Antes de comenzar a hablar de mejora de procesos, reingeniería de los mismos y productividad en las empresas, es crucial el hecho de definir de manera clara y concisa a qué nos referimos cuando hablamos de procesos.
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Hablar de procesos es hablar de una secuencia de tareas y operaciones que se lleva a cabo en un mismo orden e involucra un intercambio de información y datos entre diferentes personas, grupos o equipos de trabajo de una empresa. Es importante entender que sin revisiones constantes de los mismos y sin una perfecta alineación entre ellos se desperdician esfuerzos y, por lo tanto, recursos.
Entonces, ¿para qué te sirve en tu empresa realizar una mejora de los procesos? La optimización de los mismos ayudará a que logres un aumento de la eficiencia, es decir, una reducción de recursos consumidos, sean erogables o no erogables (habitualmente más difíciles de cuantificar, pero igual de importantes), con un nivel igual o superior de resultados.
Debido a la disminución de los tiempos empleados podrás contar con procesos mejor estructurados que impactarán en la reducción de errores, de este modo lograrás favorecer la prevención de los mismos, y en definitiva notarás que tu empresa se vuelve más ágil para ejecutar tareas convencionales y no convencionales.
“Los procesos son los vehículos que nos van a permitir llegar a las metas que tenemos como empresa. Por eso es importante que estén optimizados.”
Si bien cada empresa es diferente y las cosas funcionan a su manera en cada sitio, a continuación te dejo 4 pasos que puedes tomar en cuenta para mejorar tus procesos sin importar cuál sea la industria a la que se dedica tu empresa.
Lo primero que debemos hacer es identificar cuál o cuáles son los aspectos o los procesos que necesitamos mejorar. Una buena forma para poder hacer esto de manera correcta es llevar a cabo una auditoría de procesos.
Esta auditoría te permitirá identificar en tu empresa los problemas que tienes actualmente o los riesgos potenciales a los que podría enfrentarse tu compañía. Utilizando los resultados de la auditoría, podrás desarrollar la capacidad de priorizar las áreas de negocio que debes mejorar más rápido. Además, en esta fase podrás identificar cómo cada uno de los procesos impacta en tu empresa y en los recursos que utilizas. Al final, todo debe alinearse con los objetivos estratégicos para los cuales han sido creados estos procedimientos.
Una vez que has decidido cuáles son los procesos que vas a mejorar, debes analizar el cómo es el procedimiento actual. De esta manera podrás entender el proceso de principio a fin, y fijar objetivos que sean, no solo de mejora, sino realistas. Dejando al margen las herramientas que utilizarías para el análisis, deberías considerar los siguientes puntos: ¿Qué falla en el proceso? ¿Qué paso del proceso es el que requiere más tiempo? ¿Qué paso del proceso causa más retrasos? Es decir, ¿Qué pasos del proceso crean cuellos de botella? ¿Hay algún paso que haga que los costes y recursos suban? ¿Hay algún paso que haga que la calidad del producto o servicio baje?
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El tercer paso de este proceso es lograr compromiso por parte de todas las áreas que se vean involucradas, sobretodo de aquellas personas que están a cargo de cada una.
Este paso probablemente sea el más importante por sí solo. En este punto, es crucial que transmitas de manera correcta la necesidad de cambio y lo imprescindible que resulta implementar las mejoras que has planificado. Explicar las consecuencias de no cambiar a tiempo, y por otro lado mostrar las ventajas potenciales que aplicar estas modificaciones generaría.
Muy bien, has llegado al final. Ahora necesitas desarrollar una estrategia de mejora. Aquí deberás poner sobre la mesa todos los factores que has analizado anteriormente, y elaborar con ellos un plan.
Es importante que en esta estrategia puedas detallar los puntos que son más importantes abordar con mayor urgencia, y cuál va a ser el modo en que se llevará a cabo.
Es imprescindible que indiques qué pasos son los que no están funcionando de manera correcta, por qué crees que pasa, cómo se hará el cambio y, por último, quiénes serán responsables para lograr que esto suceda. Por supuesto, siempre ten presente que debes ser realista, y establecer objetivos alcanzables que estén alineados con tus logros estratégicos.