber ahorrado, si solicitabas asesoramiento profesional o al menos consultabas el manual. Esto evitará que la mala experiencia te haga creer que los sistemas de información no sirven.
Los sistemas de información son herramientas tecnológicas de mejora de procesos, pero incluso la promesa de mejorar la manera de trabajar puede generar resistencia al cambio en los colaboradores, acostumbrados a hacer las cosas siempre de una determinada forma.
Es normal que esto suceda frente al advenimiento de un cambio o innovación, pero es fundamental evitar de antemano el miedo a la gestión del cambio capacitando a los colaboradores en la implementación y uso de tecnologías, como así también mantener con ellos una comunicación constante sobre lo que acontece en tu empresa. Hacer esto evitará ocasionar una sorpresa inesperada frente a los cambios comunicados de manera intempestiva.
Una vez que finalmente se incorpora un sistema de información que responde a las necesidades de la empresa, hay que asegurarse de que la información recolectada es de calidad. Muchas veces, se deposita demasiada confianza en un sistema tecnológico creando dependencia. No todo lo puede hacer la tecnología, y parte de esas limitaciones es filtrar y segmentar datos de manera autónoma.
Aunque se utilice IA, esta obedece a las instrucciones que le proporciona un humano, por lo que debes evaluar sus búsquedas para personalizar la recolección y análisis de datos que realice. Aprende a generar las instrucciones adecuadas para obtener datos más precisos pero no olvides validarlos, incluso cuando parezcan fiables a simple vista.
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Estos fueron los principales problemas en los sistemas de información que debes tener en cuenta si estás pensando incorporar uno en tu empresa. Como representa una inversión importante en tecnología, debes asegurarte de que valga la pena la elección del software, atienda tus necesidades de uso de la información, mejore los procesos y aporte valor genuino a tu empresa. Solo así podrás llevar tu negocio al siguiente nivel.