La gestión de proyectos exitosos suelen ser el resultado de una planificación cuidadosa y el talento y la colaboración del equipo del proyecto. Aunque los proyectos no pueden avanzar sin contar con cada miembro del equipo, ya que todos son importantes, lo cierto es que no siempre está definido quiénes son los responsables de cada tarea y cuáles son sus funciones destacadas.
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Generalmente, en proyectos de menor envergadura los roles en la gestión de proyectos suelen estar más difusos, ya que al componer menos personas estas pocas personas pueden desempeñar más de una función y tener responsabilidades varias. En consecuencia, los pocos miembros del equipo estarán sobrecargados de trabajo y es probable que en el intento de abarcar diversas tareas, se pierda visibilidad a los procesos que determinan el progreso del proyecto.
Ya sea que gestiones proyectos con equipos numerosos o que recién estés empezando a construir tu primer equipo con pocas personas, conocer los distintos roles te ayudará a delegar y distribuir las funciones y responsabilidades de forma eficiente. La propuesta para este artículo consiste en explicar cuáles son los principales roles en la gestión de proyectos.
Dentro de la gestión de proyectos podemos identificar diferentes roles que cumplen funciones determinantes para llevar a cabo un proyecto. A continuación, enumeramos los 5 principales.
El director o líder de proyecto es el principal responsable de la finalización exitosa de un proyecto. El rol del director del proyecto es asegurar que este avance dentro del marco de tiempo estipulado y dentro del presupuesto establecido mientras se alcanzan los objetivos. Los líderes de un proyecto garantizan que los proyectos reciban suficientes recursos, en tanto que administran las relaciones con los contribuyentes y las partes interesadas.
Sus responsabilidades principales son:
El líder técnico es el responsable de encontrar las soluciones más adecuadas para alcanzar el objetivo fijado. Se encarga de trabajar junto con el líder del proyecto las tareas de desarrollo e implementación, así como también la asignación del tiempo para cada una de las tareas y la asignación de dichas tareas a cada recurso. Además, es el experto a nivel técnico para la ejecución de las tareas de desarrollo y quien debe considerar la tecnología a utilizar, lo que permitirá obtener los resultados esperados del proyecto en un tiempo preciso.
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Es el responsable de objetivos y requerimientos, otorga los encargos y soluciona conflictos inesperados. Se ocupa de todos los temas que se le han delegado al líder, además de proveer los recursos necesarios para completar los objetivos. También es el responsable de facilitar el éxito del proyecto y el máximo responsable de la toma de decisiones, con la aprobación de todas las etapas, entregables y cambios en el alcance del proyecto.
El patrocinador ejecutivo suele ser responsable de:
Es una persona con autoridad sobre una unidad de la organización, a la vez que puede ser el gerente de cualquier grupo que efectivamente realiza un producto o presta un servicio. Representa el principal beneficiario del proyecto y es el responsable de aprobar y vigilar la utilización de sus recursos contra sus objetivos de negocio.
Los miembros del equipo del proyecto son las personas que trabajan activamente en una o más etapas del proyecto. Pueden ser personal interno o consultores externos que trabajen en el proyecto a tiempo completo o parcial. Los roles de los miembros del equipo del proyecto pueden variar según cada proyecto.
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Para finalizar, diremos que los roles en la gestión de proyectos son importantes porque permiten delimitar funciones específicas que de otra manera no permitiría distribuir las tareas eficientemente entre los miembros del equipo.
El director o líder del proyecto es el responsable máximo de dirigir las actividades que se van a realizar a lo largo de su ejecución. Se asegura de que las tareas se realicen y el proyecto se entregue en tiempo y forma. Luego, el líder técnico proporciona conocimiento técnico y su experiencia para ayudar al project manager a que las tareas se desarrollen de forma adecuada.
Por su parte, el patrocinador ejecutivo es el que aprueba cambios en el alcance del proyecto así como los entregables hacia el final del mismo. A su vez, el gerente funcional es el principal beneficiario del proyecto y quien garantiza los recursos necesarios para que el proyecto se lleve adelante. En tanto que los miembros son quienes realizan las principales actividades del proyecto, siguiendo la guía de los roles anteriormente mencionados.