La tecnología brinda innumerables beneficios a las empresas de todo el mundo y es de vital importancia para su crecimiento. En la era actual, la velocidad sin precedentes con la que se comparten datos entre empresas, líderes, proveedores y clientes es innegable. Pero por otra parte, también puede generar información engañosa e inexacta que se propague al mismo ritmo, a través de robots impulsados por la inteligencia artificial. En la gestión por procesos, es sumamente importante contar con un sistema de información que nos ayude a gestionar mejor los datos.
<<<Diseño de procesos: ¿Por dónde empezar?>>>
Sin embargo, esta proliferación de información conlleva la inevitable presencia de contenido no confiable y carente de valor. Por este motivo, la información puede aparecer sesgada muchas veces y sin un sistema de información puede ser complicado administrar grandes cantidades de datos provenientes de fuentes dudosas. Hay que tener en cuenta que la mayor parte de la información circula para engañar incautos que para transmitir una verdad o conocimiento. De ahí que sea tan necesario poder seleccionar y clasificar las fuentes de información para evitar caer en el engaño.
Comprender los riesgos que conlleva un mal uso de la información es fundamental para evitar convertirse en cómplices de su difusión y que las empresas se vean perjudicadas en su reputación por manejar información poco confiable. En este artículo, analizamos por qué es importante contar con un sistema de información en tu empresa y cuál es el valor que aporta a tus procesos.
Los sistemas de información se componen de agentes, códigos y procesos que colaboran de manera coordinada para alcanzar objetivos compartidos. Ayudan a recolectar, gestionar, recuperar y distribuir información relevante para ejecutar procesos cruciales para una organización. Básicamente, un sistema de información centraliza la información en una misma plataforma para proporcionar orden, visibilidad, poder de interpretación y análisis.
Los datos que una empresa genera deben integrarse en un mismo sistema vinculado, en donde todos los datos se relacionen entre sí. Esto permite a las personas dentro de una empresa acceder más fácilmente a la información alojada en un mismo lugar para revisarla en tiempo real o consultarla cada vez que la necesiten. Además, tiene mantenimiento automáticos de los registros y facilita la toma de decisiones en torno a procesos críticos y objetivos relevantes.
<<<¿Cómo ayuda la gestión por procesos a la planificación en tu empresa?>>>
Es evidente que estos sistemas están transformando la manera en que las personas interactúan con diversos contenidos. Ahora las tecnologías que permiten centralizar la información en un mismo lugar son más intuitivas, tienen mayor capacidad de almacenamiento para facilitar la gestión de los datos administrados. Existen diversas ventajas de incorporar un sistema de información. A continuación, enumeramos las principales.
Entre las ventajas más evidentes de implementar un sistema de información es que permite integrar o centralizar la información en un solo lugar, lo que representa una vinculación efectiva entre tus áreas, a fin de lograr una mejor planificación que dé como resultado una operación más sólida y eficiente.
Debido a que muchos procesos y tareas pueden automatizarse, los colaboradores tendrán más tiempo para realizar actividades de mayor valor y que les permita crecer en otros campos del conocimiento.
Al implementar un sistema de información, tu empresa experimentará mejoras en los procesos, la reducción de errores, la obtención de diagnósticos de problemas y el mantenimiento de una eficiencia integral a través de la integración de información relevante.
Los sistemas de información proporcionan un mayor control y seguimiento de los procesos, operaciones y actividades, facilitando así la búsqueda de la mejora continua. La correcta gestión del tiempo, recursos, procesos y tecnologías aumentará tus oportunidades de obtener ganancias.
Tener acceso y disponibilidad de grandes cantidades de datos contribuye a tu estrategia de negocio, planificación y ejecución efectiva de las tareas que requieren obtener datos específicos y confiables para alcanzar los objetivos.
Al tener información fidedigna al alcance de las manos, que a la vez ayuda a mantener procesos eficientes y escalables, optimizados con tecnologías, y con personas enfocadas y comprometidas en el trabajo diario, podrás ahorrar costos administrativos, de personal y operativo.
La seguridad de los datos es una preocupación importante desde que gran parte de la información que administramos circula en la nube por el riesgo que implica quién tiene acceso a esos datos y lo que podrían hacer con ellos. Por este motivo, los sistemas de información actuales cuentan con una infraestructura más potente y optimizada en ciberseguridad, para garantizar la protección de los datos de las personas, evitando el uso inapropiado de terceros.
<<<El rol de los procesos en la definición de objetivos>>>
En líneas generales, es importante contar con un sistema de información porque te permite mantener grandes volúmenes de datos dentro de una misma plataforma, seleccionar información de calidad para aportar valor a tu empresa, a la vez que ayuda a mejorar el funcionamiento de tus procesos y operaciones diarias mediante un acceso seguro e intuitivo a una base de datos. Esto contribuye al ahorro de tiempo y costos en beneficio de la rentabilidad de tu empresa, ya que la eficiencia operativa aumentará, como así también impulsará el alcance de los objetivos a largo plazo.